Fettnäpfchen gibt es in der modernen Korrespondenz zuhauf, und wenn Sie regelmäßige Leserin von Office Korrespondenz aktuell sind, kennen Sie bereits viele und wissen, wie man sie umgeht.
Dieser Beitrag erläutert Ihnen die sieben schlimmsten Korrespondenzkiller, die Sie auf jeden Fall vermeiden sollten. Zeigen Sie ihn doch auch einmal Ihrem Chef, damit auch er sich für eine zeitgemäße Korrespondenz im Unternehmen einsetzt.
Nummer 1: Alte oder falsche Rechtschreibung
Die Rechtschreibung sollte korrekt sein. Das versteht sich von selbst, finden Sie? Dann überlegen Sie einmal, welche Personen in Ihrem Unternehmen Briefe verschicken. Können Sie garantieren, dass diese immer einwandfrei sind? Bestimmt nicht, oder? Sorgen Sie deshalb dafür, dass in Ihrem Unternehmen alle die aktuelle Rechtschreibung richtig anwenden.
Der aktuell häufigste Rechtschreibfehler in Briefen: Es hält sich hartnäckig das Gerücht, dass „Grüße“ mit zwei „ss“, also „Grüsse“, geschrieben wird. Das ist falsch! Das „ß“ ist nach wie vor Bestandteil der neuen Rechtschreibung und bleibt nach Umlauten und langen Vokalen erhalten. Also heißt es „Bei Geschäftsessen trinken Sie Alkohol bitte nur in Maßen!“ (und eben nicht „in Massen“ ...).
Nummer 2: Die DIN 5008 wird nicht berücksichtigt
Sie müssen nicht an der DIN kleben und jeder Empfehlung millimetergenau folgen. So ist es zum Beispiel kein Drama, wenn aus Platzgründen nach der Betreffzeile nur eine statt der vorgeschriebenen zwei Leerzeilen steht. Wenn die Telefonnummer aber immer noch Klammern bei der Vorwahl hat (richtig: 089 123456-11), macht das einen schlechten Eindruck. Im Großen und Ganzen sollte sich Ihr Unternehmen also an den aktuellen Empfehlungen orientieren; andernfalls sieht ein Brief schnell veraltet aus.
Nummer 3: Sorgloser Umgang mit Namen
Wir hören alle unseren Namen gern – am liebsten richtig ausgesprochen und korrekt geschrieben. Beides ist nicht immer einfach. Und doch sollten Sie größten Wert darauf legen.
- Nennen Sie in der Anschrift den Vor- und Zunamen des Empfängers. Das wirkt persönlicher.
- Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob der Name richtig geschrieben ist, oder Sie den Vornamen des Adressaten nicht kennen, rufen Sie im Sekretariat oder in der Zentrale des anzuschreibenden Unternehmens an.
- Wenn Sie in der Adresse einen Ansprechpartner nennen, sind Anreden wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ tabu.
- Kürzen Sie Vornamen nie ab, denn daraus ist nicht zu erkennen, ob es sich um einen Mann oder eine Frau handelt. Stillos!
So bitte nicht:
Unser Mitarbeiter, Herr Hubschmidt, wird sich bei Ihnen melden.
Besser so:
Unser Mitarbeiter, Klaus Hubschmidt, wird sich bei Ihnen melden.
Nummer 4: Unvollständige Kontaktdaten
In Ihrer gesamten Korrespondenz sollten Sie immer darauf achten, dass alle Kontaktdaten aufgeführt sind, damit der Empfänger Sie schnell erreichen kann.
Nummer 5: Abkürzungen
Abkürzungen halten sich in der Korrespondenz hartnäckig. Dabei müsste es sich doch langsam herumgesprochen haben, dass Abkürzungen unhöflich sind und die Kommunikation erschweren. Hier ein kleiner Test für Sie: Was bedeutet EP, M. E., BV? Die Auflösung: Einheitspreis, Meines Erachtens, Bauvorhaben.
Für E-Mails gilt ebenfalls: keine Abkürzungen!
Nummer 6: Nach Diktat verreist
Diese Floskel ist so verstaubt, dass Sie damit jeden noch so modernen Brieftext killen. Wenn Ihr Chef es dennoch nicht schafft, einen Brief zu unterschreiben, dann besser so:
Freundliche Grüße nach Berlin
Beringer AG
Klaus Müller
i. A. Gabi Schmitz
Gabi Schmitz
Sekretariat Klaus Müller
Nummer 7: Fremdwörter- und Hauptwörtersucht
Fremdwörter ade: Wenn Ihr Chef einen Brief verfasst oder Ihren Entwurf noch einmal mit Fachchinesisch überarbeitet, achten Sie darauf, ob Sie selbst den Brief verstehen oder ob Sie die Bedeutung einiger Wörter bei Ihrem Chef erfragen müssen. Ist das Schreiben für Sie unverständlich, fragen Sie sich, ob es sich beim Empfänger um einen Fachmann handelt oder nicht. Der Fachmann versteht das „Kauderwelsch“, für den „Normalo“ muss der Brief vereinfacht werden.
Weniger Substantive: Je mehr Substantive Sie oder Ihr Chef in einem Brief unterbringen, desto schwieriger ist der Brief zu verstehen. Dabei haben Substantive, die auf „ung“ und „nahme“ enden, eine besonders negative Wirkung. Sie wirken sehr distanziert und verkomplizieren das Geschriebene mehr noch als andere Substantive.
Der Office-Korrespondenz-aktuell-Tipp zum Schluss: Holen Sie Ihren Chef mit ins Boot. Sprechen Sie mit ihm über diesen Beitrag und überzeugen Sie ihn davon, die schlimmsten Korrespondenzkiller ab sofort zu vermeiden.