Mit diesen 4 Sofortmaßnahmen verringern Sie die Zahl der E-Mails sofort:
- Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verzichten auf Empfangs und Lesebestätigungen.
- Ihre IT-Abteilung überprüft die SPAM-Filter.
- Lassen Sie sich eine Liste mit allen Verteilern geben, in denen Sie gelistet sind. Entscheiden Sie anhand dieser Frage über den Verbleib: Sind die Informationen, die über diesen Verteiler geschickt werden, für meine Kernaufgabe wichtig?
- Lassen Sie sich auch eine Liste mit allen Verteilern geben, in denen Ihr Chef gelistet ist, und legen Sie sie ihm zur Bereinigung vor. Lassen Sie ihn dann aus allen „unnützen” Verteilern löschen.
Tipp: Schlagen Sie Ihrem Chef vor, mit einer klaren E-Mail-Strategie gemeinsam gegen unnötige E-Mails und ineffiziente Kommunikation vorzugehen.
Diese Argumente sprechen dafür:
- Die Zeit, in der er unnötige E-Mails liest oder bearbeitet – immerhin mindestens 20 Stunden pro Monat – kann er künftig für wichtigere Dinge nutzen.
- Seine mentale Leistungsfähigkeit wird nicht mehr durch das Lesen unnötiger E-Mails beeinträchtigt.
- Missverständnisse, Fehler und Doppelarbeit – typisch bei ausuferndem E-Mail-Kontakt – werden reduziert.
Ganz wichtig: Erwähnen Sie diskret, dass Günter Weick und Susanne Wagner sogar behaupten, dass CC-E-Mails die Hierarchie im Unternehmen auf den Kopf stellen, schließlich können Mitarbeiter ihren Vorgesetzten so jederzeit zum Handeln drängen.
Langfristig helfen nur klare Anweisungen zum Umgang mit E-Mails für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Besprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten folgende Vorschläge, die garantiert zu weniger E-Mails führen. Nutzen Sie unsere Vorlage, um die Kollegen zu informieren:
Liebe Kolleginnen und Kollegen,
gemeinsam möchten wir etwas gegen die E-Mail-Flut tun, damit wir alle künftig
mehr Zeit für unsere eigentlichen Aufgaben haben. Bitte beachten Sie ab sofort
diese Regeln:
– Schicken Sie interne E-Mails an maximal zwei Adressaten.
– Senden Sie CC-Mails nur in begründeten Ausnahmefällen. Bitte klären Sie zuerst die Zuständigkeit und mailen Sie nur den oder die richtigen Ansprechpartner an.
– Besprechen Sie kritische Themen oder eilige Informationen lieber persönlich.
– Nutzen Sie E-Mails besser dafür, um nach einer Besprechung zusätzliche Informationen zu übermitteln und neue Kontakte zu pflegen.
– Organisieren Sie Ihr Postfach so, dass Sie auf einen Blick zwischen arbeitsrelevanten E-Mails und Hintergrundinformationen etwa aus Newslettern unterscheiden können, beispielsweise durch automatisches Verschieben.
Bei Fragen helfen die IT-Abteilung oder ich Ihnen gerne weiter!
Mit freundlichen Grüßen