Herbstzeit – Messezeit. Machen auch Sie Jahr für Jahr diese Erfahrung? – Die anstrengenden Messetage sind vorbei, Sie und Ihre Mitarbeiter haben viel Zeit in Planung, Bau und Betreuung Ihres Messestands investiert. Und danach die bange Frage: "Was hat die Messe meiner Firma eigentlich gebracht?" Verkäufe? – In den seltensten Fällen. Geschäftskontakte? – Ja, aber Sie wissen nicht, ob sie sich auszahlen. Neue Aufträge für Ihre Firma? Na ja – höchstens ein paar lauwarme Interessenbekundungen.
Nicht selten kommt nach wenigen Wochen das ernüchternde Fazit: "Der ganze Aufwand hat sich gar nicht gelohnt." Das muss aber nicht sein: Gut durchgeführt und nachbearbeitet bietet Ihnen ein Messeauftritt die perfekte Gelegenheit, andere von Ihren Leistungen zu überzeugen und neue Aufträge zu bekommen. Der Schlüssel dazu liegt – wie so oft – in der Korrespondenz. Sprich: in werbewirksamen Nachfassbriefen. Mit wenig Aufwand steigern Sie so den Erfolg Ihres Messeauftritts beträchtlich.
Lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell,
- wie Sie die Adressen und Wünsche von Standbesuchern und Interessenten noch auf der Messe erfassen,
- wie Sie dieses Material erfolgreich nutzen, um nachzuhaken und neue Aufträge zu bekommen.
Legen Sie während der Messe Kontaktformulare für Interessenten bereit
In Zeiten mit viel Andrang am Messestand können Sie und Ihre Mitarbeiter sicher nicht sofort mit jedem Standbesucher sprechen. Gut, wenn Besucher auch dann die Möglichkeit haben, Ihnen ihr Interesse mitzuteilen. Stellen Sie am Messestand eine Box auf, in die Besucher ihre Visitenkarte werfen können. Eine gute Möglichkeit sind Kontaktformulare, kleine Fragebögen, auf denen Besucher ihren Informationswunsch, ihre Adresse und ihre Telefonnummer vermerken können. Auch über Gewinnspiele, Umfragen oder eigene Vorträge und Workshops mit Teilnehmerliste kommen Sie während der Messe an Adressen möglicher Interessenten.
Musterformulare und Vorlagen für erfolgreiche Messe-Nachfassbriefe finden Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Halten Sie Kugelschreiber, Büroklammern und Klebstoff während der Messe bereit
Sorgen Sie dafür, dass auf Ihrem Messestand genügend Kugelschreiber (zum Ausfüllen der Gesprächsnotizzettel oder Fragebögen) bereitliegen. Auch Büroklammern und Klebstoff (zum Anheften der Visitenkarte) dürfen nicht fehlen. Legen Sie diese Dinge nicht zentral an einem Ort aus, sondern verstreut auf Tischen oder Nischen auf dem ganzen Messestand, und denken Sie an Nachschub.
Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Nach der Messe: Lassen Sie nicht locker! Der Erfolg liegt im Nachfassen
Noch so viele Anfragen und Adressen der Besucher Ihres Messestandes bringen Ihnen keine Aufträge, wenn Sie nach der Messe nichts mehr tun. Nutzen Sie die ausgefüllten Gesprächsnotizen und Kontaktformulare gezielt für eine Nachfassaktion. Spätestens zwei Wochen nach Ende der Messe sollte jeder Interessent die gewünschte Information haben, sonst vergisst er seinen Besuch auf Ihrem Messestand wieder.
Unser Tipp: Halten Sie das Messepersonal an, alle Besuchsberichte am Ende eines Messetags ins Büro zu faxen oder gleich nachdem sie ausgefüllt wurden. So können Sie bereits am nächsten Tag einen Brief an den Kunden formulieren. Sollten dann die Berichte tatsächlich im Messe-Wirrwarr verloren gehen, ist es nicht weiter schlimm, da sie Ihnen ja als Faxversion vorliegen.