Ob Sie wollen oder nicht: Ihr Job als Sekretärin erfordert oft außerordentliches Geschick und Diplomatie. Es ist nicht immer einfach, die Interessen aller Beteiligten in Übereinstimmung zu bringen.
In DerSekretärinnenBriefeManager habe ich im Kapitel A140 "Absagen, Lügenbriefe" neben vielen Musterbriefen ein paar Tipps für charmante und individuell formulierte Lügenbriefe gefunden. So schreiben Sie auf jede Einladung eine freundliche und glaubhafte Absage.
Warum Sie manchmal Lügenbriefe schreiben müssen
Ihr Chef erhält eine Einladung. Er hat keine Lust, sie anzunehmen. Soll er etwa "Ihr Geburtstag interessiert mich nicht." oder "Ihr Messesand ist mir egal." schreiben? Jetzt sind Sie gefordert: Sie müssen für Ihren Chef einen Lügenbrief verfassen, der aber vom Empfänger nicht als solcher erkannt werden sollte, denn eine wirklich gute Begründung gibt es nicht für Absagen.
Natürlich gibt es Situationen, da müssen Sie der Wahrheit ein wenig auf die Sprünge helfen. Nennen Sie es Anpassung an die geänderten Umstände.
Was Sie in Ihren Lügenbriefen nicht schreiben sollten
Es gibt Formulierungen, die Sie in Ihren Lügenbriefen unter allen Umständen vermeiden sollten.
So nicht:
"Sie glauben gar nicht, wie leid es mir tut, dass ich am 2. November 2007 nicht nach Berlin kommen kann; aber außergewöhnliche Ereignisse in unserem Hause erfordern meine Anwesenheit."
Besser so:
"Ich habe mich über Ihre Einladung nach Berlin gefreut. Bitte seien Sie nicht böse, aber ich kann leider nicht kommen. Ausgerechnet am 2. November 2007 habe ich einen wichtigen Termin, der sich nicht verschieben lässt."
Mein Tipp: Werden Sie mit Ihrer Lügengeschichte nur nicht zu konkret. Ein höflicher, aber dennoch bestimmter Grundton ist vollkommen ausreichend. Versuchen Sie eine möglichst schlüssige und einleuchtende Begründung zu finden. Behaupten Sie in Ihrem Lügenbrief nicht, dass Ihr Chef unterwegs ist, wenn das nicht stimmt. So etwas fliegt auf. Spätestens dann, wenn Ihr Chef an dem entsprechenden Tag selber ans Telefon geht.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für den Versand Ihres Lügenbriefes?
Wenn keine Zu- oder Absagefristen angegeben sind, seien Sie fair zum Einladenden und versuchen Sie möglichst schnell zu reagieren. Einen Tag vor einem Termin abzusagen, gehört sich einfach nicht.
Am besten stecken Sie die Antwortkarte und den Lügenbrief parallel in die Post. Damit stellen Sie sicher, dass Gastgeber und Organisationsteam parallel informiert sind, und Sie beweisen guten Stil.
Mein Tipp: Handelt es sich bei dem Termin eher um eine kleine Veranstaltung, warten Sie mit dem Lügenbrief ruhig ein bißchen länger. Nichts ist peinlicher, als wenn der Gastgeber den Termin verschiebt, nur weil er Ihren Chef unter allen Umständen dabei haben will. Dann ist nämlich guter Rat teuer.
Grundsätzlich sollten Sie auch nicht mit anderen über die Beweggründe für die Absage und somit für Ihren Lügenbrief sprechen. Es reicht, wenn Sie und Ihr Chef Bescheid wissen. Es wäre nämlich nicht das erste Mal, dass ein Kollege, der an der Veranstaltung teilnimmt, sich verplappert oder auf die Rückfrage des Gastgebers hin, rot wird.