Wie viele E-Mails sind heute schon in Ihrem elektronischen Briefkasten gelandet? Und wie viele haben Sie schon an Ihren Chef, Ihre Kollegen oder an Geschäftspartner auf den Weg geschickt? Bestimmt eine Menge. Laut Statistischem Bundesamt werden in Deutschland jährlich über 500 Milliarden E-Mails verschickt. Diese Zahl belegt eindrucksvoll, welche Rolle diese sehr schnelle, einfache und günstige Form der Kommunikation in der privaten und beruflichen Korrespondenz einnimmt. Doch Vorsicht: Die elektronische Post birgt einige Fallstricke. Und damit sind nicht nur versehentliche Tipp- und somit Rechtschreibfehler gemeint. Wobei allein die schon einen falschen Eindruck beim Empfänger hinterlassen können. Im geschäftlichen E-Mail-Verkehr gilt zudem eine Art Etikette für den guten Ton und einige formale Must-Dos. Welche das sind, verrät Ihnen der praktische Knigge für professionelle Business-Mails.
E-Mails sind in Ihrem Alltag das Haupt-Korrespondenzmittel geworden. Damit Ihnen hier keine Fauxpas unterlaufen, folgen Sie einfach diesen zehn Tipps.
Tipp 1: Beachten Sie bei E-Mails alle Regeln, die für jeden Geschäftsbrief gelten
Nur weil eine E-Mail den Empfänger schneller erreicht als ein Brief, heißt das nicht, dass Sie beim Schreiben schneller und damit weniger sorgfältig sein sollen. Denn für E-Mails gilt derselbe Qualitätsanspruch wie für Briefe.
Tipp 2: Formulieren Sie eine aussagekräftige Betreffzeile
Wie viele E-Mails erhalten Sie am Tag? 20, 30? Das geht noch. Einige erhalten über 100 E-Mails. Da muss der Betreff aussagekräftig sein, sonst besteht die Gefahr, dass die E-Mail ungelesen in den Papierkorb wandert. Größter Fauxpas: Ihre E-Mail hat gar keinen Betreff. Passen Sie den Betreff an, wenn sich Inhalte verändern oder neue dazukommen. So wird aus dem Betreff „Terminvorschläge“ beispielsweise dann „Terminbestätigung 20. Oktober 2016“.
Tipp 3: Verzichten Sie auf Emoticons in Business-E-Mails
Was für private E-Mails gilt, gilt noch lange nicht für geschäftliche. Peppen Sie Ihre privaten E-Mails ruhig mit Smileys auf. Aber bitte verzichten Sie darauf in Geschäfts-E-Mails. Smileys sind ein Gag und haben deshalb nichts in den Business-E-Mails zu suchen.
Tipp 4: Fassen Sie sich kurz und formulieren Sie verständlich
Reden Sie nicht drum herum, sondern kommen Sie zum Punkt. Füllwörter, endlos lange Sätze und Floskeln haben in Ihren E-Mails nichts zu suchen. Sie schreiben E-Mails, weil es schnell gehen soll. Genauso schnell sollte der Empfänger Ihre Nachricht lesen können.
Auch für E-Mails gilt, dass sie übersichtlich gestaltet sein sollten. Machen Sie zirka alle fünf Zeilen eine Absatzschaltung. Damit erleichtern Sie dem Empfänger die Lektüre.
Tipp 5: Machen Sie nicht alle Empfängernamen sichtbar
Wenn Sie eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden, achten Sie darauf, dass nicht alle E-Mail-Adressen zu sehen sind, wenn der Verteiler nicht allen Empfängern bekannt sein soll. Das bedeutet, dass die Adressen weder im Feld „An“ noch im Feld „Cc“ auftauchen dürfen. Packen Sie alle Adressen in „Bcc (Blind Carbon Copy), dann kann niemand sehen, wer die E-Mail noch alles erhalten hat. Ihre eigene E-Mail-Adresse tragen Sie in „An“ ein.
Achtung: Die Funktion „Antwort an alle “ sendet die Antwort nur an die sichtbaren Empfänger.
Tipp 6: Vermeiden Sie eine Inflation der Prioritäten
In Outlook haben Sie die Möglichkeit, ein Ausrufezeichen mit Ihrer E-Mail zu verschicken. Sie signalisieren dem Empfänger damit, dass es sich um eine besonders dringende Nachricht handelt. Wenn dem nicht so ist, setzen Sie bitte kein Ausrufezeichen.
Machen Sie selbst bitte sparsam und sorgsam von der "Dringlichkeitsfunktion" Gebrauch! Kennzeichnen Sie nur wirklich dringende E-Mails mit einem Ausrufezeichen.
Tipp 7: Denken Sie an die Signatur
Zu einer Geschäfts-E-Mail gehört, dass Sie an deren Ende Ihre vollständigen Kontaktdaten nennen: Name, Position, Name des Unternehmens mit Rechtsform, Adresse, Telefonnummer, Faxnummer, Homepage.
Um rechtlich immer auf Nummer sicher zu gehen, gehören die Pflichtangaben, wie Sie sie von normalen Geschäftsbriefen kennen, mit in die Signatur, zum Beispiel Handelsregisternummer und Name des Geschäftsführers.
Tipp 8: Schreiben Sie nicht alles klein
Immer mal wieder tauchen E-Mails auf, in denen alles klein geschrieben ist. Die deutsche Sprache unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung. Und die Regeln dafür werden mit einer E-Mail nicht ungültig. Also schreiben Sie nach den Regeln der neuen deutschen Rechtschreibung. Mit der Taste F7 schalten Sie unter Outlook die Rechtschreibprüfung ein.
Tipp 9: Reagieren Sie schnell
Wer sich für die Kommunikation per E-Mail entschieden hat, rechnet mit einer schnellen Antwort. Deshalb gilt: Versuchen Sie immer, innerhalb von 24 Stunden zu reagieren, zumindest mit einem kurzen Zwischenbescheid, dass Sie sich um die Angelegenheit kümmern werden.
So reagieren Sie, wenn Kunden ungeduldig sind:
- Bei bekanntermaßen ungeduldigen Kunden, kommen Sie dem Kunden zuvor. Bevor er nachfragen kann, erhält er von Ihnen einen Zwischenbescheid, dass Sie sich seiner E-Mail bereits mit vollen Kräften widmen.
- Für plötzlich ungeduldige Kunden gilt: Legen Sie sich einen freundlichen Standardtext an, den Sie als Signatur abspeichern, und bitten Sie die Ungeduldigen noch um etwas Geduld.
- Fragen Sie sich: Hat die Ungeduld der Kunden damit zu tun, dass Sie Ihre E-Mails nicht schnell genug beantworten?
Tipp 10: Verwenden Sie die Funktion „Lesebestätigung anfordern“ nur in besonderen Fällen
Wenn Sie diese Funktion für jede E-Mail automatisch eingestellt haben, wird der Empfänger die Frage, ob eine Bestätigung gesendet werden soll, immer nur genervt ablehnen. Dann erhalten Sie auch keine Bestätigung, wenn es einmal wichtig wäre.