Meist bleibt diese heikle Aufgabe an Ihnen hängen: Ein Geschäftspartner, Mitarbeiter oder dessen Angehöriger ist gestorben, und Sie müssen nun im Namen Ihres Chefs und des Unternehmens ein Beileidsschreiben formulieren.
Das Verfassen eines taktvollen Kondolenzbriefes ist keine leicht zu bewältigende Aufgabe - besonders in der Geschäftswelt, fällt es vielen von uns schwer die richtigen Worte beim Kondolieren zu finden. Denn ein Beileidsschreiben sollte nicht nur einfühlsam und teilnahmsvoll sein, sondern auch den Verstorbenen angemessen würdigen!
In diesem Praxis-Ratgeber: "Taktvolle Kondolenzbriefe" finden Sie deshalb unterstützende Tipps, Schritt-für-Schritt-Anleitungen wie auch Formulierungsbeispiele, die Ihnen dabei helfen, taktvolle Kondolenzbriefe für Ihre Mitarbeiter oder Geschäftspartner zu schreiben! Doch das ist nicht alles: Der Ratgeber enthält des Weiteren vollständige Musterbriefe für die unterschiedlichsten Trauersituationen, die Sie direkt verwenden können.
Achten Sie dabei auf folgende sechs Punkte:
1. Verzichten Sie auf Standardfloskeln. „Mein Beileid“ oder „Wir trauern mit Ihnen“ klingt abgedroschen. Wählen Sie besser individuelle Worte, und zeigen Sie sich einfühlsam und verständnisvoll. Bieten Sie Hilfe an. Dieses Angebot muss ehrlich gemeint sein. Das heißt, Sie oder Ihr Chef müssen die Hilfe dann auch wirklich gewähren wollen und können. Vielleicht können Sie den Betroffenen bei Behördengängen, Problemen mit Ämtern oder allgemeinen organisatorischen Dingen unterstützen.
2. Vermeiden Sie übertriebenes oder falsches Lob. Sprechen Sie ehrlich die besonderen Eigenschaften des Verstorbenen an. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung für seine Verdienste und Lebensleistungen, wenn es sich um einen Mitarbeiter oder Geschäftspartner handelt.
3. Trauernde brauchen Trost. Verstärken Sie deren Schmerz nicht, indem Sie Ihrem Schmerz zu großen Ausdruck verleihen.
4. Schreiben Sie den Beileidsbrief sofort nach dem Erscheinen der Todesanzeige oder wenn Sie persönlich vom Tod eines Menschen erfahren.
5. Verwenden Sie für den Beileidsbrief einen hochwertigen, neutralen Briefbogen. Es dürfen auf keinen Fall Bankverbindungen oder die Bezugszeichenzeile aufgedruckt sein. Am besten, Sie nehmen völlig unbedrucktes Papier.
Achtung: Briefpapier und Kuverts mit schwarzer Umrandung bleiben nur den Angehörigen des Trauerhauses vorbehalten!
6. Frankieren Sie nur mit einer Briefmarke – nie mit dem Stempelautomaten. Schreiben Sie Anrede, Grußformel und Anschrift auf dem Kuvert ungedingt handschriftlich. Am besten, Sie verfassen den gesamten Brief handschriftlich.
Muster: Beileid an Mitarbeiterin, deren Mann verstorben ist
Liebe Frau Berendt,
gerade habe ich erfahren, dass Ihr Mann Horst gestorben ist. Das tut mir unendlich Leid. Ich wünsche Ihnen, dass Sie die Kraft finden, den Schmerz zu ertragen. Und dennoch weiß ich, dass ich nicht viel tun kann, um Sie zu trösten. Seien Sie versichert: Wo immer es möglich ist, helfe ich Ihnen gern.
Nicht nur mich, auch Ihre Kolleginnen und Kollegen hat die Nachricht vom Tod Ihres Mannes sehr betroffen gemacht. Ich möchte, dass Sie wissen: In diesen Stunden sind wir alle in Gedanken bei Ihnen.
Wenn es irgendetwas gibt, was Ihre Kollegen oder ich für Sie tun können, dann scheuen Sie sich nicht, sich bei mir zu melden. Wenn ein geliebter Mensch stirbt, ist plötzlich nichts mehr, wie es war. Tiefer kann ein Einschnitt nicht sein. Die meisten von uns haben einen ähnlichen Schmerz bereits erfahren. Deshalb haben wir vielleicht eine Ahnung, wie Sie sich fühlen, auch wenn wir Ihren Schmerz nicht empfinden können wie Sie selbst.
Vielleicht brauchen Sie in den nächsten Tagen etwas Zuspruch und Trost oder nur die Nähe von Menschen, die Sie schätzen und gerne mögen. Kommen Sie ruhig zu uns ins Büro, zu Ihren Kollegen oder zu mir. Wir werden mit Ihnen reden oder auch schweigen, was immer besser für Sie ist. Denn Sie gehören zu unserem Team, und das heißt auch, dass wir in traurigen Zeiten für Sie da sind.
In tiefer Anteilnahme
Ihr Gottfried Eggert