Manch ein Geschäftsbrief hört sich an wie ein Drohbrief von der Behörde: bürokratisch, steif und distanziert.
Eine Kostprobe gefällig? Den folgenden Geschäftsbrief habe ich für Sie aus meiner „Schlechte-Briefe-Sammlung“ ausgewählt. Es ist ein Geschäftsbrief, der tatsächlich in diesem Wortlaut versendet wurde:
Negativ-Beispiel für einen Geschäftsbrief. Deshalb: So lieber nicht!
Sehr geehrte Frau Engst,
in vorbezeichneter Angelegenheit übersende ich beigefügt eine einfache Ablichtung meiner Urkunde vom … zur Verwahrung in Ihren Akten. Ferner übersende ich eine Kopie meines heutigen Schreibens an … zu Ihrer gefälligen Kenntnisnahme. Beigefügt erhalten Sie meine Kostenrechnung mit der Bitte um Begleichung.
Hochachtungsvoll…
Vermeiden Sie den Kanzleistil in Ihren Geschäftsbriefen, denn er wirkt steif, kalt und unfreundlich
Hand aufs Herz: Was denkt ein Kunde oder Geschäftspartner, wenn er einen solchen Geschäftsbrief bekommt?
Begeistert wird er sicher nicht sein!
Sie merken selbst: Die Formulierungen in diesem Geschäftsbrief sind ein typisches Beispiel für den Kanzleistil, also jenen bürokratisch-steifen Schreibstil, der einen Geschäftsbrief hölzern, unterkühlt und oft sogar bedrohlich wirken lässt.
Machen Sie es besser!
Bringen Sie Kundenorientierung und Freundlichkeit in Ihre Geschäftsbriefe.
Das gilt auch für Geschäftsbriefe mit unangenehmen Inhalten wie etwa Mahnungen oder Beschwerden. Denn auch hier können Sie durch moderne, zeitgemäße Formulierungen viel mehr erreichen als mit Standardfloskeln, die aus dem (vor)letzten Jahrhundert stammen.
Regel 1: Formulieren Sie den Betreff Ihres Geschäftsbriefes freundlich
Der Betreff ist eine Mini-Zusammenfassung darüber, worum es in Ihrem Geschäftsbrief geht. Er reicht über maximal zwei Zeilen. Trotzdem sollten Sie nicht in einen Telegrammstil verfallen.
Für Höflichkeit und Kundenorientierung sorgen Sie, indem Sie …
- den Empfänger persönlich ansprechen („Sie sind eingeladen“ statt „Einladung“).
- nicht nur Hauptwörter, sondern auch Verben gebrauchen („Bitte schicken Sie mir …“ statt „Aufforderung zur Übersendung“).
- wo es passt – auch einmal „danke“ oder „bitte“ schreiben („Danke für Ihre Anmeldung“ statt „Bestätigung Ihrer Anmeldung“).
Wichtig: Vermeiden Sie Geschäftsbriefe per E-Mails, die nur aus einem Betreff bestehen. Das wäre unhöflich.
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Regel 2: Beachten Sie in Ihren Geschäftsbriefen bei der Anrede die gängigen Knigge-Empfehlungen
Konkret bedeutet das: In Geschäftsbriefen lautet die richtige Anrede – je nach Verhältnis zum Empfänger/zur Empfängerin:
- „Liebe/r …“
- „Sehr geehrte/r …“
- „Guten Tag, …“
- „Grüß Gott, …“
Wenn möglich, sollten Sie den Empfänger/die Empfängerin des Geschäftsbriefs immer mit Namen ansprechen, anstatt das allgemeine „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu gebrauchen.
Diese Anreden sollten Sie in Ihren Geschäftsbriefen vermeiden
Nicht mehr üblich ist die Anrede „Sehr verehrte …“, die früher vor allem bei Damen weit verbreitet war. Heute möchten Frauen nicht „verehrt“, sondern einfach nur mit Respekt behandelt werden.
Ebenfalls vermeiden sollten Sie die Abkürzungen „Sg“ (für „Sehr geehrte“) oder „SgDH“ (für „Sehr geehrte Damen und Herren“).
Das hat einen guten Grund: Abkürzungen wirken unhöflich und sind ein Zeichen mangelnder
Wertschätzung – gerade in Geschäftsbriefen.
Ebenso ungünstig wirkt in Geschäftsbriefen der umgangssprachliche Gruß „Hallo“, selbst wenn er in Kombination mit der Sie-Anrede („Hallo, Frau Gunther“) verwendet wird.
E-Mails an Menschen, mit denen Sie in zwanglosem Kontakt stehen, können Sie auch mit „Hallo, …“ einleiten.
Aber bitte nicht bei formellen Geschäftsbriefen oder E-Mails und auch nicht bei Erstkontakten!
Beachten Sie außerdem, dass zwischen „Hallo“ und dem Namen des Empfängers ein Komma steht (Beispiel: „Hallo, Frau Gunther“).
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