Marketing-Experten wissen, wie wichtig der richtige Kommunikations-Mix ist: Sie erreichen die Kunden, indem sie in Zeitschriften, im Fernsehen, in Beilagen oder auf großen Leuchttafeln werben. Im Alltag sollten auch Sie sich darüber Gedanken machen, mit welchem Kommunikationsmittel Sie Ihre Adressaten am besten erreichen. Wenn Sie die Vor- und Nachteile von Fax, E-Mail, Telefon und SMS berücksichtigen, gelingt es Ihnen, nicht nur kostenoptimiert und effizient, sondern auch wertschätzend, höflich und erfolgreich zu kommunizieren.
Was Sie bei der Wahl des Kommunikationsmittels berücksichtigen sollten
Wir befinden uns in einer schnelllebigen Zeit: Unsere Nachrichten sollen sofort ihr Ziel erreichen. Außerdem soll es möglichst wenig Zeit (und Geld) kosten, sie zu überbringen. Wo man früher zeitaufwändige Briefe schrieb, greift man heute rasch zum Telefon, schickt mal eben ein Fax oder eine E-Mail. Statt teure Telegramme aufzugeben – wie es noch im letzten Jahrhundert gang und gäbe war –, kann man für wenige Cent eine SMS über die halbe Welt schicken. Kaum ist die Kurznachricht getippt, erscheint sie bereits beim Empfänger.
Einen Test, welches Kommunikationsmittel sich für welche Situation eignet, finden Sie in Der große Knigge im Kapitel E53 "E-Mail, Telefon, Fax oder SMS" auf Seite 2.
Gewünschte Wirkung
Doch haben Sie sich schon einmal Gedanken gemacht,
- ob Ihre schnellen Nachrichten immer so gut aufgenommen werden, wie Sie es sich wünschen?
- Oder haben Sie vielleicht schon selbst einmal erfahren, dass Sie die Wahl des Kommunikationsmittels befremdet oder verärgert hat?
- Zum Beispiel: Eine allzu sachliche, fast barsche E-Mail etwa, wo Sie ein verständnisvolles Wort erwartet hätten?
- Oder eine vertrauliche Nachricht für alle sichtbar auf dem Faxgerät?
So viel jedenfalls steht fest: Die Wirkung Ihrer Nachricht wird wesentlich von der Wahl des Kommunikationsmittels beeinflusst. Und nicht immer ist jedes Medium gleich gut geeignet.
Diese Faktoren sollten Sie bei der Wahl Ihres Kommunikationsmittels berücksichtigen:
1. Wie zuverlässig ist das Kommunikationsmittel?
Wie schnell und sicher muss Ihre Nachricht den Empfänger erreichen:
- Muss der Empfänger bis zu einem bestimmten Termin informiert werden, oder reicht es auch, wenn er Ihre Nachricht vielleicht erst Stunden oder Tage später liest?
- Brauchen Sie Sicherheit, dass Ihre Nachricht tatsächlich angekommen ist?
- Müssen Sie den Zugang Ihrer Nachricht nachweisen können?
2. Eignet sich das Kommunikationsmittel für den Inhalt der Nachricht?
Was wollen Sie mitteilen? Ist Ihre Nachricht:
- privat oder geschäftlich?
- traurig oder erfreulich?
- einfach oder komplex?
- vertraulich oder "offiziell"?
3. "Sprengt" der Umfang der Nachricht die Möglichkeiten des Kommunikationsmittels?
Wie umfangreich ist das, was Sie mitteilen wollen:
- Ist Ihre Nachricht kurz oder lang?
- Ist sie "einspurig" oder "dialogbedürftig", das heißt gibt es Absprachebedarf, der weitere wechselseitige Nachrichten nötig macht?
4. Eignet sich das Kommunikationsmittel für diesen Adressaten?
Wem wollen Sie etwas mitteilen? – Ist der Adressat Ihrer Nachricht:
- jung oder alt?
- vertraut oder fremd?
- modern oder eher konservativ?
Kennen Sie seine persönlichen "Kommunikationsvorlieben"?
- Hat er zum Beispiel sein Handy überhaupt immer eingeschaltet und dabei?
- Schreibt er gerne SMS oder ist ihm das eher lästig?
- Fragt er seine E-Mails regelmäßig ab?
- Wo steht sein Faxgerät und von wem wird es sonst noch genutzt?
Die Stärken und Schwächen der verschiedenen Kommunikationsmittel
Jedes der schnellen Kommunikationsmittel hat hinsichtlich der oben genannten Fragestellungen spezifische Stärken, aber auch Schwächen. Wenn Sie diese berücksichtigen, gelingt es Ihnen, angemessen und wertschätzend zu kommunizieren, die Kosten so gering wie möglich zu halten und weder Ihre eigene Zeit noch die des Adressaten zu vertrödeln.
Eine Übersicht zu den Stärken und Schwächen der verschiedenen Kommunikationsmittel finden Sie in Der große Knigge im Kapitel E53 "E-Mail, Telefon, Fax oder SMS".