Korrespondenzfehler Nummer 1: Rechtschreibfehler machen und sonstige Nachlässigkeiten
Es klingt selbstverständlich, ist es aber nicht: Kein Brief, keine E-Mail sollte Fehler enthalten. Dass sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen, wenn es schnell gehen soll, das wird auch Ihnen bekannt sein. Doch solche Korrespondenzfehler sind – selbst wenn es jeder nachvollziehen kann – kein Aushängeschild für Ihr Unternehmen. Zumal: Sie signalisieren Kunden damit, dass Sie die E-Mail oder den Brief hopplahopp verfasst und sich nicht die Zeit fürs Korrekturlesen genommen haben. Korrespondenzfehler zeugen nicht von Wertschätzung für den Empfänger.
Der heutige Tipp stammt aus dem Beitrag „Die 6 schlimmsten Korrespondenzfehler
und wie Sie die vermeiden“ des Sekretärinnen-Handbuchs. Klicken Sie hier ... und fordern Sie den vollständigen Beitrag jetzt zusammen mit Ihrem Kennenlernexemplar und diesem Dankeschön GRATIS an.
Außer mangelnder Wertschätzung drücken Sie mit Korrespondenzfehlern auch aus, dass Sie nicht sorgfältig arbeiten und auf Sie kein Verlass ist. Und Sie wissen selbst, wie Sie auf mangelnde Sorgfalt reagieren. Oder können Sie sich von dem Gedanken frei machen „Wer fehlerhafte E-Mails schreibt, bei dem wundert es mich auch nicht, dass die Produkte fehlerhaft sind“?
Also: Korrespondenzfehler sollten Sie vermeiden. Denn die Empfänger ziehen Rückschlüsse auf Ihr Unternehmen, Ihre Produkte, Ihre Dienstleistung. Korrespondenz ohne Korrespondenzfehler signalisiert: Wir arbeiten sorgfältig und zuverlässig – in jeder Hinsicht.
Andere typische Korrespondenzfehlerquellen
Achtung, wenn Sie Vorlagen überschreiben! Ändern Sie nicht nur die Anschrift, sondern auch die Anrede. Sie kennen das vielleicht selbst von Bewerbern, die es sich allzu einfach machen, indem sie jedem den gleichen Text schicken und dabei leider nicht sorgfältig arbeiten. Ihnen sollte das nicht passieren.
Auch ein falsches Datum ist ein Klassiker unter den Korrespondenzfehlern, wenn Sie Vorlagen überschreiben.
Deshalb: Nur wenn Sie jeden Brief und jede E-Mail sorgfältig Korrektur lesen, vermeiden Sie Korrespondenzfehler.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Gerade bei E-Mails passiert es schnell, dass man auf „Senden“ klickt und denkt: „O je, das war zu schnell, da steht noch was drin, was gar nicht drinstehen darf.“ Wenn Sie so etwas häufiger erleben, dann aktivieren Sie „verzögertes Versenden“. So können Sie eine abgeschickte E-Mail noch „retten“ und Korrespondenzfehler bearbeiten. Und so funktioniert es:
- Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI oder EXTRAS je nach Version.
- Klicken Sie auf REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN VERWALTEN.
- Klicken Sie auf NEUE REGEL.
- Klicken Sie im Feld SCHRITT 1: VORLAGEAUSWÄHLEN unter REGEL OHNE VORLAGE ERSTELLEN auf NACHRICHTEN NACH DEM SENDEN PRÜFEN und dann auf WEITER.
- Wählen Sie in der Liste 1. SCHRITT: BEDINGUNG(EN) AUSWÄHLEN eine beliebige gewünschte Option aus und klicken Sie dann auf WEITER. Wenn Sie kein Kontrollkästchen aktivieren, wird ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt. Wenn Sie auf JA klicken, wird die erstellte Regel auf jede gesendete Nachricht angewendet.
- Wählen Sie in der Liste 1. SCHRITT: AKTION(EN) AUSWÄHLEN die Option DIESE EINE ANZAHL VON MINUTEN VERZÖGERT ÜBERMITTELN aus.
- Klicken Sie im Feld 2. SCHRITT: REGELBESCHREIBUNG BEARBEITEN (AUF UNTERSTRICHENEWERTE KLICKEN) auf die unterstrichene Formulierung EINE ANZAHL VON und geben Sie dann die Anzahl von Minuten ein, während deren die Nachricht vor dem Senden zurückgehalten werden soll. Die Übermittlung kann um bis zu 120 Minuten verzögert werden.
- Klicken Sie auf OK und anschließend auf WEITER.
- Wählen Sie eine beliebige Ausnahme aus.
- Klicken Sie auf WEITER.
- Geben Sie im Feld 1. SCHRITT: REGELNAMEN EINGEBEN einen Namen für die Regel ein.
- Aktivieren Sie das Kontrollkästchen DIESE REGEL AKTIVIEREN.
- Klicken Sie auf FERTIG STELLEN
Wenn Sie ab jetzt auf SENDEN klicken, bleibt jede Nachricht für die angegebene Zeitspanne im Ordner Postausgang.
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