Mit jedem Brief, den Sie schreiben, repräsentieren Sie Ihr Unternehmen. Daher sollte jede Korrespondenz, die Ihren Schreibtisch verläßt, fehlerfrei, übersichtlich und eindeutig sein.
Schnell schleichen sich Formulierungen und Gewohnheiten ein, die vielleicht üblich, aber in der modernen Zeit nicht mehr angemessen sind. Beispielsweise ist der Ausdruck „In der Anlage erhalten Sie ...“ nicht nur falsch (korrekt ist: „Als
Anlage ...“), sondern auch unnötig. Frischer, moderner und lebendiger wirkt die Aussage: „... senden wir Ihnen das anliegende Protokoll“.
Es gibt einige einfache Grundregeln für einen dynamischen und dennoch eleganten Schreibstil, mit denen Sie Ihre Korrespondenz einfach und schnell modernisieren können:
1. Substantive vermeiden
Statt „der Meinung zu sein ...“ können Sie auch einfach „meinen“, und statt etwas „zur Durchführung zu bringen ...“, können Sie es einfach „durchführen“.
2. Phrasen umgehen
Formulierungen wie „Beiliegend erhalten Sie ...“ / „In der Anlage ...“ oder „Bezugnehmend auf ...“ haben sich zwar in der Wirtschaftssprache eingebürgert, wirken aber heutzutage überholt und umständlich.
3. Fremdwörter ersetzen
Fremdwörter zeugen nicht automatisch von der fachlichen Kompetenz Ihres Unternehmens. Viel schwieriger ist die einfache und verständliche Wiedergabe eines komplizierten Sachverhalts – das wird auch vom Kunden stärker honoriert.
4. Füllwörter weglassen
Wörter ohne konkrete Bedeutung blähen Ihren Brief nur auf. Zudem läßt er sich auch schwieriger lesen. Verzichten Sie lieber auf den übermäßigen Gebrauch von Wörtern wie „auch, also, durchaus, nämlich, nunmehr, eben, daher“.