Möglicherweise stellt Ihr Unternehmen in diesem Jahr einige Entscheidungen zurück, denn die Aussichten für 2009 sind durch die Finanzkrise nur schwer kalkulierbar. Mit Investitionen hält man sich zurück. Die Finanzkrise macht es vielleicht erforderlich, dass Sie Geschäftspartnern absagen, obwohl Sie kurz vor Vertragsabschluss standen.
Worauf Sie bei Ihren Formulierungen in Zeiten der Finanzkrise achten sollten
Bei solch schwierigen Briefen passiert es schnell, dass man versucht, sich hinter Floskeln zu verstecken. Typisch sind Formulierungen wie "Wir kommen nicht umhin" und "Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass ...". Das Problem bei diesen Floskeln ist, dass sie wenig ehrlich wirken. So ist das mit Floskeln. Wenn Sie möchten, dass Ihr Brief ehrlich und individuell wirkt, sollten Sie gerade in Zeiten der Finanzkrise auf jede Floskel verzichten.
So nicht:
Wir müssen Ihnen heute leider mitteilen, dass wir Ihnen den Auftrag wider Erwarten nicht erteilen können.
Besser so:
Wir haben uns die Entscheidung nicht leicht gemacht. Wir müssen einen Rückzieher machen und werden Ihnen den Auftrag nicht erteilen können.
So nicht:
Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir uns gezwungen sehen, in Zeiten der Weltwirtschaftskrise die Auftragserteilung zurückzustellen.
Das liest sich sehr holprig und unpersönlich.
Besser so:
Entschuldigen Sie bitte, dass Sie den Zuschlag für den Auftrag nicht wie besprochen erhalten. Es war auch aus unserer Sicht alles in trockenen Tüchern. Die Gesamtsituation hat sich in diesem Jahr jedoch durch die allgemeine Finanzkrise für uns verändert.
Gibt es rechtlich etwas zu beachten?
Wenn Ihr Chef oder Ihr Unternehmen bereits einen Vertrag unterschrieben hat, können Sie natürlich nicht so einfach absagen – Finanzkrise hin, Finanzkrise her. In der Regel müssen Sie bei Vertragsbruch zumindest eine Strafe oder einen Abschlag zahlen, vielleicht sogar die ganze Summe.
Prüfen Sie deshalb vor der Absage, zu welchen Konditionen Ihr Chef unterschrieben hat. Achten Sie nicht nur auf die rechtlichen Aspekte, sondern auch auf die Regeln eines fairen geschäftlichen Miteinanders.
Machen Sie Mut in der Finanzkrise
Absagen - gerade jetzt in der Finanzkrise - sind immer besonders entmutigend. Stellen Sie sich vor, einem Bauunternehmen sagte ein Großteil der Kunden geplante Projekte ab. Da droht schnell die Insolvenz. Lähmende Angst kann die Folge sein.
Verbinden Sie Ihre Absagen deshalb, wo immer möglich, mit etwas, das Mut macht. Damit signalisieren Sie, dass Sie den Geschäftskontakt aufrechterhalten möchten. Positive Formulierungen, die Mut machen und die Chance in der Finanzkrise aufzeigen, können sogar dazu führen, dass ein langjähriger Lieferant Ihnen die Stornogebühren erlässt, falls Sie bereits einen Vertrag unterschrieben haben.
So nicht:
Wir hoffen für Sie, dass Sie jetzt in der Finanzkrise trotzdem noch einen passenden Arbeitsplatz finden.
Hier entmutigen Sie einen guten Bewerber, dem Sie bereits einen Vertrag angeboten haben!
Besser so:
Wenn Sie einverstanden sind, werde ich Ihre Kontaktdaten aufbewahren. Ich melde mich bei Ihnen, wenn wir die Stelle besetzen können.
Die passenden Musterbriefe finden Sie in Der SekretärinnenBriefeManager – Der umfassende Korrespondenz-Manager für das moderne Sekretariat
So nicht:
Wir dürfen Ihnen versichern, dass wir Sie bei unserem nächsten Auftrag gern wieder berücksichtigen werden.
Durch die vielen Floskeln wirkt dieser Satz unehrlich und überheblich.
Besser so:
Bei unserem nächsten Auftrag erhalten Sie bei diesen Konditionen sicher den Zuschlag.