Beispiel:
Mit freundlichen Grüßen
Mustermann AG
Petra Mustermann Max Schuster
Steuerberaterin Rechtsanwalt
Das sagt Claudia Hovermann, Chefredakteurin des Sekretärinnen-Handbuchs, dazu:
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Sie haben in Ihrem Beispiel alles richtig gemacht. Die DIN 5008 äußert sich nur zur formalen, nicht aber zur inhaltlichen Gestaltung der Grußformel.
Es heißt in der DIN 5008 kurz und bündig, dass die Grußformel mit einer Leerzeile zum Brieftext abgesetzt wird.
Soll nach der Grußformel noch der Name des Unternehmens genannt werden, lassen Sie eine Leerzeile Abstand zur Grußformel. Der Name des Unternehmens wird nicht besonders hervorgehoben.
Unterschrift in der Grußformel
Für die Unterschrift können Sie, so die DIN 5008, so viele Leerzeilen schaffen, wie Sie benötigen. Drei Leerzeilen haben sich allerdings als praktikabel und ausreichend erwiesen. Wiederholen Sie unterhalb der Unterschrift den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners mit Ihrer Textverarbeitung.
Dies ist keine Regel nach DIN 5008, sondern eine Empfehlung, die der Höflichkeit wegen beachtet werden sollte. Kürzen Sie den Vornamen des
Unterzeichners nicht ab, sondern schreiben Sie ihn aus. Wie soll der Briefempfänger sonst wissen, ob sich hinter "R. Müller" eine Dame oder ein Herr verbirgt? Sie können eine Zeile unter der PC-schriftlichen Wiederholung des Vor- und Nachnamens auch die Berufsbezeichnung statt der Funktion oder Abteilung schreiben. Es ist keine verbindliche Vorgabe, die Funktion, Abteilung oder Berufsbezeichnung unter die PC-schriftliche Wiederholung des Vor- und Nachnamens zu schreiben. Wir empfehlen das unseren Leserinnen, weil der Empfänger den Absender dann gleich besser einordnen kann.
Form der Unterschriftenzeilen in der Grußformel
Beachten Sie: Setzen Sie den maschinenschriftlichen Namen nicht in
Klammern oder zwischen Bindestriche. Die DIN 5008 „verbietet“ das zwar
nicht, weist aber auch nicht darauf hin, dass Klammern möglich seien. Auch in den Musterbriefen der DIN 5008 findet sich kein Beispiel mit Klammern.
Schwierigkeiten treten gelegentlich auf, wenn es darum geht: Wie oft schalte ich nach der Nennung des Firmennamens, bevor ich den Namen maschinenschriftlich schreibe? Die DIN 5008 hat dazu keine Erläuterungen, sondern gibt nur Beispiele in den Musterbriefen: Die drei Leerzeilen vor der maschinenschriftlichen Wiederholung werden in den Beispielen beibehalten.
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