Kniffligste Korrespondenzfragen: Was ist bei Unterschriften sonst noch zu beachten?

Bei der Unterschrift unterhalb eines Briefs gibt es einiges zu beachten und zu berücksichtigen.

1. Alle Briefe mit Außenwirkung sollten mit Unterschriftenvollmacht unterschrieben werden. Also mit „i. A.“ (im Auftrag), „i. V.“ (In Vollmacht) oder „ppa.“ (per prokura“). Nach DIN 5008 stehen diese Vollmachtskürzel zwischen der Bezeichnung des Unternehmens und der maschinenschriftlichen Namenswiedergabe oder vor der maschinenschriftlichen Namenswiedergabe in derselben Zeile. Der SekretärinnenBriefeManager empfiehlt Ihnen, das Vollmachtskürzel mit der Hand vor Ihre Unterschrift zu schreiben.
2. Wer ohne Unterschriftenvollmacht unterschreibt, signalisiert,  dass er Geschäftsführer/Vorstand ist. Ergänzen Sie deshalb auch in E-Mails Ihr Vollmachtskürzel, damit der Empfänger weiß, mit wem er es zu tun hat.
3. Wiederholen Sie nach Ihrer Unterschrift Ihren vollständigen Namen. Der Empfänger Ihres Schreibens sollte wissen, ob er es mit einem Mann oder einer Frau zu tun hat. Ihr Name steht weder in Gedankenstrichen noch in Klammern. Warum auch? Das Gleiche gilt für Ihren Chef.
4. Zwischen der Angabe Ihrer Firma – nach der Grußformel – und der Unterschrift dürfen Sie so oft schalten, wie Sie mögen. Wie formuliert die DIN 5008 so schön: Die Anzahl der Zeilen richtet sich nach der Notwendigkeit.
5. Sie können unterhalb Ihres mit dem PC wiederholten Namens Ihre Position angeben, müssen es aber nicht. Wenn Sie aber „Sekretärin Bereichsleitung Vertrieb“ oder „Assistentin von Dr. Bernd Richter“ angeben, weiß jeder, mit wem er es zu tun hat. Sie können natürlich auch schreiben „Sekretariat Geschäftsführung“. Genau genommen ist das „Sekretariat“ der Raum, in dem Sie sich aufhalten, und nicht Sie. Umgangssprachlich ist „Sekretariat“ aber akzeptiert.

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