Der schönste Inhalt bringt Ihnen nichts, wenn die Formalien für die Weihnachtsbriefe nicht eingehalten werden. Beachten Sie unsere sieben Tipps, damit Ihr schöner Text nicht ungewollt durch Stilfehler verunstaltet wird.
1. Wenn Sie Weihnachtsbriefe schreiben, achten Sie auf das richtige Papier
Lassen Sie Ihr normales Briefpapier mit der Angabe der Bankverbindung und womöglich noch den Allgemeinen Geschäftsbedingen auf der Rückseite bloß in der Schublade!
Solche geschäftlichen Details haben in einem Weihnachtsbrief nichts verloren. Viele Unternehmen haben für besondere Anlässe einen Repräsentationsbriefbogen, auf dem lediglich das Firmenlogo und vielleicht noch die Adresse mit Kontaktdaten stehen. Den sollten Sie für Ihre Weihnachtsbriefe nehmen. Vielleicht hat Ihr Chef auch persönliches Briefpapier. Das macht den Weihnachtsbrief noch ansprechender.
Im Sekretärinnen-Handbuch finden Sie schöne Musterbriefe mit Bezug auf das Jahr 2008, mit denen Sie und Ihr Chef einen guten Eindruck hinterlassen.
2. Kleben Sie Briefmarken auf die Umschläge Ihrer Weihnachtsbriefe
Sie sollten für die Weihnachtsbriefe nicht die Frankiermaschine verwenden – auch dann nicht, wenn der Stempelabdruck Ihrer Frankiermaschine auf ein weihnachtliches Motiv umgestellt werden kann. Das macht keinen guten Eindruck. Eine tolle Alternative sind Sonderbriefmarken.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Im Internet auf der Seite http://philatelie.deutschepost.de/philatelie/ können Sie ab November die aktuellen Weihnachtsbriefmarken 2008 für Ihre Weihnachtsbriefe bestellen. Damit unterstreichen Sie Ihren Stil und Ihre Kreativität.
3. Achten Sie bei Ihren Weihnachtsbriefen auf die richtige Rechtschreibung
Die vielen Rechtschreibreformen sorgen dann und wann immer noch für Verwirrung. Achten Sie auf die richtige Schreibweise Ihrer Weihnachtsbriefe.
4. Handgeschriebene Texte sind für Weihnachtsbriefe am schönsten
Wer hat schon die Zeit, mehrere Weihnachtsbriefe an Geschäftspartner
handschriftlich zu verfassen? Deswegen ist es völlig in Ordnung, wenn Sie Ihre Weihnachtsbriefe PC-schriftlich auf den Weg bringen. Ihr Chef sollte lediglich die Anrede und die Unterschrift mit der Hand schreiben. Das wirkt persönlicher. Wenn Sie Weihnachtskarten verschicken, dann sollten Sie Ihren Chef bitten, einen persönlichen Text handschriftlich zu ergänzen. Das macht einen besseren Eindruck als ein nur eingedruckter Text. Wenn es zu viel Arbeit für Ihren Chef ist, bei allen Weihnachtskarten den Füller in die Hand zu nehmen, dann bitten Sie ihn, es doch wenigstens bei den wichtigsten Geschäftskontakten zu tun.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Immer gilt, dass bei allen Weihnachtsbriefen die Anrede und der Gruß mit der Hand geschrieben sein sollten. Von Ihrem Chef – nicht von Ihnen!
5. So gestalten Sie die Unterschrift richtig
Keinesfalls sollten Vollmachtskürzel wie "ppa." im Weihnachtsbrief oder auf der Weihnachtskarte stehen. Die normale Unterschrift ist genau richtig. Damit der Empfänger weiß, wer an ihn zu Weihnachten gedacht hat, und sich bedanken kann, sollten Sie den vollständigen Namen – mit dem PC geschrieben – unterhalb der Unterschrift wiederholen. Das hat Stil.
Nur wenn Ihr Chef einen persönlichen Briefbogen hat, auf dem sein Name gedruckt ist, können Sie auf die Wiederholung des Namens verzichten. Dann ist klar, dass der Weihnachtsbrief von Ihrem Chef kommt, auch wenn die Unterschrift unleserlich ist.
Falls nur Ihr Chef die Weihnachtskarte unterschreibt, könnten Sie seine Visitenkarte beilegen. Das erspart Ihnen den Eindruck des Namens, und der Empfänger hat sofort alle Kontaktdaten parat, falls er reagieren möchte.
Das Sekretärinnen-Handbuch – Ihr Erfolgsratgeber für Sekretariat und Assistenz
6. So sollte der Umschlag Ihrer Weihnachtsbriefe aussehen
Idealerweise schreiben Sie die Adresse handschriftlich mit Füllfederhalter auf den Umschlag, den Sie mit einer Briefmarke versehen. Fensterumschläge wirken sehr geschäftsmäßig. Und auch Adressetiketten sind wenig empfehlenswert. Wenn Sie diesem Tipp nicht folgen wollen, weil der Aufwand zu groß ist, dann sollten Sie zumindest bei den wichtigsten Geschäftskontakten den Umschlag Ihrer Weihnachtsbriefe so gestalten.
7. Der ideale Versandtermin für Ihre Weihnachtsbriefe in diesem Jahr
Heiligabend fällt dieses Jahr auf einen Mittwoch. Das bedeutet, einige Geschäftpartner haben vielleicht schon ab Montag, dem 22. Dezember, Weihnachtsferien. Damit Ihre Weihnachtsgrüße den Empfänger noch rechtzeitig erreichen, sollten Sie sie zwischen dem 8. und 12. Dezember versenden, bei Grüßen ins Ausland eine Woche früher.