"Bedanken Sie sich mal", sagt Ihr Chef. "Schreiben Sie ein schönes Dankschreiben - irgendwas Nettes." Und wieder einmal bedanken Sie sich "für den freundlichen Empfang", obwohl Sie sich fest vorgenommen haben, sich etwas anderes einfallen zu lassen. Doch so einfach ist das gar nicht, ein tolles Dankschreiben zu verfassen. Zu sehr ist man in alten Formulierungen gefangen, die man schon seit Jahren verwendet.
Formulieren Sie Ihr Dankschreiben anders – seien Sie anders
Ein Dankschreiben oder eine Dankes-E-Mail im Anschluss an einen Termin ist kein Muss, aber eine nette Geste, mit der Sie und Ihr Chef Geschäftsbeziehungen verstärken können. Dankschreiben mit den üblichen Floskeln kennt jeder. Damit machen Sie keinen Eindruck mehr. Wenn Sie möchten, dass der Geschäftspartner wirklich beeindruckt ist und das Gefühl hat, dass es Ihnen mit dem Dankschreiben ernst ist, dann formulieren Sie individuell.
In Der SekretärinnenBriefeManager finden Sie im Kapitel D100
: "Danke für den freundlichen Empfang" viele Musterbriefe und Emails für Ihr nächstes Dankschreiben - von klassisch & gut bis kreativ & pfiffig.
Wie schnell sollten Sie das Dankschreiben verschicken?
Hier gilt für Ihre Dankschreiben: Je schneller, desto besser. Wenn Ihr Chef nach dem Termin wieder im Büro ist, sollten Sie sich gleich an das Dankschreiben setzen. Die spontane Reaktion signalisiert Dynamik und Ernsthaftigkeit. Der Geschäftspartner erhält durch Ihr Dankschreiben das Gefühl, dass Ihr Chef sich so wohlgefühlt hat, dass er dies schnell mitteilen möchte. Wenn Sie innerhalb einer Woche reagieren, ist das noch im Rahmen. Dankschreiben oder Dankes-E-Mails, die nach zwei Wochen eintreffen, gehören bereits in die Rubrik "Gedächtnistraining" und wirken peinlich.
Was ist für ein Dankschreiben zu empfehlen: E-Mail oder Brief?
Für welches Medium Sie sich für Ihr Dankschreiben entscheiden, hängt von der Wichtigkeit der Person ab, mit der das Treffen stattfand, und davon, wie Ihr Chef ansonsten mit ihr kommuniziert.
Nach einem Empfang bei einem Minister ist eine Dankes-E-Mail völlig unangebracht und ein Dankschreiben ein Muss.
Ebenso wenn Ihr Chef von einem offiziellen Termin mit einem Vorstandsvorsitzenden zurückkehrt, sollten Sie Ihr Dankschreiben lieber in Papierform verschicken.
Wann ist ein handschriftliches Dankschreiben empfehlenswert?
Handschriftliche Dankschreiben sind in der Regel nicht nötig und erscheinen etwas übertrieben. Ausnahme: Der Geschäftspartner hat Sie oder Ihren Chef nachhause zum Essen eingeladen. Wenn der Besuch einen so starken privaten Charakter hat, ist es aufmerksam und stilvoll, für das Dankschreiben zum Füllfederhalter zu greifen. Dann muss aber auch eine Briefmarke auf den Umschlag. Einen Fensterumschlag für ein solches Dankschreiben ist tabu.
Ein Dankeschreiben per E-Mail ist für informelle Anlässe geeignet, wie etwa ein Verkaufsgespräch, in dem es nicht gerade um einen Millionenauftrag ging.
Was Sie in einem Dankschreiben nicht mehr schreiben sollten und wie Sie besser formulieren
Räumen Sie in Ihren Dankschreiben richtig auf und verbannen Sie altmodische Floskeln.
Vermeiden Sie diese Formulierung in Ihrem Dankschreiben:
Im Namen von Herrn Dr. Werner übermittle ich Ihnen unseren herzlichen Dank für das freundliche Gespräch.
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManager dazu: "Im Namen von", "übermittle" – das klingt alles ziemlich geschwollen.
Besser klingt in Ihrem Dankschreiben:
Herr Dr. Werner hat mich gebeten, Sie herzlich zu grüßen und für gestern Danke zu sagen.
Vermeiden Sie diese Formulierung in Ihrem Dankschreiben:
Vielen Dank für den freundlichen Empfang unseres Herrn Bertram in Ihrem Hause.
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManager dazu: Der Klassiker – an schlechtem Geschmack. Und: Was ist das "Hause"?
Besser klingt in Ihrem Dankschreiben:
Danke schön, dass Sie sich gestern Zeit für ein Gespräch in Ihrem Unternehmen genommen haben.