Betrachten Sie alle Briefe und E-Mails, den Sie schreiben, als eine Art der (Um-)Werbung.
- Bei einer Einladung werben Sie um die Zeit des Adressaten und erhoffen seine Zusage.
- Bei einer Reklamation werben Sie um Verständnis.
Bei all Ihren Briefen und E-Mails sollten Sie sich über zwei Dinge im Klaren sein: über Ihre Ziele und darüber, mit welchen Argumenten Sie die am besten erreichen.
Wenn Sie sich zudem für den Anfang Ihrer Briefe und E-Mails notieren, auf welchen Vorgang, welches Schreiben, Gespräch, Telefonat oder Ereignis Sie sich beziehen, dann steht die Struktur Ihrer Briefe und E-Mails in Grundzügen bereits fest:
- Bezug: Warum schreiben Sie?
- Ziele: Was wollen Sie erreichen?
- Argumente: Warum soll der Empfänger in der gewünschten Weise reagieren?
Auch wenn die Reihenfolge variieren kann, können Sie doch in der Regel fast alle Briefe und E-Mails, ausgenommen Gratulationen und Kondolenzbriefe, mit diesen drei Bausteinen zu Papier bringen.
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Ziele festlegen: Was wollen Sie mit dem Brief oder der E-Mail erreichen?
Bei einem Glückwunschbrief ist Ihr Ziel offenkundig: Sie wollen dem Empfänger oder der Empfängerin eine Freude machen. Bei einem Kondolenzbrief wollen Sie Trost spenden.
Das brauchen Sie selbstverständlich nicht in Ihren Brief hineinzuschreiben, denn es versteht sich von selbst.
Dagegen sollten Sie sich bei allen anderen Briefen und E-Mails sehr wohl darüber Gedanken machen, was Sie erreichen wollen. Überlegen Sie sich, wie die Person, die Ihren Brief oder Ihre E-Mail erhält, aus Ihrer Sicht idealerweise reagieren sollte. Sie können auch mehrere Ziele festlegen beziehungsweise ein Haupt- und ein Nebenziel definieren.
Einige Beispiele:
- Bei einer Einladung möchten Sie, dass die eingeladene Person auch kommt und ggf. vorher ihre Teilnahme verbindlich zusagt.
- Bei einer Beschwerde über eine kaputte Kaffeemaschine möchten Sie, dass der Verkäufer den Defekt kostenlos behebt.
- Bei einer Preisanfrage möchten Sie die gewünschte Information möglichst schnell bekommen.
- Bei einem Angebot möchten Sie, dass der Empfänger es annimmt. Nebenziel ist Rechtssicherheit. Der Empfänger soll Ihnen bestätigen, dass er mit den genannten Konditionen einverstanden ist.
- Bei einer Bewerbung möchten Sie die Chance bekommen, sich persönlich bei Ihrem potenziellen Arbeitgeber vorzustellen.
Bringen Sie Ihre Ziele in Ihren Briefen und E-Mails klar zum Ausdruck, indem Sie den Empfänger zur Reaktion auffordern
Was auch immer Ihr Ziel sein mag – spätestens am Schluss des Briefes oder der E-Mail sollten Sie klar benennen, welche Reaktion Sie sich vom Empfänger oder der Empfängerin erhoffen beziehungsweise welche Sie erwarten. Formulieren Sie diese Aufforderung freundlich, aber lassen Sie keinen Zweifel daran aufkommen, was Sie wollen.
Argumente anführen: Womit können Sie in Ihren Briefen und E-Mails Ihr Anliegen untermauern?
Am sichersten erreichen Sie Ihr Ziel, wenn Sie stichhaltige Argumente anführen.
- Bei einer Bewerbung ist Ihr wichtigstes Argument Ihre Eignung für die Stelle, für die Sie sich interessieren.
- Bei einem Werbebrief oder Angebot sind es die Vorteile, die Ihr Produkt oder Ihre Leistung dem Käufer womöglich bringt.
- Bei einer Beschwerde setzen Sie auf die Einsicht der Person, an die sie sich richtet, indem Sie die Unannehmlichkeiten aufzählen, die Sie hatten. Falls das nichts nützt, können Sie auch handfeste Konsequenzen anführen.
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