„Wenn ich einen Brief verfassen muss, prüfe ich ihn immer anhand der folgenden Maßstäbe“, berichtet mir die Vertriebssekretärin Diana S.:
- „Ich achte auf einen perfekten optischen Eindruck meiner Korrespondenz und richte sie am Corporate Design des Unternehmens aus.
- Ich mache mir vor dem Schreiben klar, was das Ziel meines Briefs ist. Ich konzentriere mich darauf, den Nutzen des Empfängers herauszustellen.
- Ich schreibe natürlich, klar und verständlich, so, als säße mir mein Korrespondenzpartner persönlich gegenüber. Bürokratenfloskeln haben in meiner Korrespondenz nichts zu suchen.
- Ich achte unbedingt auf korrekte Rechtschreibung. Das unterstreicht meine Kompetenz.
- Ich formuliere einen aussagefähigen Betreff und schreibe die wichtigste Botschaft am Anfang des Briefes. So weiß der Empfänger gleich, worum es geht.
- Ich prüfe zum Schluss noch einmal, ob alle Kernbotschaften, die für den Empfänger wichtig sind, enthalten sind. Überflüssiges streiche ich.
- Superlative und Lobhudelei vermeide ich. Lob spreche ich natürlich aus.“
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