Wie möchte Ihr Unternehmen nach außen wirken? Altmodisch, verstaubt und behäbig oder eher innovativ, dynamisch und vertrauenswürdig? Die Frage erübrigt sich, oder? Mit Ihrer Korrespondenz tragen Sie entscheidend dazu bei, wie das Bild ist, das sich die Außenwelt von Ihrem Unternehmen macht. Prüfen Sie doch einmal, ob Ihre Briefe diesen Anforderungen entsprechen.
Wir haben für Sie die fünf peinlichsten und verstaubtesten Korrespondenzfloskeln zusammengestellt, die wir in zahlreichen Briefen entdeckt haben. Ihnen wünschen wir, dass Sie so wenige Formulierungen wie möglich wiedererkennen.
1. In der Anlage finden Sie
Gemeint ist wohl, dass der Versender etwas mitgeschickt hat. Warum sagt er es dann nicht? Statt Klartext zu reden, gibt er dem Empfänger zu verstehen, dass das beigefügte Gut in der (Grün-)Anlage versteckt ist und „selbiger“ sich jetzt auf die Suche machen muss.
Schreiben Sie besser:
- Den Prospekt habe ich Ihnen, wie versprochen, mitgeschickt.
- Die mitgeschickten Unterlagen informieren Sie über ...
2. Beigefügt erhalten Sie – Wir senden Ihnen beigefügt
Was heißt das nun? Wer ist beigefügt? Die Unterlagen? Wohl kaum. Denn wenn wir diese beiden Sätze genau unter die Lupe nehmen, stellen wir schnel fest, dass wir es mit grammatikalischem Blödsinn zu tun haben: Das Wörtchen „beigefügt“ bezieht sich auf den Versender. Und damit liegt der Empfänger mit im Umschlag. Korrekt, aber nicht besonders pfiffig müsste es heißen: „Sie erhalten die beigefügten Unterlagen.“
Office Korrespondenz aktuell empfiehlt: Lassen Sie die Finger von allem „Beigefügten“. Denn mit diesen Formulierungen langweilen Sie Ihre Empfänger von Anfang an.
Schreiben Sie besser:
- Sie erhalten heute Informationsmaterial über ...
3. Bezug nehmend auf Ihre freundliche Anfrage
Ein Kunde hat um ein Angebot gebeten – so sieht also Ihr Einstiegssatz aus? Sollte der Kunde sich noch an andere Unternehmen „zwecks Angebotserstellung“ gewandt haben, so wird der Wortlaut der einleitenden Sätze Ihrer Mitarbeiter genauso aussehen wie dort.
Glauben Sie, dass das Ihr Angebot besonders interessant macht oder Sie außergewöhnliche Kompetenz dadurch ausdrücken?
Schreiben Sie besser:
- Wir freuen uns, dass Sie auf die langjährige Erfahrung der/des [Unternehmensname] im Bereich XY setzen.
- Unser Angebot haben wir entsprechend Ihren individuellen Wünschen erstellt.
- Vielen Dank für Ihr Vertrauen: Wir haben Ihnen ein Angebot erstellt, das Ihren persönlichen Wünschen und Anforderungen entspricht.
4. Für heute verbleiben wir höflich
Wo und wie verbleiben Sie genau? Und Sie halten sich selbst für höflich? Wie unaufdringlich! Diese Formulierung könnte verstaubter und altmodischer nicht sein.
Office Korrespondenz aktuell empfiehlt: Beenden Sie Ihren Brief mit einem freundlichen Satz, der nichts mit „verbleiben“ zu tun hat. Dieser Satz kann sehr individuell formuliert sein.
Schreiben Sie z. B. besser:
- Wenn Sie noch Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns anzurufen.
- Viel Erfolg!
5. In der Hoffnung, Ihnen hiermit gedient zu haben
... und Ihnen bald die Füße küssen zu dürfen? Merke: Höflichkeit hat nichts mit Unterwürfigkeit aus Kaisers Zeiten zu tun!
Office Korrespondenz aktuell empfiehlt: Hören Sie auf zu dienen. Helfen Sie bei Fragen weiter und unterstützen Sie.
Schreiben Sie besser:
- Sie haben noch Fragen? Bitte rufen Sie Birgit Müller an, sie hilft Ihnen gern weiter.
- Wenn Sie noch Wünsche oder Anregungen haben, helfe ich, Birgit Müller, Ihnen gern weiter.
Sie haben es in der Hand:Wenn Sie in Ihrem Unternehmen einige der verstaubten Formulierungen verwenden, ist sofortiges Handeln erforderlich. Bringen Sie die Korrespondenzin Ihrem Unternehmen auf einen aktuelleren Stand – Ihre Kunden danken es Ihnen.