"Bezug nehmend auf das soeben geführte Telefonat" und "In der Anlage übersenden wir Ihnen" sind Standardsätze, die Sie sichernur all zu gut kennen und vermutlich leid sind - genau wie Ihre Empfänger.
Wenn Sie Abwechslung in Ihre Korrespondenz bringen wollen, dann liefert Ihnen Das Sekretärinnen-Handbuch hierzu alle wichtigen Briefe, Faxe und E-Mails bereits vorformuliert.
Aber diese umfangreiche Sammlung liefert Ihnen neben unzähligen Musterbriefen auch alles, was Sie für eine perfekte Korrespondenz heutzutage sonst noch benötigen. Denn auch komplett ausformulierte Musterbriefe können Ihnen nicht immer helfen. Manchmal passt die eine oder andere Formulierung einfach nicht. Dann brauchen Sie Alternativen, die Sie wie ein Puzzle zusammenfügen können. Hier ein guter Einstiegssatz, da eine stilsichere Formulierung und als Tüpfelchen auf dem "I" eine individuelle Grußformel.
Es geht auch ohne Musterbriefe
Musterbriefe werden häufig als zu starr empfunden. Für viele ist der Aufwand einen Musterbrief für den entsprechenden Anlass umzuformulieren schlichtweg zu groß. Hier empfehle ich eine Art Baukastensystem. Manchmal reicht z. B. schon ein guter Einstiegssatz und schon schreibt sich der Brief wie von alleine. Gerade bei so schwierigen Themen wie z. B. Kondolenzbriefen kann ein Musterbrief zwar helfen, aber zusätzlich ein paar alternative Formulierungsvorschläge zu haben, ist Gold wert. "Die Nachricht vom Tod Ihres Mannes hat uns alle berührt. Wir trauern mit Ihnen.", "In Ihrem Leben ist eine Lücke entstanden. Ich wünsche Ihnen die Kraft, dass Sie diese Lebenskrise meistern werden." oder "Wie unwichtig und belanglos erscheinen mir heute meine täglichen Sorgen im Vergleich zu Ihrer so schmerzlichen Situation." Das sind nur drei der vielen Formulierungsvorschläge, die ich im Sekretärinnen Handbuch gefunden habe.
So erstellen Sie Ihre eigenen Musterbriefe
Sie müssen ja nicht alle Standardbriefe in die hinterste Ecke Ihrer Ablage verbannen, um frischen Wind in Ihre Korrespondenz zu bringen. Nehmen Sie sich z. B. Ihren altbewährten Geburtstags-Musterbrief zur Hand und peppen Sie ihn auf. Das ist einfacher als Sie jetzt vielleicht denken.
Mein Tipp: Vielleicht kennen Sie das ja von den Menukarten im Restaurant: Man kann z. B. beim Hauptgang zwischen drei Gerichten wählen. Schreiben Sie doch einfach EIN Glückwunschschreiben mit drei unterschiedlichen Einstiegssätzen, drei unterschiedlichen Hauptteilen und drei unterschiedlichen Grußformeln. So haben Sie quasi neun Musterbriefe in einem und je nach Empfänger fügen Sie die Teile optimal zusammen. Das spart Sie jede Menge Zeit und wenn Sie eine bessere Formulierung finden, tauschen Sie einfach diesen Teil in Ihrem Musterbrief aus.