In einigen Unternehmen werden Angebote kommentarlos verschickt, denn was soll man auch schreiben außer "Bezug nehmend auf Ihre Anfrage erhalten Sie unser Angebot"? Nutzen Sie mit Ihrem Begleitschreiben, egal ob per E-Mail oder per Brief, die Chance und präsentieren Sie Ihr Unternehmen so, dass klar wird:
- Wir können diese Ware liefern oder diese Dienstleistung erbringen.
- Wir sind sehr daran interessiert, diesen Auftrag zu erhalten.
- Wir nehmen diesen Auftrag nicht gleichgültig und halbherzig, sondern mit vollem Einsatz entgegen und wir können noch mehr.
Wie genau aus Ihrem Begleitschreiben ein Empfehlungsschreiben machen, lesen Sie mit vielen Musterbriefen jetzt im SekretärinnenBriefeManager – Dem umfassenden Korrespondenz-Manager für das moderne Sekretariat. Klicken Sie hier für Ihren 14-Tage-Gratis-Test!
Tipp 1 für Ihr Begleitschreiben: Beginnen Sie mit einem individuellen Einstieg
Mit einem überraschenden Einstieg in Ihr Begleitschreiben können Sie nur gewinnen, weil Sie sofort Interesse wecken.
So nicht:
Ihre Anfrage
Sehr geehrter Herr Mahler,
wir nehmen Bezug auf das Telefonat mit Ihnen und übersenden Ihnen anbei das gewünschte Angebot.
Der Empfänger dieses Begleitschreibens wird Ihre Halbherzigkeit und Gleichgültigkeit spüren. Kein guter Start bei einem Wettrennen! Formulieren Sie lieber individueller.
Besser so:
Danke,
sehr geehrter Herr Mahler,
dass Sie uns für Ihr Bauvorhaben in der Severingasse um ein Angebot gebeten haben.
Oder so:
Sofort nach Ihrem Besuch bei uns,
sehr geehrter Herr Thevitz,
haben wir ein individuelles Angebot für Sie erstellt, das alle Ihre Bedürfnisse und Wünsche berücksichtigt.
Diese beiden Einstiege lesen sich dynamisch. Der Leser des Begleitschreibens spürt, dass hier jemand mit ihm zusammenarbeiten möchte.
Tipp 2 für Ihr Begleitschreiben: Machen Sie das Angebot für den Empfänger persönlich interessant
Gehen Sie bereits im Begleitschreiben auf die Interessen des Empfängers ein! Was könnte ihn neugierig auf das Angebot machen?
So nicht:
Wir hoffen, dass Ihnen das beigefügte Angebot zusagt. Für Fragen stehen wir jederzeit gerne zur Verfügung.
Na, neugierig geworden? Wahrscheinlich nicht. Dieses Begleitschreiben enthält kraftlose, beliebige Floskeln, auf die Sie am besten ganz verzichten. Das Wort "beigefügt" ist unnötig. Wo sonst soll denn das Angebot stecken? Nebenbei gibt es wohl kein Unternehmen, in dem rund um die Uhr jemand für Fragen herumsteht.
Besser so:
Sie benötigen eine Sekretärin als Urlaubsvertretung vom 2. Februar bis 13. Februar. Wir hoffen, dass Ihnen unser Angebot gefällt. Wir fügen Kurzprofile von drei Mitarbeiterinnen bei, die für Sie infrage kämen. Anne Karl bringt bereits mehrere Jahre Berufserfahrung bei Banken mit.
Durch so ein Begleitschreiben wird der Kunde sicherlich neugierig auf Ihr Angebot und wird bestimmt gleich das Profil von Anne Karl studieren.
Tipp 3 für Ihr Begleitschreiben: Bieten Sie ein kleines Informations-Plus
Ihr Angebot wird sofort interessanter, wenn Sie
- zum Angebot Informationsmaterial oder einen aktuellen Pressebericht beifügen.
- erwähnen, dass Ihr Unternehmen/Ihr Produkt kürzlich einen Preis gewonnen hat oder Ähnliches.
- Referenzen nennen können.
- ein Service-Plus erwähnen.
Sie können zum Beispiel den Kunden im Begleitschreiben darüber informieren,
- dass eine Erstberatung vor Ort gratis ist.
- dass der Kunde das Produkt erst einmal testen kann.
- dass Sie bei Bestellung sofort liefern können.
Wie Sie Ihr Begleitschreiben nicht formulieren sollten, lesen Sie jetzt in der aktuellen Ausgabe des SekretärinnenBriefeManagers – Ihrem persönlicher Manager für perfekte Korrespondenz. Und so erhalten Sie Ihr 14-Tage-Gratis-Test-Exemplar und Ihr Gratis-Geschenk.