Wenn Sie in den Weihnachtsurlaub gehen, können Sie Ihren Posteingang nicht mehrere Tage oder gar zwei Wochen unbeachtet lassen. Dass Sie eine Abwesenheits-E-Mail einrichten, sollte selbstverständlich sein. Wie Sie diese besser nicht formulieren sollten, lesen Sie im folgenden Beispiel.
Mit so einer Abwesenheits-E-Mail hinterlässt man keinen guten Eindruck
Besten Dank für Ihre Mail, zurzeit befinde ich mich nicht im Hause.
Ab Montag, den 11. Januar 2012 bin ich wieder für Sie erreichbar!
Ich weise darauf hin, dass Ihre Nachrichten nicht weitergeleitet werden!
Unter meiner DW 6402 erreichen Sie meine Vertretung, Frau Michaela Sommer.
Herzlichen Dank und Besten Gruß
Andrea Schulte
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManager dazu: Diese Abwesenheits-E-Mail scheint in aller Eile in den letzten Minuten vor dem Urlaub verfasst worden zu sein. Sie wirkt sehr nachlässig und distanziert. Man gewinnt nicht den Eindruck, freundlich und professionell betreut zu werden.
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Die Fehler dieser Abwesenheits-E-Mail im Einzelnen:
- Die Anrede fehlt. Das ist wenig höflich.
- Die korrekte Schreibweise lautet „E-Mail“. Einfach nur „Mail“ zu schreiben wirkt nachlässig.
- Statt mitzuteilen, dass sie „nicht im Hause“ ist, kann die Verfasserin dieser Abwesenheits-E-Mail besser gleich schreiben, wann sie wieder da ist.
- Schön, dass sie ab Montag wieder erreichbar ist. Doch was passiert mit der E-Mail? Muss der Geschäftspartner die am Montag nochmals versenden oder bekommt er eine Antwort?
- „Ich weise darauf hin …“ Das klingt unfreundlich und distanziert.
- In der Abwesenheits-E-Mail wird eine Vertretung angegeben. Schön. Der Vorname wird genannt, auch das ist positiv – das schafft Nähe. Bei der Telefonnummer gibt Frau Schulte nur die Durchwahl an. Das ist unüberlegt und nahezu kundenfeindlich. Der Geschäftspartner muss sich nun die Telefonnummer zusammensuchen. Die Abkürzung DW ist bemerkenswert im negativen Sinn. Abkürzungen sollten Sie grundsätzlich vermeiden. Nicht jedem ist sofort klar, dass DW „Durchwahl“ bedeutet.
- Dass es sich bei der Vertretung um eine Frau handelt, erkennt der Leser am Vornamen. Diese Angabe ist also überflüssig.
- „Besten Gruß“ wird nicht großgeschrieben. Es steht mitten im Satz.
- In der Abwesenheits-E-Mail fehlt die Signatur.
Nehmen Sie dieses schlechte Beispiel und unsere Fehlerliste als Anregung, Ihre Abwesenheits-E-Mail für Ihren Weihnachtsurlaub 2011 so zu formulieren, dass sich Ihre Geschäftspartner auch während Ihrer Abwesenheit freundlich von Ihnen betreut fühlen. Wohlüberlegte Abwesenheits-E-Mails unterstreichen Ihre Professionalität. Wenn Ihre Information so formuliert ist wie in diesem Beispiel, erreichen Sie höchstens das Gegenteil.
Wie eine Abwesenheits-E-Mail professionell und kundenfreundlich klingt, lesen Sie hier ...