Als Sekretärin werden Sie sicherlich den Satz kennen „Das können Sie ruhig selbst unterschreiben“. Und bei zahlreichen Briefen werden Sie sicher nicht immer das Einverständnis Ihres Chefs einholen, um selbst unterschreiben zu können. Sie unterzeichnen ein Schreiben ganz einfach, weil Sie es so gewohnt sind und weil es bisher keine Probleme gegeben hat. Dass mit Ihrer Unterschrift ein Schriftstück zu einem rechtsverbindlichen Dokument wird, sollten Sie sich noch einmal vor Augen halten.
Tatsächlich ist es in der Praxis so, dass die Bedeutung der geleisteten Unterschrift selbst den Unterzeichnenden oft gar nicht klar ist und das, obwohl sie Tag für Tag so verfahren.
Mit der Unterschrift ist Ihr Brief rechtsgültig
Mit Ihrer Unterschrift signalisieren Sie dem Empfänger, dass Sie bzw. Ihr Unternehmen den Inhalt und die „Botschaft“ des Briefs rechtlich anerkennen. Ein nicht oder nicht richtig unterschriebener Brief gilt als nicht geschrieben. Gleichzeitig ist auch ein Brief, den Sie in Vollmacht oder im Auftrag für Ihren Chef unterschreiben, grundsätzlich rechtsgültig und wirksam.
Lediglich bei Behörden oder auch bei Massensendungen von Versicherungen, kommt es schon einmal vor, dass ein Brief nicht unterschrieben ist. Solche Schreiben sind trotzdem rechtswirksam, da sich auf ihnen der erläuternde Satz findet: maschinell erstellt deshalb nicht unterschrieben.
Briefschluss: So gestalten Sie das Ende eines Briefs richtig
Assistenz & Sekretariat Inside empfiehlt folgende Reihenfolge für den Briefschluss:
- Grußformel
- Firmenname
- Unterschrift
- Vorname und Nachnahme des Unterzeichners
- Position und Funktion des Unterzeichners
1. Grußformel
- Die Grußformel steht mit einer Leerzeile Abstand zum vorausgehenden Text.
- Dieser sollte mit einem Punkt beendet worden sein.
- So vermeiden Sie Formulierungen wie: „und für heute verbleiben wir mit freundlichen Grüßen“.
2. Firmenname
Der Firmenname ist Bestandteil der Unterschrift. So sehen die Regelungen im Einzelnen aus:
- Der Einzelkaufmann, der sein Geschäft ohne Gesellschafter oder nur mit einem oder mehreren stillen Gesellschaftern betreibt, muss als Firma den Namen führen, unter dem er im Handel seine Geschäfte führt.
- Bei einer offenen Handelsgesellschaft, bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, müssen auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft die nach §35 a GmbHG oder § 80 AktienG für Geschäftsbriefe vorgesehenen Angaben gemacht werden, je nachdem ob es sich um eine GmbH oder um eine Aktiengesellschaft handelt.
- Bei einer Kommanditgesellschaft, bei der ein Kommanditist eine natürliche Person ist, gilt das Gleiche.
Die vollständige Firmierung ist also Bestandteil des korrekten Unterschriftblocks.
3. Unterschrift
In der Gestaltung Ihrer Unterschrift sind Sie relativ frei. Alles, was auch nur annähernd wie Ihr Name aussehen könnte, wird geduldet. Wenn Sie allerdings lediglich mit einem X unterschreiben, fällt das nicht mehr in den Toleranzbereich.
Häufig wird die Frage gestellt, ob mit Vor- und Zunamen unterschrieben werden muss. Dies ist Ihre ganz persönliche Entscheidung. Unabhängig davon, ob in der maschinenschriftlichen Wiederholung Ihres Namens Ihr Vorname aufgeführt wird oder nicht; lediglich die Wiederholung des Nachnamens ist ein Muss.
Beachten Sie: Für die Unterschrift sind im Normalfall drei Leerzeilen vorgesehen. Für große Unterschriften können bis zu fünf Zeilen freigelassen werden.
4. Vorname und Nachname des Unterzeichners
Assistenz & Sekretariat Inside empfiehlt, in der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens den Vorund Nachnamen des Unterzeichners aufzuführen.
Die Vorteile sind:
- Es ist auf den ersten Blick zu erkennen, ob ein Mann oder eine Frau den Brief unterschrieben hat.
- Die Nennung des Vornamens macht den Brief persönlicher.
5. Position oder Funktion des Unterzeichners
Die Position oder Funktion des Unterzeichners unterhalb der maschinenschriftlichen Wiederholung des Namens aufzuführen ist keine Pflicht, aber eine kundenorientierte Verfahrensweise. Denn durch die Positions- oder Funktionsangabe kann der Empfänger Sie eindeutig zuordnen.
Tipp: Die Positionsangabe wird weder in Klammern noch in Gedankenstriche gesetzt.
Briefschluss: Welche Position gibt die Sekretärin an?
Wenn Sie als Sekretärin einen Brief unterzeichnen, macht es Sinn, dass auch Sie unterhalb Ihrer Unterschrift Ihre Position angeben.
Sie haben die Qual der Wahl:
- Sekretärin
- Sekretariat
- Chefsekretärin
- Assistentin
Doch welches ist die richtige Bezeichnung?
Assistenz & Sekretariat Inside empfiehlt: Setzen Sie unterhalb der maschinenschriftlichen Wiederholung Ihres Namens die Bezeichnung „Sekretariat“.
Muster: So könnte Ihr Unterschriftsblock aussehen:
--------------------------------------
Freundliche Grüße
nach München
Muster GmbH
Gabi Müller
Sekretariat
--------------------------------------
--------------------------------------
Freundliche Grüße
Rieger GmbH
i. V. Manfred Schröder
Dr. Manfred Schröder
--------------------------------------
Briefende: i. A., i. V. und ppa. – Falle: Vollmachten
Diese Kürzel kennzeichnen rechtlich verbindliche Vertretungsvollmachten. Alle Dokumente mit Außenwirkung sollten die Unterschrift und den entsprechenden Zusatz, also entweder i. A., i. V. oder ppa. enthalten.
Achtung: Verwenden Sie diese Vollmachtskürzel nur, wenn Sie ausdrücklich dazu berechtigt wurden!
Wann Sie Vollmachtskürzel verwenden sollten
Es ist nicht zwingend notwendig, dass ein Mitarbeiter für sein Unternehmen mit der Angabe seiner Vollmacht unterschreibt, wenn er auf Geschäftspapier schreibt. In diesem Fall kann er einfach mit seinem Namen unterschreiben, es sei denn, seitens des Arbeitgebers bestehen klare Vorgaben zur Unterschriftenregelung.
Achten Sie immer auf die Regelungen zur Unterschriftengestaltung
Das bedeutet: Wenn in einem Unternehmen irgendeine Regelung zur Unterschriftengestaltung besteht, sollte man sich danach richten. Auch wenn keine Regelungen bestehen, ist es nicht ratsam, ohne eindeutige Absprachen Briefe zu unterzeichnen.
Auch für Sie als Sekretärin gilt, dass Sie nicht einfach mit Ihrem Namen und dem Zusatz „Sekretariat“ unterzeichnen können. Sie sollten unbedingt abklären, wozu Sie berechtigt sind und welchen Zusatz Sie verwenden dürfen und sollten.
Die Angabe von Unterschriftsvollmachten ist nicht nur aus rechtlichen Gründen empfehlenswert, sondern auch aus Höflichkeit gegenüber Kunden unerlässlich. Gerade bei neuen Geschäftskontakten geben die Kürzel Aufschluss über die Position und den Kompetenzbereich des Unterzeichners.
Achtung: In vielen Unternehmen werden die Vollmachtskürzel lediglich maschinenschriftlich vor den maschinenschriftlichen Namen gesetzt. In anderen Unternehmen wiederum wird vom Unterzeichner verlangt, dass ppa. und auch die anderen Vollmachtskürzel handschriftlich vor die eigene Unterschrift gesetzt werden.
Haben Sie weitere Fragen zu den verschiedenen Vollmachten und suchen Sie ein Muster einer Vollmacht? Dann lesen Sie hier: "Vollmachten: Wer darf im Sekretariat was wie unterschreiben?"
Umstrittene Regelung
Es ist tatsächlich unter den Juristen umstritten, welches nun die korrekte Empfehlung ist. Ein Kommentar zum HGB bejaht die Erfordernis der handschriftlichen Wiederholung, der andere verneint sie.
Fest steht nur: Laut § 51 HGB hat der Prokurist in der Weise zu zeichnen, dass er der Firma seinen Namen mit einem die Prokura andeutenden Zusatz beifügt.
Dabei handelt es sich um eine bloße Ordnungsvorschrift. Ihre Verletzung macht die Zeichnung nicht unwirksam. Um rechtlich absolut auf Nummer sicher zu gehen, und auch um Ordnungsvorschriften nicht zu verletzen, empfiehlt es sich, den Unterschriftenblock in Zukunft so zu gestalten:
---------------------------------------------
Freundliche Grüße
nach Hannover
Werner AG
ppa. Bernd Müller
ppa. Bernd Müller Marketingleiter
---------------------------------------------
Unterschriftenregelung – die wichtigsten Do‘s und Don‘ts
„gez.“ – schreibt man das in der Unterschrift?
Sicherlich haben auch Sie schon diesen Zusatz in der Geschäftskorrespondenz entdeckt.
- „gez.“ wird üblicherweise dann verwendet, wenn der Unterzeichner nicht eigenhändig mit Namensunterschrift unterzeichnet.
- Es wird im Sekretariat häufig dann angewendet, wenn der Chef nicht selbst unterschreiben kann.
Woher kommt „gez.“?
Das Kürzel wird eigentlich von Notaren verwendet, damit die wissen, dass sie bestimmte Schriftstücke gezeichnet haben.
Bitte beachten Sie: Es sollte nicht für den Schriftverkehr benutzt werden.
Achtung!
- Ein „gez.“ genügt auf alle Fälle nicht als Unterschrift, wenn durch Gesetz die schriftliche Form vorgeschrieben ist.
- „gez.“ ist kein geeignetes Kürzel für den geschäftlichen Schriftverkehr.
- Dies gilt auch für Schriftstücke, die gewöhnlich in großer Zahl angefertigt und leider mit dem Zusatz „gez.“ versehen werden.
Die Alternative: Unterschrift einscannen
Scannen Sie eine Unterschrift ein, oder lassen Sie sie bei großen Auflagen gleich eindrucken. Diese Handhabung lässt den Brief wesentlich freundlicher und persönlicher wirken. Denn es geht ja schließlich nicht nur um den Transport einer Information, sondern auch um ein gutes Verhältnis, das Sie als Schreiberin des Briefs zu Ihren Geschäftspartnern schaffen wollen.
Eine gute und vertrauensvolle Beziehung erleichtert Ihnen den Umgang mit Ihren Gesprächspartnern. Dies gilt sowohl für privatwirtschaftlich organisierte Unternehmen wie auch für den öffentlichen Dienst, Behörden etc. Doch gerade da verhindern verkrustete und veraltete Denkstrukturen häufig den guten Kontakt zum Bürger.
Was schreiben Sie anstelle von „gez.“?
Idealerweise erteilt Ihr Unternehmen Ihnen als Sekretärin eine Unterschriftsvollmacht, damit Sie Ihren Chef voll und ganz entlasten können. Aber gerade in größeren Unternehmen, sind die Kompetenzen und die damit verbundenen Unterschriftsvollmachten konsequent geregelt.
Achtung: Das bedeutet für die Sekretärinnen in einem Konzern sehr häufig, dass sie auch nicht mit „i. A.“ unterzeichnen dürfen.
„f. d. R.“ – eine Alternative?
In vielen Sekretariaten ist „f. d. R.“ die Alternative zu „i. A.“ Dieser Zusatz bedeutet „für die Richtigkeit“.
Hierbei handelt es sich nicht um einen Zusatz, der eine Bevollmächtigung ausdrückt, sondern um einen Zusatz, aus dem sich ergibt, dass diejenige, die unterzeichnet, dafür einzustehen hat, dass der verschickte Text richtig ist. Eine Stellvertretung soll jedoch damit nicht begründet werden, da die Unterzeichnende keine Erklärung im Namen des Vertretenen abgeben will. An einem Vertretungswillen des Handelnden fehlt es in diesem Fall.
Praxisbeispiel – Chef kann nicht selbst unterschreiben
Am späten Nachmittag, kurz vor seiner Abreise, hat Ihr Chef Ihnen noch schnell einen Brief diktiert. Er schafft es nicht mehr, ihn zu unterschreiben, und bittet Sie, dies zu tun.
Sind Sie als Sekretärin mit der Unterschriftsvollmacht „i. A.“ ausgestattet, ist dies überhaupt kein Problem! Schwierig wird es nur, wenn Sie über diese Unterschriftsvollmacht nicht verfügen oder aber Ihr Chef großen Wert darauf legt, dass aus der Unterschrift eindeutig hervorgeht, dass er selbst den Brief diktiert hat, aber nicht mehr die Zeit hatte, ihn zu unterschreiben.
Folgende Möglichkeit haben Sie:
-----------------------------------------------
Freundliche Grüße aus Nürnberg
Winkler GmbH
Ralf Winkler
nach Diktat verreist
f. d. R. Birgit Schröder
Birgit Schröder
Sekretariat
-----------------------------------------------
Das meint Assistenz & Sekretariat Inside dazu
Die Formulierung „nach Diktat verreist“ kann von den Empfängern negativ beurteilt werden:
- Ist er schon wieder verreist?
- Ist der denn nie im Büro?
Außerdem wirkt diese Formulierung nicht sehr zeitgemäß. Deshalb: Vermeiden Sie die Angabe „nach Diktat verreist“ und natürlich auch „f. d. R.“.
Beweisen Sie Kompetenz
Wenn Sie den Empfängern Ihrer Briefe keinen Anlass für Spekulationen geben möchten, ist die Unterschriftsvollmacht „i. A.“ die eleganteste Lösung. Außerdem dokumentieren Sie als Sekretärin weit mehr Kompetenz als nur mit „f. d. R.“ Und je kompetenter Sie nach außen wirken und auftreten, desto mehr sind Sie Ansprechpartnerin für Kunden und Geschäftspartner und desto mehr können Sie Ihren Chef entlasten.
Die Alternative zu „nach Diktat verreist“
Sollte Ihr Chef wollen, dass der Empfänger weiß, dass er den Brief diktiert hat, so kann dies aus dem Text hervorgehen. Zum Beispiel könnten Sie schreiben:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Herr Sowieso hat mich gebeten, diesen Brief für ihn zu unterschreiben,
da er kurzfristig einen Termin wahrnehmen musste.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Herr Sowieso hat mich gebeten, den Brief in seiner Abwesenheit für ihn zu unterzeichnen.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------
Falls diese Lösungen für Sie nicht in Frage kommen, was halten Sie von den folgenden Varianten?
----------------------------------------------
Freundliche Grüße aus Nürnberg
Winkler GmbH
Ralf Winkler
f. d. R. Birgit Schröder
Birgit Schröder
Sekretariat
----------------------------------------------
----------------------------------------------
Freundliche Grüße aus Nürnberg
Winkler GmbH
Ralf Winkler
i. A. Birgit Schröder
Birgit Schröder
Sekretariat
----------------------------------------------
Auch ohne „nach Diktat verreist“ erkennt der Empfänger, dass Herr Winkler den Brief geschrieben hat. Hinzu kommt sicherlich, dass sein Diktatzeichen auf dem Briefbogen auftaucht. Die schönere Alternative ist die untere, da – wie bereits oben erwähnt – „i. A.“ mehr Kompetenz zum Ausdruck bringt als „f. d. R.“
Einige fühlen sich „auf den Schlips“ getreten
Beachten Sie allerdings: Wenn Ihr Chef bestimmte Briefe nicht selbst unterschreibt, ist es möglich, dass „empfindliche“ Empfänger den Eindruck gewinnen, sie seien dem Chef nicht wichtig genug, als dass er selbst den Brief an sie unterschreibt.
Tipp: Entscheiden Sie deshalb im Einzelfall, ob Sie oder Ihr Chef den Brief unterschreibt.
Rechtliche Konsequenzen - Beispiel
Um Ihnen zu verdeutlichen, welche Auswirkungen ein nicht korrekt unterschriebener Brief haben kann, haben wir hier für Sie einige Beispiele aus der Praxis zusammengestellt:
Ein Kopierer wird bestellt
Birgit Meyer, Sekretärin von Bernd Schröder, darf ihre Briefe nicht mit „i. A.“ unterzeichnen. Denn es gibt eine offizielle Unterschriftenregelung in ihrem Unternehmen – und leider hat sie keine Unterschriftsvollmacht.
Trotzdem unterschreibt sie hin und wieder die Briefe selbst. Sie bestellt beispielsweise Flüge, Hotelzimmer, Büromaterial usw. Birgit Meyer unterschreibt dann lediglich mit ihrem Namen und dem Zusatz „Sekretariat“.
Sie benötigt dringend einen Tischkopierer und holt sich das O.K. von ihrem Chef Bernd Schröder. Als der Kopierer geliefert wird, wundert sich Herr Schröder: „Frau Meyer, was ist das denn für ein Ding? Was kostet das? 900 Mark? Wer hat das bestellt?“
Frau Meyer: „Sie haben mich gebeten, den Kopierer selbst zu bestellen. Sie erinnern sich, wir hatten darüber gesprochen, dass wir in unserem Büro dringend einen Tischkopierer benötigen.“
Herr Schröder: „Natürlich erinnere ich mich, dass wir darüber gesprochen haben. Aber wir hatten uns auch darauf geeinigt, dass ein eigener Kopierer für uns keinen Sinn macht und dass wir weiterhin den Kopierer auf dem Flur benutzen.“
Falls Bernd Schröder nicht einlenkt und sich weigert, die Bestellung zu akzeptieren, kann dieser Vorgang für seine Sekretärin weitreichende Konsequenzen haben.
Rein rechtlich gesehen kann das Unternehmen für die Bestellung nicht haftbar gemacht werden. Falls der Chef es also darauf anlegt, seiner Sekretärin nichts Gutes will und der Kopierer nicht zurückgegeben werden kann, muss Frau Maier die 900 Mark aus ihrer privaten Tasche bezahlen.
Ein anderer Fall: Hotelbuchung
Ursula Müller ist Sekretärin des Hauptabteilungsleiters Wilhelm Richter. Sie organisiert eine Veranstaltung für den gesamten Außendienst und reserviert Tagungsräume und Übernachtungen in einem Hotel.
Als Frau Müller ihrem Chef die ersten Zusagen der Eingeladenen vorlegt, stellt er fest, dass sich der falsche Termin auf der Bestätigung befindet. Frau Müller überprüft sofort ihre Buchung im Hotel. Tatsächlich – sie hat Räume und Übernachtungen zu einem falschen Termin gebucht. Die Stornofrist ist vorbei – das Hotel berechnet 20 Prozent der Gesamtkosten. Anders als Frau Meyer aus dem vorangegangen Beispiel verfügt Frau Müller über die Unterschriftsvollmacht „i. A.“ Der Fehler ist zwar mehr als ärgerlich, aber das Unternehmen, kommt für die Kosten auf.
Hätte Ursula Müller die Buchung ohne Unterschriftsvollmacht vorgenommen, hätte sie – auch hier vorausgesetzt der Chef hätte darauf bestanden – die Kosten für die Fehlbuchung selbst übernehmen müssen.
Die Reklamation eines Kunden
Angenommen, Sie beantworten das Reklamationsschreiben eines Kunden und unterzeichnen – obwohl Sie keine Unterschriftsvollmacht haben – mit „i. A.“, weil Sie das schon immer so gehandhabt haben und noch nie jemand dagegen protestiert hatte.
Der Kunde ist mit dem Schreiben unzufrieden und erhebt Schadenersatzansprüche. Wenn Sie den Brief, ohne über eine Unterschriftsvollmacht zu verfügen, verschickt haben und der Kunde mit seinen Schadenersatzansprüchen Erfolg hat, können Sie persönlich haftbar gemacht werden.
Tipp: Falls Sie schon länger mit „i. A.“ unterschreiben, ohne dass Ihnen jedoch diese Vollmacht offiziell erteilt worden wäre, müssten Sie, wenn es dazu käme, vor Gericht ein Gewohnheitsrecht nachweisen.
Anders hätte es in dem Beispiel ausgesehen, wenn Sie über eine entsprechende Unterschriftsvollmacht verfügt hätten. Denn dann wäre das Unternehmen, auch ohne dass Sie auf den guten Willen Ihres Chefs angewiesen wären, für die Schadenersatzansprüche aufgekommen.
Fazit:
Sei es, dass Sie schriftlich Hotelzimmer reservieren, Flugbuchungen vornehmen, Software oder Büromaterial bestellen:
- Klären Sie so schnell wie möglich, was Sie wie unterschreiben dürfen.
- Sprechen Sie Ihren Chef darauf an.
- Sollte er Ihnen keine genaue Antwort geben können, fragen Sie in der Personalabteilung nach.
- Lassen Sie sich Ihre Unterschriftsvollmacht schriftlich bestätigen.
Unterschreiben Sie nichts mehr, bis Ihre Kompetenzen in dieser Hinsicht eindeutig geregelt sind.
Assistenz & Sekretariat Inside empfiehlt:
Zur Erteilung einer Unterschriftsvollmacht gehört auch die Nennung eines DM-Betrags, bis zu dessen Höhe Sie unterschreiben dürfen. Ein für das Sekretariat realistischer Betrag sind 5.000 DM. Sollten Sie dann Verpflichtungen eingehen, deren Wert über 5.000 DM Mark liegt, müsste Ihr Chef unterschreiben.
Sie sind sich noch unsicher mit der Unterschriftenregelung? Laden Sie jetzt unseren kostenlosen Download:"Unterschriftenregelung: So unterschreiben Sie als Assistent(in) immer richtig!" herunter und sichern Sie sich den hilfreichen Leitfaden mit allen wichtigen Informationen zur Unterschriftenregelung auf einen Blick!