Denn auch wenn Ihnen das Ziel Ihrer Einladung klar ist - der Adressat soll zusagen, müssen Sie ihm die Teilnahme erst einmal schmackhaft machen. Also liefern Sie ihm schon in Ihrem Einladungsschreibens gute Gründe, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen
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Beispiele:
- "Sie haben die Chance, weitere Gleichgesinnte zu treffen …" (Motiv: Netzwerkpflege und -aufbau)
- "Endlich haben wir die Gelegenheit, uns einmal persönlich auszutauschen …" (Motiv: persönliche Wertschätzung)
- "Der renommierte Finanzexperte Professor Mühlens wird zum Thema Geldanlage referieren …" (Motiv: Wissenszuwachs, finanzielle Vorteile)
- "Wir sorgen in jeder Hinsicht für Ihr Wohl: Bevor das abwechslungsreiche Rahmenprogramm startet, können Sie lokale Köstlichkeiten probieren und Ihr persönliches Buchexemplar von beiden Autoren signieren lassen" (Motiv: gute Unterhaltung)
Schnell-Check: Diese Angaben gehören in Ihre Einladung
| Inhalt | Muss- Angabe | Kann- Angabe |
| Datum der Veranstaltung mit Wochentag | X | |
| Beginn | X | |
| voraussichtliches Ende | X | |
| Ort bzw. Treffpunkt | X | |
| Anlass der Veranstaltung | X | |
| Art der Veranstaltung | X | |
| Gastgeber | X | |
| Programm/Redner/anwesende Ehrengäste | X | |
| Motiv für die Teilnahme/Nutzen | X | |
| persönliche Würdigung des Adressaten | X | |
| Anmeldung/Rückmeldung erforderlich? | X | |
| Hinweis auf Verpflegung (Sektempfang, Stehimbiss, Bankettessen etc.) | X | |
| Bekleidungsvermerk* | X | |
| Anfahrtsskizze** | X | |
| Erreichbarkeit während der Veranstaltung | X | |
| Ansprechpartner für Rückfragen | X | |
| Hotelempfehlung/Übernachtung | X | |
| anfallende Kosten | X |
* Sofern die in Ihrer Branche übliche Geschäftskleidung angemessen ist, kann der Bekleidungsvermerk entfallen, zum Beispiel bei einer Einladung zum Jour Fixe oder zum Geschäftsessen nach einer Besprechung.
** Sofern alle Teilnehmenden den Veranstaltungsort bereits kennen, kann die Anfahrtsskizze entfallen.
Mein Tipp: Geben Sie in Ihrer Einladung besser eine Information zu viel als eine zu wenig!
Häufige Formulierungsfehler bei Einladungen
Ob Sie Ihre Einladung per E-Mail oder per Brief verschicken: Meiden Sie die folgenden Fehler:
- "Wir möchten Sie herzlich einladen zu …" Möchten Sie nur? Oder tun Sie es? Besser so: "Wir laden Sie herzlich ein."
- "Wir hoffen auf zahlreiches Erscheinen." Abgegriffen, außerdem kann nur jeder einmal erscheinen und nicht zahlreich. Besser: "Wir hoffen, dass Sie Zeit und Lust haben, dabei zu sein."
- " Ebenfalls abgegriffen und floskelhaft. Besser so: „Wir würden uns freuen, Sie in unserem Hause begrüßen zu dürfen. "Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie am 25. August 20.. mit uns feiern würden."
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