Korrespondenz 2010: Bleiben Sie mit zeitgemäßen Schreiben in Erinnerung

A

Abkürzungen:

Verzichten Sie möglichst auf Abkürzungen, wie „MfG“, „Abt.“, „evtl.“, „zzgl“. Es erleichtert die Lesbarkeit und ist höflicher. Der Leser hat sonst den Eindruck, Sie würden ihm so wenig Zeit schenken, dass er mit Ihren Abkürzungen vorlieb nehmen muss.

Achtung! Abkürzungen haben auch in E-Mails, die Sie extern versenden, nichts zu suchen.

Absatz:

Kennzeichnen Sie einen Sinnabschnitt innerhalb des Textes spätestens nach neun Zeilen durch einen Absatz.

Anlagen:

Vermeiden Sie die Formulierungen „Als Anlage erhalten Sie“, „Beiliegend sende ich Ihnen“ oder Ähnliches. Schreiben Sie besser:

• Ich habe diesem Schreiben ein Handbuch beigelegt ...
• In unserem aktuellen Katalog finden Sie alle Informationen zu unserer neuen Produktlinie ...
• Ich schicke Ihnen ...

Wenn Sie die Anlagen bereits im Schreiben genannt haben („Ich habe diesem Schreiben unseren Prospekt beigelegt ...“), braucht Sie das unter „Anlagen“ nicht zu wiederholen.

Achtung! Schicken Sie nie etwas „zu unserer Entlastung“ zurück. Diese Formulierung ist nicht nur altmodisch, sondern sogar grob unhöflich.

Anrede:

Die Standardanrede im Brief ist „Sehr geehrte“, „Sehr geehrter“. Sie sollten sie auf jeden Fall dann verwenden, wenn Sie den Empfänger nicht kennen. Wenn Sie den Empfänger gut kennen und Ihre Wertschätzung ausdrücken wollen, können Sie auch schreiben: „Sehr geehrte, liebe Frau Gruber“. Sehr selten wird auch „Sehr verehrte/ r“ verwendet, auf „Werte/r“ sollten Sie jedoch verzichten. Die Anrede enthält stets die korrekten Titel, also beispielsweise „Sehr geehrter Herr Dr. Müller“ oder „Sehr geehrter Herr Professor Meier“. Die Anredezeile beenden Sie mit einem Komma. Im Anschluss daran wird das erste Wort des Fließtextes klein geschrieben (falls es kein Substantiv ist).

Anrede von mehreren Personen:

Kurze Namen schreiben Sie in eine Zeile. Beispiel:

Sehr geehrte Frau Kurz, sehr geehrter Herr Lang,

Für längere Namen dürfen Sie zwei Zeilen benutzen. Beispiel:

Sehr geehrter Herr Müller-Lüdenscheid,
sehr geehrter Herr Professor Dr. Meier-Schulz, 

Tipp: Wenn Sie mehr als zwei Personen gleichzeitig anschreiben wollen, adressieren Sie den Brief am besten an jeden Empfänger gesondert und listen jeweils die anderen Empfänger im Verteiler auf.

Anschriftenfeld:

„An“ oder „An den“ wird nicht mehr geschrieben. So schreiben Sie zum Beispiel eine Anschrift:

Herrn
Prof. Dr. Walter Meier
Vorsitzender des Vorstands
Olymp GmbH
Olympweg 5
12345 Grünfeld

Auch „Firma“ schreiben Sie nicht mehr in der Briefanschrift, wenn eindeutig hervorgeht, dass es sich beim Empfänger um ein Unternehmen handelt:

Otto Grün KG
Nebelstr. 3
12345 Wetter

B

Berufsbezeichnungen:

Rechtsanwalt, Direktor, Vorstandsvorsitzender und Bürgermeister sind Berufsbezeichnungen im Gegensatz zu Titeln wie Doktor oder Professor. In der Anschrift auf dem Briefumschlag stehen Berufsbezeichnungen in der Regel hinter „Herrn“ oder „Frau“ in der Zeile über dem Namen, zum Beispiel:

Herrn Bürgermeister
Otto Schenk

Längere Berufsbezeichnungen können Sie auch unterhalb des Namens schreiben.

Herrn
Günther Reich
Vorsitzender des Vorstands

Wird die Berufs- oder Tätigkeitsbezeichnung in der Anrede verwendet, entfallen Nachname und Titel, also beispielsweise: „Sehr geehrter Herr Bürgermeister“. Dabei wird die Funktion des Adressaten in den Vordergrund gestellt, nicht seine Person.

Betreff:

Das Wort „Betreff“ wird nicht mehr geschrieben. Schreiben Sie lediglich aussagefähig, kurz und prägnant – aus der Sicht des Empfängers –, worum es sich handelt. Den Betreff schreiben Sie fett. Beispiele:

• Ihre Bewerbung vom 23.2.06
• Einladung zum Informationstag

Wenn Sie den Empfänger etwas besser kennen, dürfen Sie auch kreativ werden und den Betreff in die Anrede einbeziehen. Beispiel:

Wenn der Frühling vor der Tür steht,

liebe Frau Müller,

dann dauert es nicht mehr lange, bis ...

Blocksatz

ist für die Geschäftskorrespondenz nicht empfehlenswert. Er ist vorwiegend längeren Textformen wie Büchern und Zeitschriften vorbehalten.

Für die Korrespondenz am besten:
linksbündiger Flattersatz.

Brieflänge:

Bringen Sie Ihre Informationen auf den Punkt. Je kürzer und klarer, desto besser für den Empfänger. Ihre Briefe dürfen gerne nur ein paar Zeilen lang sein. Maximale Länge: 1 DIN-A4-Seite. Schriftgröße: nicht kleiner als 11 pt.

Müssen Ihre Ausführungen unbedingt länger sein, dann verfassen Sie ein 1-seitiges Anschreiben, auf dem Sie die Folgeinformationen stichpunktartig und mit Seitenzahl gliedern. So kann sich der Empfänger die Informationen aus den Folgeseiten herausgreifen, die ihm wichtig erscheinen.

Briefstruktur:

Die inhaltliche Struktur eines Briefes gliedert sich in den Einstieg, den Hauptteil und den Schluss:

E

E-Mails

sollten Sie dann einsetzen, wenn Sie viele Leute mit einer kurzen Nachricht schnell erreichen wollen oder wenn Sie eine kurze Nachricht haben, die nicht einen offiziellen Charakter haben muss, wie zum Beispiel eine Unterschrift. Beachten Sie, dass E-Mails nicht sicher und vertraulich sind. Die Vorzüge dieses Kommunikationsmediums liegen auf der Hand: Es ist schneller und deutlich billiger als die Post. Aber Vorsicht: Lassen Sie sich durch den informellen Charakter von E-Mails nicht aufs Glatteis führen: E-Mail-Korrespondenz hat grundsätzlich Beweiskraft, auch in einem Gerichtsprozess; Frankfurter Arbeitsgericht (Az. 7 Ca 5380/01).

Achtung! Auch für E-Mails gilt die neue deutsche Rechtschreibung. Mails, in denen alles kleingeschrieben ist, sind unhöflich. Geben Sie auf jeden Fall den Betreff der E-Mail ein. Beginnen Sie Ihre Mail mit einer Anrede. Selbst wenn es bei häufigem E-Mail-Kontakt nur ein „Hallo“ ist. Schreiben Sie nie „MfG“ oder gar „LG“ für „Liebe Grüße“. Und: Unter jede Mail gehört eine vollständige Signatur. Sie machen es dem Empfänger sonst sehr schwer, Sie anders als per E-Mail zu erreichen.

F

Faxe:

Mittlerweile werden in deutschen Unternehmen mehr E-Mails als Faxe versendet. Doch der Versand einer Faxnachricht ist in vielen Situationen nach wie vor sinnvoller als der Versand einer E-Mail. In diesen Fällen macht Faxen Sinn:

• Sie versenden mehrere Kopien von einem Vorgang, die Sie nicht im PC gespeichert haben, zum Beispiel Buchkopien.
• Der Übertragungsweg per E-Mail ist Ihnen nicht sicher genug, und Sie wissen, dass der Empfänger das Dokument am Empfangsfax sofort abfängt, sodass es kein anderer einsehen kann.
• Sie haben ein Originaldokument, eventuell ein ausgefülltes Formblatt, das Sie sonst einscannen müssten.

G

Grußformel:

Sie schließt den Brief ab. Standardformeln sind:

• Mit freundlichen Grüßen
• Mit freundlichem Gruß
• Freundliche Grüße
• Viele Grüße
• Viele Grüße aus Hamburg
• Viel Erfolg wünscht Ihnen
• Mit freundlichen Grüßen aus München

Achtung! „Mit freundlicher Empfehlung“ ist veraltet. Im diplomatischen Schriftverkehr oder mit hoch gestellten Persönlichkeiten wird jedoch häufig noch „Hochachtungsvoll“, „Mit besonderer Hochachtung“, „Mit vorzüglicher Hochachtung“ oder „Mit ausgezeichneter Hochachtung“ verwendet.

H

Handschriftliches:

Handschriftliches ist, bis auf die Unterschrift, in Geschäftsbriefen nicht angemessen. Also: Keine handschriftlichen Nachbesserungen, zum Beispiel das Einsetzen eines Kommas. Dies wirkt unprofessionell. Aber: Wenn Sie einen Kondolenzbrief, einen Genesungsbrief oder einen anderen persönlichen Brief versenden, ist ein handschriftlich verfasster Brief besser als ein PC-geschriebener. Zumindest Anrede und Unterschrift sollten in diesen Fällen mit der Hand geschrieben sein. Vorzugsweise schreiben Sie mit Füller. Das gibt dem Schreiben eine edle Note. Stilvoll ist es auch, wenn der Umschlag mit der Hand beschriftet ist. Die Briefmarke ist hier ein Muss. Tabu: die Frankiermaschine.

Ausnahmen in der Geschäftskorrespondenz: Ein Faxdeckblatt dürfen Sie mit der Hand beschriften, wenn es schnell gehen soll. Und auf Kurzbrief-Formularen ist der handschriftliche Vermerk selbstverständlich, alles andere wäre zu umständlich.

Herr“

oder „Herrn“? Die Anrede „Herrn“ im Anschriftenfeld eines Briefes resultiert aus der nicht mehr aktuellen Anschriftenregelung „An Herrn“. Dabei handelt es sich um einen Akkusativ (Wen-Fall). Der Akkusativ bleibt bestehen, weil man sich das „An“ zwar dazu denkt, aber nicht mehr schreibt. Deshalb: Nur die Schreibweise „Herrn“ ist richtig.

I

Ich:

Früher hieß es: „Der Esel nennt sich immer selbst zuerst!“ Diese Einstellung ist veraltet. Beginnen Sie einen Satz getrost mit „Ich“, wenn es nötig ist. Sie drücken damit die wahre Emotion oder den Sachverhalt viel glaubwürdiger aus, als wenn Sie die Regeln für die Satzkonstruktion über den Haufen werfen.

N

Nach Diktat verreist:

Unterzeichnen Sie einen Brief nie mit „nach Diktat verreist“, wenn Ihr Chef nicht anwesend ist. Das geht niemanden etwas an. Entscheiden Sie sich besser für diese moderne Variante:

Mit freundlichen Grüßen

Meyer KG
Klaus Meyer

i.A. Claudia Schröder (Ihre Unterschrift)

Claudia Schröder (mit dem PC geschrieben)

P

Persönlich:

Es ist ein Irrtum zu glauben, dass die Poststelle eines Unternehmens den Brief nicht öffnen darf, wenn der Name des Mitarbeiters vor dem Firmennamen steht:

Frau
Sabine Schwind
Astor GmbH
Wurzelstr. 7
89637 München

Dieser Brief darf von der Poststelle und anderen zuständigen Mitarbeitern geöffnet werden, weil sonst im Krankheitsfall – oder wenn Frau Schwind im Urlaub ist – wichtige Post unbearbeitet bliebe.

Nur der Vermerk „Persönlich“ verpflichtet zur Vertraulichkeit im Sinne des Briefgeheimnisses (Artikel 10 Grundgesetz):

Persönlich
Frau
Birgit Meier
Rieger GmbH
Möllerstraße 12-14
13546 Berlin

PS:

Postskriptum (PS) kommt aus dem Lateinischen und bedeutet „nach dem Geschriebenen“. Es steht deshalb am Ende eines Briefes. Das Postskriptum wurde früher dazu benutzt, Vergessenes an das Briefende zu setzen. Heute wird das PS als rhetorisches Mittel verwendet, um am Briefende auf etwas Besonderes aufmerksam zu machen. Das Postskriptum wird oft falsch geschrieben.

Häufig liest man die Schreibweisen „P.S.:“ oder „PS.:“ Das ist falsch. Die einzige zulässige Schreibweise der Abkürzung für „Postskriptum“ ist „PS:“. Sie setzen es mit einer Leerzeile Abstand zur gedruckten Unterschrift. Beispiel:

Tanja Schäfer (Ihre Unterschrift)

Tanja Schäfer (mit PC geschrieben)

PS: Am 29.3.2006 ist letzter Abgabetermin für das 1. Quartal. Nicht vergessen!

S

Schrift:

In den meisten Unternehmen wird eine einheitliche Schriftart gewünscht, die im Sinne der Corporate Identity festgelegt wurde. Wenn es in Ihrem Unternehmen keine Vorgaben gibt, beachten Sie Folgendes: Wählen Sie eine gut lesbare Schrift. Times New Roman und Arial gehören zu den lesefreundlichsten Schrift-Typen.

Wenn Sie eine andere Schrift schöner finden, sollte es zumindest eine Schriftart mit Serifen sein, weil diese am lesefreundlichsten ist. Als Serife bezeichnet man die (mehr oder weniger) feinen Linien, die einen Buchstabenstrich am Ende, quer zu seiner Grundrichtung, abschließen. Die bessere Lesbarkeit kommt dabei vor allem durch die Betonung der Grundlinie und Mittellinie einer Schrift durch die Serifen zustande.

T

Titel

gehören zum Namen. Beispiele:

Im Anschriftenfeld:
Herrn
Dr. Dr. Hugo Wichtig

In der Anrede:
Sehr geehrter Herr Dr. Wichtig,

Im Anschriftenfeld wird der Professor abgekürzt:
Herrn
Prof. Dr. Herbert Genau

In der Anrede wird der Professor ausgeschrieben:
Sehr geehrter Herr Professor Genau,

Ein Professor Dr. wird so angeschrieben:
Sehr geehrter Herr Professor Dr. Rot,

Weitere akademische Titel wie Dipl.- Ing. oder Dipl.-Kfm. werden in der modernen Korrespondenz weder im Anschriftenfeld noch in der Anrede genannt. Aus Höflichkeit gegenüber der älteren Generation können Sie sie noch in der Anschrift aufführen. In der schriftlichen Anrede entfallen sie in jedem Fall:

Im Anschriftenfeld:
Frau
Dipl.-Kffr. Petra Winter

In der Anrede:
Sehr geehrte Frau Winter,

Dr. und Dipl.-Ing. zugleich?

Hier gilt ganz klar die Empfehlung, dass die Nennung des Diplom-Ingenieurs dem Titel „zum Opfer fällt“. Der Dipl.-Ing. taucht auf gar keinen Fall in Anschrift und Anrede auf.

U

Unterschrift:

Schreiben Sie mit dem PC immer Ihren vollen Namen mit ausgeschriebenem Vornamen unter Ihre Unterschrift, so dass der Empfänger nicht über Ihr Geschlecht rätseln muss. Ihre handschriftliche Unterschrift wird aufgewertet, wenn Sie einen Füller mit blauer Tinte benutzen. Die Unterschrift darf nicht in den Gruß hineinoder nach links hin über die Textlinie hinausragen. Sie sollte lesbar sein, weder übergroß noch unterstrichen.

W

Währungsbezeichnungen

können vor oder hinter dem jeweils zugeordneten Betrag stehen. Im Fließtext sollten sie jedoch besser hinter dem Betrag stehen, um das Lesen zu erleichtern.

Bei der Schreibweise haben Sie die Wahl zwischen der internationalen Schreibweise oder den Symbolen: USD oder $, JPY oder ¥, EUR oder €. Verwenden Sie jedoch in E-Mails stets die internationale Schreibweise (EUR) – die Symbole kommen beim Empfänger oft nicht an! Cent-Beträge schreiben Sie folgendermaßen: 0,30 EUR oder 0,30 €.

Z

Zu Händen (z. H. oder z. Hd.):

Dieser Hinweis, ob ausgeschrieben oder abgekürzt, ist veraltet. Schreiben Sie einfach:

Pirzer GmbH
Frau Pia Grüner

Damit ist klar, dass dieser Brief „zu Händen“ von Frau Grüner geht.

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