... oder selbst erhalten.
Dazu muss es doch Alternativen geben, oder? Gibt es auch
. Die Autoren des SekretärinnenBriefeManagers haben freundliche Absagen auf Angebote für Sie formuliert. Für mehr Abwechslung und ein freundliches Miteinander.
Auf ein Angebot folgt normalerweise nur eine Zusage, aber viele Absagen
In Ihrem Sekretariat haben Sie diese Prozedur wahrscheinlich schon in vielen Varianten und in sehr unterschiedlichen Größenordnungen erlebt. Sie haben sich nach Räumen für eine Schulung erkundigt, die Preise von Hotels für die Unterbringung Ihres Chefs während einer Tagung erfragt, die Konditionen für das Anmieten eines Leihwagens angefordert. Sie erhalten - meist sorgfältig ausgearbeitete - ein Angebot mit den gewünschten Informationen und Preisen. Diese werden verglichen und Sie treffen mit Ihrem Chef eine Entscheidung.
Dann ist eine einzige Zusage fällig - und oft eine ganze Reihe von Absagen. Diese genannten Fälle gehören zu Ihrem Routinegeschäft. Absagen auf Angebote sind für Sie keineswegs ein "harmloses Thema". Es geht bei der Vergabe eines Auftrags oft um viel Geld. Viele Firmen befinden sich mit dem Rücken zur Wand und kämpfen um jeden Auftrag.
Geben Sie sich Mühe bei der Formulierung von Absagen auf Angebote
Was für ein großes Unternehmen als Peanuts angesehen wird wie die Bestellung von Bürobedarf, ist für ein kleines Unternehmen manchmal eine Existenzfrage.
Deshalb ist eine sorgfältige Behandlung des Themas Absage umso wichtiger. Und vielleicht möchten Sie ja auch an anderer Stelle mit dem Unternehmen zusammenarbeiten. Auch deshalb ist eine freundliche Absage wichtig.
Vorsicht bei Begründungen für Absagen auf Angebote
Sie können erwähnen, warum das Angebot nicht berücksichtigt wurde. Diese Begründung muss aber hieb- und stichfest sein und im Notfall auch vor Gericht standhalten. Argumente für Absagen auf Angebote könnten sein:
- Formale Gründe: Die Abgabefrist für das Angebot wurde nicht eingehalten - die Unterlagen waren unvollständig.
- Sachliche Gründe: Zu lange Lieferfristen - Qualität des Materials entspricht nicht dem geforderten Standard - zu hohe Preise
Tappen Sie bei Ihren Absagen auf Angebote nicht in diese Fallen - Formulierungen, die Sie vermeiden sollten
f -Bei Absagen auf Angebote steht die Frage von Stil und Etikette nicht so sehr im Mittelpunkt wie die Frage der juristischen Korrektheit.
So nicht:
Sie lagen mit Ihrem Angebot nur knapp unter dem des Gewinners!
Das war von Ihnen gut gemeint, aber dies ist bei einem Wettbewerb eine unzulässige Information.
Besser so:
Sie haben sich mit einem seriösen, professionell erstellten Angebot an diesem Wettbewerb beteiligt. Dafür danken wir Ihnen - auch wenn es zur Vergabe des Auftrages an Sie nicht gereicht hat.
Auf gar keinen Fall dürfen diskriminierende Argumente bei Absagen auf Angebote angeführt werden. Diskriminierungen sind Begründungen, die sich auf Nation, Religion, Geschlecht oder Parteizugehörigkeit beziehen.
So nicht:
Wir ziehen es vor, ein deutsches Unternehmen zu beauftragen.
Besser so:
Bei dieser Auftragsvergabe sind Sie leider leer ausgegangen. Wir ermutigen Sie aber ausdrücklich, es beim nächsten Mal wieder zu versuchen.