Geht es Ihnen auch so? Ich habe von Monat zu Monat das Gefühl, meine
eingehenden E-Mails werden immer mehr. Und mit diesem Eindruck stehe ich nicht allein da. Die meisten Arbeitnehmer klagen über die zunehmende E-Mail-Flut, der sie täglich ausgesetzt sind.
Wenn Sie die folgenden Assistenz & Sekretariat inside-Tipps beachten, werden Sie am besten mit Ihrer E-Mail-Flut fertig:
1. Öffnen Sie Ihr elektronisches Postfach nur ein-, zwei-, maximal dreimal täglich, z. B. morgens und nachmittags. Voraussetzung: Sie haben diese Vorgehensweise mit Ihrem Chef abgesprochen, und er ist einverstanden damit. Denn als Assistentin oder Sekretärin sind Sie auch für die Mails an Ihren Chef zuständig und verantwortlich.
2. Schalten Sie Ihren automatischen Meldeton ab, der Ihnen anzeigt, dass wieder eine neue E-Mail-Flutwelle eingegangen ist. Die meisten lassen sich davon nämlich dazu verleiten, dann doch einmal ganz schnell in den Mailordner zu schauen, um nichts Wichtiges zu verpassen – eine willkommene Abwechslung, wenn man gerade an einer schwierigen Aufgabe sitzt. Und schon ist man raus aus dem Arbeitsfluss.
3. Entscheiden Sie bei jeder Mail so schnell wie möglich: in den Papierkorb, die Wiedervorlage, das Archiv oder sofort bearbeiten?
4. Wenn Sie Ihre E-Mail-Flut abgearbeitet haben, muss der Posteingangsordner leer sein. Es dürfen keine Mails mehr zur Ablage oder Bearbeitung offen sein. Das ist ineffizient, weil Sie diese Mails dann
später noch einmal lesen müssen.
5. Richten Sie Filter für regelmäßige E-Mails von Dienstleistungs- oder Informations-Websites ein. Diese Filter verschieben die Mails dann automatisch in Unterordner ("Büromitteleinkauf", "Geschäftsreisen", "Arbeitsrecht"). Dort schauen Sie einmal pro Woche hinein und arbeiten die Mails ab. In Outlook geht das z. B. über den Menüpunkt "Nachricht" > "Regel aus Nachricht erstellen".
6. Mischen Sie nie "gelesene und bearbeitete" mit "gelesenen, aber nicht bearbeiteten" E-Mails, sonst verlieren Sie garantiert den Überblick – auch ohne E-Mail-Flut. Legen Sie sich dafür in Outlook gesonderte Ordner an – wie in Ihrer realen Ablage im Büro auch.
7. Archivieren Sie E-Mails, die aus rechtlichen Gründen aufgehoben werden müssen, in Papierform oder in Unterdateien auf Ihrem PC, von denen Sie regelmäßig eine Sicherungskopie ziehen.
8. Leeren Sie regelmäßig Ihren elektronischen Papierkorb mit den E-Mails. Empfehlung: 1-mal pro Monat.
9. Antworten Sie nie auf Spam-Mails – auch nicht aus Ärger. Sie lösen sonst nur eine zusätzliche Spam-E-Mail-Flut aus.
10. Klicken Sie nie einen Link einer Spam-Mail an. Sonst holen Sie sich mit großer Wahrscheinlichkeit ein Tracking-Cookie, einen Virus, einen Trojaner oder Ähnliches.
11. Nutzen Sie das Telefon, wenn die Sache komplexer wird. Für eine Terminabsprache z. B. brauchen Sie mindestens drei E-Mails. Wenn Sie mehr als fünf Sätze in eine Mail schreiben müssen, rufen Sie lieber an. Ihr Gegenüber wird sich freuen, wenn Sie für seine E-Mail-Flut nicht verantwortlich sind.
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