Die Urlaubszeit ist bekanntlich die schönste Zeit des Jahres. Aber: Es ist auch die Zeit, in der Sie nicht den ganzen Tag Ihre E-Mails bearbeiten können. Doch was passiert mit den Nachrichten, die während Ihres Urlaubs in Ihrem Posteingang ankommen?
Die meisten Absender von E-Mails erwarten eine Antwort innerhalb weniger Stunden, spätestens nach einem Tag. Sie sind verwundert, vielleicht sogar verärgert, wenn sie länger warten müssen und den Grund nicht kennen. Vermeiden Sie solche Missverständnisse und nutzen Sie den Abwesenheitsassistenten von Outlook, um Ihre Korrespondenzpartner mit einer Abwesenheits-E-Mail über Ihren Urlaub zu informieren.
Lesen Sie in dem Beitrag E300 "E-Mail-Abwesenheitsbenachrichtigung" des SekretärinnenBriefeManagers, wann eine automatische Abwesenheits-E-Mail sinnvoll ist und wie Sie den Text auf keinen Fall formulieren sollten.
Warum Sie für Ihren Urlaub eine Abwesenheits-E-Mail einrichten sollten
Eines ist sicher: Sie können Ihren elektronischen Posteingang nicht unbeobachtet lassen, wenn Sie im Urlaub sind. Gerade in der E-Mail Korrespondenz wird heute eine Antwort spätestens innerhalb von 24 Stunden erwartet - gern auch schneller, das wissen Sie. Wenn der Absender einer E-Mail länger wartet und nicht weiß, warum er keine Antwort von Ihnen erhält, wird er sich möglicherweise über Sie ärgern und Sie für unzuverlässig halten. Sie haben zwei Möglichkeiten, auf eingehende E-Mails während Ihres Urlaubs zu reagieren und damit schlechte Stimmung zu vermeiden:
1. Sie bitten eine Kollegin, Ihren Posteingang zu prüfen und die E-Mails zu beantworten. So stellen Sie sicher, dass Ihre Korrespondenzpartner eine Antwort erhalten, obwohl Sie im Urlaub sind. Sollte Ihr PC für Ihre Kolleginnen tabu sein, können Sie für die Dauer Ihres Urlaubs eine automatische Weiterleitung für alle eingehenden Nachrichten einrichten. Benutzen Sie hierfür den Abwesenheitsassistenten beziehungsweise den Regelassistenten in Outlook.
Auf Seite 09 f. des Beitrags "E-Mail-Abwesenheitsbenachrichtigung" des SekretärinnenBriefeManagers, erfahren Sie, welche Schritte notwendig sind, um die automatische Weiterleitung von E-Mails zu nutzen.
Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt: Richten Sie im Rahmen Ihrer Abwesenheits-E-Mail für die Absender in diesem Fall eine Benachrichtigung ein, dass die Nachricht weitergeleitet und von Ihrer Kollegin gelesen und bearbeitet wird.
Beispiel für eine Abwesenheits-E-Mail mit Weiterleitung:
Sehr geehrter Absender, Ihre Nachricht ist in meinem Posteingang angekommen und wird automatisch an meine Kollegin Dagmar Schmidt weitergeleitet, die Ihnen so schnell wie möglich antworten wird.
2. In den meisten Unternehmen ist es so, dass die Kolleginnen einfach keine Zeit haben, sich in der Urlaubszeit auch noch um einen weiteren Posteingang zu kümmern. Oder Ihr Chef beziehungsweise Sie selbst möchten nicht, dass andere Mitarbeiter Ihren Posteingang einsehen. In diesem Fall richten Sie in Outlook oder Lotus Notes eine automatische Abwesenheits-E-Mail ein, die darüber informiert, wann Sie wieder aus Ihrem Urlaub zurück sind und an wen der Absender sich wenden kann.
Verpassen Sie so gegen 14:00 Uhr nicht Teil II dieses Tipps: "So sollten Sie Ihre Abwesenheits-E-Mail nicht formulieren - die 4 schlechtesten Beispiele".