Die Kommunikation per Computer erobert die Führungsetagen US-amerikanischer Unternehmen. Das besagt zumindest ein Umfrageergebnis der „American Management Association“ unter 400 leitenden Mitarbeitern.
35 Prozent der Befragten bewerteten die elektronische Post als das wichtigste Kommunikationsmittel.
Nur 26 Prozent nannten das Telefon als Kommunikationsmittel Nummer 1. Die E-Mail ist also in den USA auf dem Vormarsch. Deutsche Spitzenkräfte vertrauen zwar noch auf konservative Kommunikation; der elektronische Briefwechsel wird aber auch bei uns immer beliebter.
Schätzungen gehen davon aus, dass schon in diesem Jahr ca. 90 Prozent aller Unternehmen die E-Mail genauso selbstverständlich nutzen werden wie heute ein Faxgerät. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch keine Nachrichten per E-Mail verschicken können und deren Einsatz erwägen, hier für Sie – zur Entscheidungsfindung – auf einen Blick die Vor- und Nachteile von EMails:
Vorteile
- E-Mails können relativ formlos gesendet werden. Ein zeitraubendes Formatieren von Texten entfällt.
- Die E-Mail erreicht direkt den Adressaten, sofern sie innerhalb eines Unternehmens weitergeleitet werden kann. Die Verteilung durch eine Poststelle oder das Öffnen durch Sie erübrigt sich. Ihr Chef kann direkt auf seine E-Mails zugreifen. Weniger Post bedeutet weniger Arbeit.
- E-Mail ist sehr schnell; die Zustellung erfolgt weltweit oft innerhalb weniger Minuten oder gar Sekunden.
- E-Mail ist sehr preisgünstig; es fallen nur Telefongebühren und eventuelle Gebühren des Zugangsproviders an. Während eine Seite beim Faxen ca. 30 bis 40 Sekunden benötigt, kann die gleiche Seite per E-Mail in ca. 5 bis 10 Sekunden gesendet werden.
- Es werden Textdateien übertragen, die vom Empfänger weiterbearbeitet werden können.
- Über so genannte Attachments (angehängte Dateien) können beliebige Computerdateien übertragen werden, z. B. Word-Dokumente, Kalkulationsblätter, Grafiken etc.
- E-Mails können transparenter und verständlicher beantwortet werden, das heißt, Sie fügen einer erhaltenen E-Mail einen Kommentar hinzu und senden diese E-Mail an den Absender zurück. So bleibt der gesamte Vorgang transparent. Sie können sofort den bisherigen Schriftverkehr einsehen.
Gibt es auch Gründe, die gegen den Einsatz von E-Mail sprechen? Ja, und zwar:
- Wenn Sie Wert auf einen formalen Brief legen, ist der übliche Postweg sicher vorzuziehen.
- Daten, die geheim bleiben sollen, sind auf dem elektronischen Weg nicht sicher vor den Augen Dritter.
- Möglicherweise wird der Informationsfluss schlechter. Wenn Ihr Chef seine Mails direkt empfängt und die darin enthaltenen wichtigen Informationen nicht an Sie weitergibt, sind Sie nicht auf dem Laufenden.
- Der vorhin dargestellte Vorteil der Arbeitserleichterung, dass weniger Post zu öffnen ist, kann schnell ins Gegenteil umschlagen: Bei einer EMail ist das mühsame Anfertigen von Kopien nicht mehr erforderlich. Ganz einfach per Mausklick wird der Verteiler für eine Nachricht ruckzuck erweitert. Wahrscheinlich landen E-Mails auf Ihrem PC, die Ihre Zeit in Anspruch nehmen, die Sie aber unter „normalen“ Umständen, also per Briefpost, nie erhalten hätten. Folge: mühsames Löschen und Sortieren von Nachrichten in verschiedene Ordner, um überhaupt etwas Übersicht zu erhalten.
Tipp:
Wenn in Ihrem Unternehmen E-Mails eingeführt werden, ist es unerlässlich, dass klare Richtlinien seitens der Unternehmensleitung aufgestellt werden, die den Umgang mit E-Mails regeln. Legen Sie verbindlich fest, welche Informationen per E-Mail versendet werden dürfen.
Sollten diese Handhabungs-Empfehlungen nach kurzer Zeit von den Mitarbeitern vernachlässigt werden, ist eine freundliche, aber aussagekräftige Erinnerung erforderlich.
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