Vermeiden Sie unseriöse Fehler in Ihrer Korrespondenz
Kennen Sie folgende Situation:
- Sie haben einen Brief geschrieben, lesen ihn Korrektur und geben ihn dann zur Unterschrift Ihrem Chef. Der gibt Ihnen den Brief wieder zurück und hat einen Tippfehler gefunden. Sie ärgern sich – und wie!
Dieses Problem kennen die meisten Sekretärinnen: Trotz größter Anstrengung werden Tippfehler leider noch zu häufig übersehen. Das liegt daran, dass Sie wissen, was Sie schreiben wollten. Ihre Augen sehen den Fehler, aber Sie realisieren ihn nicht.
6 Tipps: So vermeiden Sie in Zukunft ärgerliche Flüchtigkeitsfehler
Falls möglich: Lassen Sie, bevor Sie einen Brief an Ihren Chef weitergeben oder gar rausschicken, ihn von einer Kollegin gegenlesen.
Denn: Ein anderer weiß nicht, was Sie schreiben wollten, und sein Auge liest den Fehler nicht nur, sondern erkennt ihn tatsächlich.
1. Lesen Sie von unten nach oben
- Wenn Sie entgegen der normalen Leserichtung Korrektur lesen, achten Sie mehr auf einzelne Worte als auf die Bedeutung des Geschriebenen.
- Das hilft Ihnen, Tippfehler schneller zu erkennen.
2. Lesen Sie laut
- Wenn Sie den zu korrigierenden Text laut lesen, werden Sie nicht nur Schreibfehler, sondern zusätzlich merkwürdige Formulierungen aufdecken.
3. Lassen Sie sich Zeit
- Lesen Sie nicht unmittelbar nach der Texteingabe Korrektur.
- Machen Sie nach Fertigstellung eines Schreibens etwas anderes, und korrigieren Sie den Text ein wenig später.
- Dann erscheint Ihnen der Text neuer, und Sie lesen aufmerksamer.
4. Nutzen Sie die Rechtschreibkontrolle
Obwohl nahezu alle Sekretärinnen mit einer Textverarbeitung agieren, die über eine automatische Rechtschreibkontrolle verfügt, werden die angemarkerten – also falsch geschriebenen – Worte dennoch gelegentlich ignoriert. Also:
- Zwingen Sie sich dazu, beim Korrekturlesen zuerst auf die markierten Stellen im Text zu achten.
5. Lesen Sie doppelt Korrektur
- Achten Sie beim ersten Korrekturlesen primär auf den Inhalt.
- Beim zweiten Korrekturlauf stehen die Schreibfehler im Vordergrund.
6. Keine Bildschirm-Korrektur
- Korrekturlesen am Bildschirm ist immer schwierig.
- Den letzten „Lesedurchlauf“ sollten Sie immer am ausgedruckten Dokument vornehmen.