Seit dem 1. Januar 2007 wurden durch das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) viele handelsrechtliche Vorschriften geändert. Unter anderem wurde festgelegt, dass auch E-Mails im geschäftlichen Verkehr den gleichen gesetzlichen Formvorschriften genügen müssen, wie Geschäftsbriefe in Papierform.
Prüfen Sie deshalb zwischendurch immer wieder, ob Ihre E-Mails (auch die der Mitarbeiter und Kollegen) den rechtlichen Vorgaben entsprechen.
Assistenz & Sekretariat inside – Steigende Anforderungen im Sekretariat? So bleiben Sie am Ball!
Für wen gelten die Pflichtangaben?
- Einzelkaufleute nach § 37a HGB
- Personenhandelsgesellschaften wie z. B. OHG, KG und GmbH & Co.KG nach §§ 125a, 177a HGB
- Gesellschaften mit beschränkter Haftung nach § 35a GmbHG
- Aktiengesellschaften nach § 80 AktG
- Partnerschaftsgesellschaften nach § 7 PartGG und § 125a HGB
- Genossenschaften nach § 25a GenossenschaftsG
Nicht betroffen sind Freiberufler, Gesellschaften Bürgerlichen Rechts (GbR) und Einzelunternehmer, die keine Kaufleute sind, für die sich aber ähnliche Pflichten aus anderen Vorschriften, z. B. § 15b GewO ergeben können.
1. Alle oben aufgeführten Unternehmen müssen mindestens folgende Angaben in E-Mails, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, aufnehmen:
- den vollständigen Firmennamen, sowie er im Handelsregister, Partnerschaftsregister oder Genossenschaftsregister (Register) eingetragen ist
- Rechtsformzusatz (z. B. GmbH, KG, Kommanditgesellschaft, OHG, AG, e.K. etc.)
- Sitz des Unternehmens (anzugeben ist der satzungsmäßige „Hauptsitz“, auch wenn der Geschäftsbrief z. B. von einer Zweigniederlassung aus verschickt wird)
- Registernummer (des Unternehmens, nicht einer etwaigen Zweigniederlassung)
- Registergericht (des Unternehmens, nicht einer Zweigniederlassung)
2. GmbHs müssen zusätzlich folgende Angaben machen:
- alle Geschäftsführer mit ausgeschriebenem Vor- und Zunamen
- Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden, falls es einen gibt.
3. AGs müssen zusätzlich folgende Angaben machen:
- Vor- und Zunamen aller Vorstandsmitglieder. Der Vorstandsvorsitzende muss als solcher bezeichnet werden.
- Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden
4. Die GmbH & Co. KG muss folgende Angaben machen:
- alle Angaben wie unter Punkt 1. und zwar sowohl für die Komplementär-GmbH als auch für die Kommanditgesellschaft
- Die Komplementär-GmbH muss zusätzlich die Angaben nach Punkt 2. machen.
Assistenz & Sekretariat inside - Der neue Trainingsbrief für die effiziente und erfolgreiche Sekretärin und Assistentin
5. Bei der Genossenschaft müssen zusätzlich aufgenommen werden:
- Vor- und Zunamen aller Vorstandsmitglieder
- Vor- und Zuname des Aufsichtsratsvorsitzenden, falls es einen gibt
6. Bei einer OHG, bei der kein Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind noch die Vorgaben des § 125a Abs. 1 Satz 2 HGB zu beachten. Hier sind unter anderem auch noch die Firmen der Gesellschafter anzugeben.