Diese Bezeichnungen sind im Anschriftenfeld keine Pflicht. Trotzdem sollten Sie sie – gerade bei höher stehenden Personen – aufführen.
Bei eher üblichen Berufsbezeichnungen wie Leiter Marketing, Abteilungsleiter usw. entscheiden Sie situationsabhängig, ob Sie diese ins Adressfeld schreiben wollen oder nicht. Wenn Sie unsicher sind, erkundigen Sie sich am besten im Büro des Adressaten, wie er angeschrieben werden möchte.
Im Adressfeld haben Sie 2 mögliche Plätze für Berufs-, Amts- oder Funktionsbezeichnungen. Beispiele:
Frau
Waltraud Braun
Bankdirektorin
Herrn Vorstand
Herbert Hermann
Wenn eine Person mehrere Funktionsbezeichnungen hat, wählen Sie diejenige, die den stärksten Bezug zum Schreiben hat bzw. die ranghöchste ist.
In der Anrede sind Amts-, Funktions- und Berufsbezeichnungen meist überflüssig. Vorstand, Bürgermeister, Pfarrer, Präsident ... In den meisten Fällen nimmt es Ihnen keiner Übel, wenn Sie diese Titel in der Anrede weglassen. Der Name genügt – wenn vorhanden, selbstverständlich mit dem akademischen Titel Dr. oder Prof. verbunden.
Ausnahme:
Sie haben den Eindruck, der Empfänger Ihres Briefs ist sehr konservativ, oder es handelt sich um eine sehr hoch gestellte Persönlichkeit. Dann schreiben Sie: „Sehr geehrter Herr Direktor“, „Sehr geehrter Herr Ministerialrat“, „Sehr geehrter Herr Oberbürgermeister“. Der Nachname fällt in der Regel weg.