Das Versenden von E-Mails hat sich zum Volkssport entwickelt. Leider achten dabei immer weniger auf die Rechtschreibung oder Grundregeln der Korrespondenz. Im Geschäftsleben gilt aber: Wer nicht unangenehm auffallen will, sollte einige Benimm- Regeln beachten:
1. Fassen Sie sich kurz.
Konzentrieren Sie sich in Ihren Mails auf das Wesentliche. Vermeiden Sie Ausschweifungen. Das spart Übertragungskosten, die Zeit des Lesers und natürlich auch Ihre.
2. Schreiben Sie einen aussagekräftigen Betreff.
In der Betreffzeile sollte in einer Kernaussage zu erkennen sein, worum es geht. Das ist wichtig für die Archivierung, um Mails anhand des Betreffs später leichter zu finden. Das Wort „Betreff“ wird natürlich nicht davor geschrieben.
3. Vergessen Sie die Anrede nicht.
4. Bleiben Sie höflich, und drücken Sie sich direkt aus.
Achten Sie darauf, wie Sie etwas sagen. Im Gegensatz zu persönlichen Gesprächen kommen bei E-Mails die Gefühle (Witz, Ironie, Augenzwinkern) schlecht rüber und werden oft missverstanden.
5. Vermeiden Sie Umlaute und Sonderzeichen.
Mails werden wie jeder normale Brief in Groß- und Kleinbuchstaben geschrieben. Nur Klein- oder Großbuchstaben zu verwenden gilt als unhöflich, und der Text ist schwer lesbar. Vermeiden Sie Sonderzeichen, da immer noch nicht alle Mail-Empfänger diese erkennen und umsetzen können (z. B. Währungsangaben ausschreiben).
6. Verwenden Sie eine kurze Signatur.
Die Absenderangaben einer Mail sollten nur das Notwendigste enthalten, also: voller Name, postalische und elektronische Anschrift. Vermeiden Sie es, Ihre Absenderdarstellung durch Grafiken und Schriften besonders hervorheben zu wollen. Das kostet zu viel Übertragungszeit und Speicherplatz.