Damit Aufzählungen übersichtlich, klar gegliedert und lesefreundlich sind, hat Assistenz & Sekretariat Inside Ihnen die wichtigsten Layout-Regeln zusammengestellt.
Als Sekretärin oder Assistentin sind Sie in Ihrem Unternehmen auch verantwortlich für die Korrespondenz. Ob Sie nun Kernpunkte einer Sitzung darstellen oder eine umfassende Stellungnahme schreiben müssen, Sie kommen um Aufzählungen nicht herum, denn die bringen Ordnung und System in Ihren Text.
Damit Aufzählungen übersichtlich, klar gegliedert und lesefreundlich sind, hat Assistenz & Sekretariat Inside Ihnen die wichtigsten Layout-Regeln zusammengestellt.
Beispiel 1:
1. Gespräch mit Dr. Kluse
a. Bericht über die letzte Sitzung
b. Terminvorschläge für die Jahrestagung
c. Planung des Rahmenprogramms
aa. Vorschläge der Geschäftsleitung prüfen
bb. Vorschläge der angeschriebenen Agenturen prüfen
2. Vorstellung
- Vorstellung des neuen Geschäftsführers Andreas Hofer
- Verabschiedung seines Vorgängers Dr. Franz Albert
Aufzählungen können Sie unterschiedlich gliedern. Am häufigsten ist die Gliederung mit arabischen Ordnungszahlen (1., 2., 3., ...) und nachgeordnet lateinische Kleinbuchstaben (a, b, c, ...). Hinter den Zahlen oder Buchstaben steht ein Punkt, dann ein Leerzeichen. Eine Ausnahme bildet das Inhaltsverzeichnis. Dort steht hinter der letzten Zahl kein Punkt. Beispiel: 1.2.2
Bei Untergliederungen nehmen Sie ein oder zwei Buchstaben in lateinischer Schrift. Sie können genauso gut den „Mittel- oder Spiegelstrich“ verwenden.
Eine weitere Möglichkeit: Verwenden Sie Großbuchstaben, römische Ziffern wie I, II; III, IV, oder Symbole wie •, °, *, Pfeile, Kästchen, Häkchen o.ä.
Eine riesige Auswahl von Symbolen finden Sie bei Windows unter „Einfügen“ – „Symbol“. Klicken Sie unter „Schriftart“: „Wingdings“ oder „Webdings“ an.
Aufzählungen können Sie mit oder ohne Doppelpunkt einleiten. Besteht ein Gliederungspunkt aus einem oder mehreren vollständigen Sätzen, müssen Sie am Ende einen Punkt setzen.
Beispiel 2:
Zur Steigerung Ihres persönlichen Wohlbefindens empfehlen wir Ihnen:
- Reduzierung des Fettgehalts in der Nahrung
- Steigerung der sportlichen Aktivitäten
- Verzicht auf Zigaretten
Beispiel 3:
An dieser Stelle möchte ich besonders herausheben:
° Alle Tagungsteilnehmer waren mit der Auswahl der Themen sehr zufrieden.
° Leider war die Bewirtung im Hotel nicht so, wie wir es uns für diese Veranstaltung gewünscht hätten.
° Kritikpunkt war insbesondere das dürftige Frühstück.
Gliederungspunkte müssen nicht zwingend linksbündig an der Fluchtlinie des einleitenden Satzes stehen.
Für das Layout ist es oft sogar vorteilhafter – weil übersichtlicher – wenn sie eingerückt werden.
Weitere Tipps zum Thema 'Korrespondenz: Text-Layout' finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside