Das Briefpapier ist ein wichtiger Baustein des Corporate Designs Ihres Unternehmens. Allerdings genügt es nicht, darauf zu achten, dass die Gestaltung Ihres Briefpapiers einheitlich und formschön ist. Prüfen Sie auch, ob es den praktischen Anforderungen genügt.
Gehen Sie dabei die folgende Checkliste durch. Können Sie alle folgenden Fragen ankreuzen, also mit einem Ja beantworten?
Wenn nicht, sollten Sie Ihr Briefpapier entsprechend ergänzen.
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- Sind alle Angaben übersichtlich und gut lesbar? Kann der Kunde auch die Bankverbindung gut erkennen?
- Ist Ihre Telefon-Durchwahl angegeben? So ersparen Sie dem Anrufer, dass er mehrmals weiterverbunden wird.
- Weiß Ihr Kunde, mit wem er es zu tun hat? Steht Ihr Name z. B. unter dem Hinweis „Ihr Ansprechpartner im Unternehmen“ oder nochmals unter Ihrer handschriftlichen Unterschrift? Diese Kriterien sollten natürlich auch für Briefe, die Ihr Chef zeichnet, erfüllt sein.
- Geht aus dem Namen klar das Geschlecht hervor? Das heißt, kann auch ein Empfänger aus einem anderen Land klar feststellen, ob er es mit einem Mann oder einer Frau zu tun hat (Andrea z. B. ist im Italienischen ein männlicher Name)? Im Zweifel sollten Sie „Herr“ oder „Frau“ voranstellen.
- Weiß Ihr Korrespondenzpartner, wann er Sie erreichen kann? Falls Sie oder Ihr Chef z. B. fixe Sprech- oder Geschäftszeiten haben, sollten diese auf Ihrem Briefpapier vermerkt sein.
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