Fettnäpfchen gibt es in der modernen Korrespondenz zuhauf. Dieser Beitrag erläutert die zehn schlimmsten Fettnäpfchen, die Sie auf jeden Fall vermeiden sollten. Zeigen Sie ihn doch einmal Ihrem Chef, damit auch er sich für eine zeitgemäße Korrespondenz im Unternehmen einsetzt.
Nr. 1: Finger weg von Abkürzungen!
Bei allem Stress – die Zeit, Wörter auszuschreiben, sollten Sie sich nehmen. Verzichten Sie auf unnötige Abkürzungen, denn sie verstümmeln Ihre Briefe, wirken unfreundlich und können zu Missverständnissen führen.
Hier sind die beliebtesten Übeltäter. Bitte unbedingt aus Ihren Briefen verbannen!
| d. h. | Warum nicht ausschreiben, was das heißt? |
| d. J. | Schreiben Sie es aus oder nennen Sie die Jahreszahl. |
| dergl. | Ein ganz normales Wort, schreiben Sie es aus. |
| Fa. | Familie? Oder heißt es doch Firma? |
| Fam. | Das soll bestimmt Familie heißen – oder? |
| MfG | Wenn jemand es geschafft hat, eine komplette E-Mail zu schreiben, dann sollte ihm das Ausschreiben dieser drei Wörter auch nichts mehr ausmachen. Unhöflich! |
| o. a. | Das kann alles Mögliche bedeuten. |
| od. | Das ist wahrer Buchstabengeiz! Nur ein einziger Anschlag mehr auf der Tastatur – und schon würde Klarheit herrschen. |
| s. o. | Auch hier muss der Leser mühsam interpretieren, was gemeint ist. |
| tägl. | Immerhin 2 Anschläge gespart – ob’s darauf wirklich ankommt? |
| u. U. | Diese Abkürzung könnte „unter Umständen“ bedeuten – oder etwas anderes. |
| z. B. | Sehr gebräuchlich, aber darum noch lange nicht gut. Besser ausschreiben! |
Ausnahmen
Es gibt nur wenige Abkürzungen, die Sie ruhigen Gewissens benutzen können, da sie als vollständige Begriffe akzeptiert und von jedem verstanden werden.
Beispiele
EDV – PC – Pkw – PS – TÜV – USA - GmbH
Nr. 2: Adressaufkleber eignen sich nicht für persönliche Briefe
Adressaufkleber sind ein effizientes und anerkanntes Hilfsmittel, wenn Sie im Geschäftsleben häufig Post an die gleichen Empfänger senden. Beschränken Sie sich aber auch auf diese Fälle.
Tabu sind Adressaufkleber
- in Geschäftsbriefen an persönlich bekannte Partner und besonders wichtige Empfänger.
- auf Umschlägen von Kondolenzbriefen, offiziellen Einladungen und Gratulationsschreiben. Hier eignen sich auch keine Fensterumschläge. Erhalten Sie diesen und ähnlichen Schreiben ihren persönlichen Charakter, indem Sie die Umschläge entweder per Hand oder mit der Schreibmaschine beschriften.
- für private Schreiben.
Nr. 3: Antiquierte Anreden unbedingt vermeiden!
Vermeiden Sie im Geschäftsleben die folgenden Anreden, denn sie sind schlichtweg antiquiert:
- Sehr verehrte gnädige Frau
- Verehrteste
- Hochverehrte gnädige Frau
- Sehr verehrter Herr
Nur wenn zum Beispiel Ihr Chef wirklich jemanden verehrt, können Sie „Verehrte Frau Müller“ schreiben. Zwischen Frauen ist diese Anrede im Berufsleben unangebracht.
Nr. 4: „An das“, „An den“, „An die“ gehören nicht mehr in die moderne Korrespondenz
Schreiben Sie nicht:
An das
Finanzamt
Lippstadt
An den
Stadtdirektor
der Stadt Bielefeld
sondern einfach:
Finanzamt Lippstadt
Herrn
Stadtdirektor
Martin Huber
Nr. 5: Schreiben Sie nicht „Fa.“ oder „Firma“
Wenn aus dem Namen eindeutig hervorgeht, dass es sich um eine Firma handelt, lassen Sie „Firma“ weg. Also:
Müller KG
Herrn Max Meier
Berliner Straße 11
Geht aus dem Namen nicht hervor, dass es sich um eine Firma handelt, schreiben Sie:
Firma
Josef Reich
Radewiger Weg 12
Nr. 6: Das Wort „Betreff“ hat in der Betreffzeile nichts zu suchen
Das Gerücht, dass die Betreffzeile mit dem Wort „Betreff“ oder – noch schlimmer – mit der Abkürzung „Betr.:“ eingeleitet wird, hält sich. Weder das eine noch das andere ist korrekt. Schreiben Sie in Ihre Betreffzeile einfach, worum es geht, worauf Sie sich beziehen. Leiten Sie sie nicht mit „Betreff“ ein.
Für den Geschäftsbrief gilt auch: Unterstreichen Sie die Betreffzeile nicht. Im Gegensatz zur alten DIN-5008-Regel können Sie laut Neuerung diese Zeile durch Fettschrift hervorheben.
Achtung: Wenn Sie bereits in der Betreffzeile gesagt haben, dass es sich um „Ihr Schreiben vom 27.02.2007“ handelt, sollten Sie dies nicht in der ersten Zeile Ihres Briefes wiederholen. „Ich beziehe mich auf Ihr Schreiben vom 27.02.2007“ oder „Ich beziehe mich auf das oben genannte Schreiben“ ist dann nicht mehr sinnvoll.
Schreiben Sie stattdessen „Vielen Dank für Ihren Brief vom 27. Februar 2007“, und sparen Sie so die Betreffzeile. Denn eine Betreffzeile ist kein Muss, wenn aus Ihrem Brief eindeutig hervorgeht, worauf Sie sich beziehen und der Empfänger Ihr Schreiben eindeutig zuordnen kann.
In rein privaten Briefen hat eine Betreffzeile nichts zu suchen. Oder würden Sie schreiben: „Deine Geburtstagseinladung vom 12.02.2007?“
Nr. 7: Niemand ist mehr „nach Diktat verreist“
Wenn Sie zum Ausdruck bringen möchten, dass der Verfasser eines Briefes nicht selbst unterschreiben kann, da er nicht mehr im Büro ist, schreiben Sie nicht mehr „nach Diktat verreist“.
Verzichten Sie komplett auf die Angabe, dass Ihr Chef im Augenblick nicht anwesend ist, das geht niemanden etwas an. Soll zum Ausdruck gebracht werden, dass Ihr Chef den Brief schreibt, aber nicht in der Lage ist, zu unterschreiben, entscheiden Sie sich für diese elegante Variante:
Mit freundlichen Grüßen
• (zweimal schalten)
•
Meyer KG
• (zweimal schalten)
•
Klaus Meyer
• (zweimal schalten)
•
i. A. Claudia Schröder
• (Unterschrift, zweimal schalten)
•
Claudia Schröder
(mit dem PC geschrieben)
Nr. 8: Wann Sie niemals mailen sollten
E-Mails sind mittlerweile fester Bestandteil der Korrespondenz und zu fast allen Gelegenheiten erlaubt. Allerdings gibt es Situationen, in denen sich dieser schnelle Kommunikationsweg verbietet:
- Kondolieren Sie nie per E-Mail!
- Verschicken Sie keine offiziellen Einladungen. Zu einer Bürofeier oder für eine private Einladung zu einer Party ist eine E-Mail durchaus geeignet.
- Ein geschäftlicher Erstkontakt hat immer einen ordentlichen Brief verdient – bitte keine E-Mail für den Einstieg in eine mögliche Geschäftsbeziehung!
- Verträge sind besser in der normalen Briefpost aufgehoben.
- Vertrauliche Inhalte sollten nicht online übermittelt werden. Die Gefahr, dass der Feind mithört, ist zu groß.
Nr. 9: Briefe ohne Unterschrift sind unhöflich
Obwohl unter jeden Brief, jede Karte und jede Einladung eine Unterschrift gehört, kennen Sie das leidige Thema: Einigen Absendern scheint die eigene Unterschrift nach wie vor zu viel Mühe zu bereiten. Weit verbreitet ist dieses Syndrom vor allem bei Weihnachtskarten, bei denen die persönliche Unterschrift besonders wichtig wäre.
Halten Sie sich an diese Regeln:
1. Nicht unterschriebene Korrespondenz ist unhöflich und unpersönlich. Auch Massensendungen sollten unterschrieben sein; in diesem Fall ist es am einfachsten, die Unterschrift gleich mit aufdrucken zu lassen.
2. Der mit dem PC geschriebene Name, inklusive Vorname, gehört in der Geschäftskorrespondenz immer unter die Unterschrift. Denn die meisten Unterschriften sind unleserlich und der Empfänger eines Briefes möchte schließlich auch wissen, ob er seine Antwort an eine Dame oder einen Herrn senden soll. Wie soll er das wissen, wenn der Absender sein Geschlecht mit der
Grußformel „Mit freundlichen Grüßen B. Rieger“ verschleiert?
3. Setzen Sie Ihren mit dem PC geschriebenen Namen unterhalb Ihrer Unterschrift nicht in Klammern! Warum auch?
4. In der Privatkorrespondenz reicht die handschriftliche Unterschrift, wenn der/die Absender/in aus dem Briefbogen eindeutig hervorgeht.
Nr. 10: Die Abkürzung „z. Hd.“ ist schon lange nicht mehr gebräuchlich
Außerdem ist der Zu-Händen-Vermerk, egal in welcher Form, überflüssig.
Schreiben Sie nicht:
Fritz Sauer GmbH
z. Hd. Frau Gerda Lindner
Schreiben Sie einfach:
Fritz Sauer GmbH
Frau Gerda Lindner
Damit weiß doch jeder, dass dieser Brief „zu Händen“ von Frau Lindner geht – oder möchte ihn ihr jemand vielleicht „zu Füßen“ legen?