Kurzmitteilungen sollen die Arbeit erleichtern. Kurzmitteilungen sind praktisch, insbesondere als Ersatz für einen Begleitbrief, wenn Unterlagen verschickt werden. Dann steht die Anlage im Vordergrund und nicht die Nachricht. Für Kurzmitteilungen können Sie fertige Vordrucke kaufen oder selbst mit Ihrem Logo drucken lassen. Das folgende Beispiel kommt so oder ähnlich oft vor:
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Kurzmitteilung
Ansprechpartner/in:
Telefon:
Fax:
Zeichen:
Datum:
Sehr geehrte Damen und Herren!
Mit der Bitte um
o Verbleib
o Rückgabe
o Erledigung
o Rücksprache
o Kenntnisnahme
o Prüfung
o weitere Veranlassung
o Stellungnahme
o Weitergabe
Mit freundlichen Grüßen
- Dass es eine Kurzmitteilung ist, muss nicht oben stehen. Das sieht der Empfänger.
- Die Bitte um Verbleib ist im Grunde unsinnig. Wer oder was wird gebeten zu verbleiben?
- Die Bitte um Kenntnisnahme ist überflüssig. Wenn Sie Unterlagen nicht zur Kenntnisnahme schicken, dann können Sie Papier und Porto gleich sparen.
Auch die anderen Worte (Prüfung, weitere Veranlassung, Stellungnahme,
Weitergabe) klingen umständlich. Kurzmitteilungen erleichtern die Arbeit
nur, wenn Standardtexte zum Ankreuzen vorgedruckt sind. Gleichzeitig
sollten sie aber nicht bürokratisch sein, sondern freundlich und direkt.
Office Korrespondenz aktuell empfiehlt: Erstellen Sie eigene Kurzmitteilungen, auf denen Ihr Firmenname und Logo aufgedruckt sind. Hinter den Ankreuzkästchen können ganze Sätze stehen. Beschränken Sie sich auf das, was in Ihrem Geschäftsalltag häufig vorkommt. Lassen Sie vor der Grußformel drei Leerzeilen, dann hat der Absender die Möglichkeit, eine kurze Notiz zu formulieren. Wie eine moderne Kurzmitteilung aussehen könnte, zeigt Ihnen das folgende Beispiel –
lassen Sie sich davon inspirieren!
Kurzmitteilung: nachher
Ansprechpartner/in:
Telefon:
Fax:
Zeichen:
Datum:
Guten Tag,
ich hatte Ihnen die beiliegenden Unterlagen versprochen.
o Mit bestem Dank zurück!
o Bitte prüfen Sie sie (bis: .....).
o Melden Sie sich bitte, damit wir darüber sprechen können.
o Ich brauche dazu eine Stellungnahme von Ihnen (bis: ...).
o Bitte veranlassen Sie alle notwendigen Schritte.
o Senden Sie mir die Unterlagen bitte zurück? Danke.
o Geben Sie die Unterlagen bitte weiter an:
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Viele Grüße aus Dortmund