Wieder einmal eine Einladung ... Und wieder einmal kann oder will Ihr Chef nicht teilnehmen. Egal. Auf jeden Fall verlangt es die Höflichkeit, dass Sie ein paar nette Zeilen schreiben.
Das sollten Sie nicht mehr schreiben:
Sehr geehrter Herr Meier,
aufgrund eines anderen sehr wichtigen Termins ist es mir bedauerlicherweise nicht möglich, Ihrer Einladung Folge zu leisten.
Auch nicht gut:
Sehr geehrte Frau Schröder,
reisebedingt ist es mir nicht möglich, Ihre Einladung anzunehmen.
Schreiben Sie lieber so:
Vorschlag 1
Lieber Herr Dr. Gärtner,
Ihre Einladung klingt sehr viel versprechend. Schade, dass ich an Ihrer Feier nicht teilnehmen kann.
Vorschlag 2
Sehr geehrte Frau Remmin,
ich habe mich sehr über Ihre Einladung zum Weihnachtsball gefreut. Leider bin ich zu dieser Zeit nicht im Lande. Deshalb muss ich Ihnen dieses Mal „einen Korb geben“.
Vorschlag 3
Lieber Herr Meierkord,
ich hatte mich schon auf unser Treffen am 23. April 2007 gefreut. Nun muss ich Ihnen leider doch absagen.
Vorschlag 4
Herzlich gern,
sehr geehrte Frau Richter,
wäre ich am 6. Dezember zu Ihrer Nikolausfeier gekommen. Ausgerechnet an diesem Abend bin ich schon seit langer Zeit verplant. Der Termin lässt sich leider nicht verschieben.
Vorschlag 5
Ihre Einladung,
sehr geehrter Herr Becher,
klingt verlockend. So verlockend, dass meine Sekretärin bereits alle Hebel in Bewegung gesetzt hat, einen schon bestehenden Termin an diesem Tag zu verschieben. Keine Chance, leider.
Vorschlag 6
Sehr gern,
sehr geehrte Frau Mertens,
wäre ich am 12. Dezember dabei gewesen. Doch Mitte Dezember bin ich für zwei Wochen geschäftlich in den USA. Am 12. werde ich in Seattle erwartet.
Der Office-Korrespondenz-aktuell-Tipp:
Wir empfehlen Ihnen, keine konkreten Gründe anzugeben, weshalb Ihr Chef einen Termin nicht wahrnehmen kann. In den meisten Fällen geht es den Geschäftspartner nichts an, welche anderen Verpflichtungen man hat.
Es ist völlig unerheblich, was Ihren Chef davon abhält, der Einladung zu folgen. Bleiben Sie bei einer allgemeinen Erklärung.
Ausnahme:
Sollte ein sehr überzeugender Grund vorliegen, beispielsweise eine Auslandsreise, kann dieser genannt werden. Auch wenn der Verdacht naheliegen könnte, Ihr Chef wollte sich vor der Veranstaltung einfach nur drücken, kann ein überzeugender Grund genannt werden.