Damit nicht nur die Formulierungen Ihrer Weihnachtsbriefe stimmen, son- dern auch das „Drumherum“ zu den festlichen Briefen passt, beachten Sie die folgenden wichtigen Tipps.
Wann ist ein persönlicher Brief sinnvoll?
Individuelle Weihnachts- und Neujahrsbriefe zu schreiben ist zeitaufwändig und kostspielig. Deshalb ist es wenig sinnvoll, individuelle Briefe an alle und an jeden zu schicken.
Persönliche Briefe gehen bevorzugt an die wichtigsten Institutionen, Geschäftsfreunde und Kunden, vor allem an jene, mit denen Sie über das Geschäftliche hinaus zwischenmenschliche Beziehungen verbinden.
Dann finden sich gute Ansatzpunkte für persönliche Weihnachtsbriefe – aus dem gemeinsam Erlebten, aus dem gemeinsamen Interesse oder aus aktuellen Themen der Wirtschaft und der Politik.
Für alle anderen: Karte oder Brief?
Für Weihnachtsgrüße eignet sich besonders der Brief als individuelles und wirksames Mittel der Kontaktpflege, vor allem bei ausgewählten Kunden.
Der Brief ist deshalb der Weihnachtskarte generell vorzuziehen, obwohl er mehr Zeit erfordert. Auch eine vorgedruckte stilvolle Karte zeigt, dass Sie höflich und aufmerksam sind, an den Empfänger denken und den traditionellen Anlass für Grüße und Wünsche nutzen.
Bedenken Sie aber: Selbst die geschmackvolle Karte kann eher uniform wirken und den Eindruck von Routine verstärken. Karten landen vermutlich rascher im Papierkorb, zusammen mit den Karten anderer Absender.
Sie können die positive Wirkung von Karten erhöhen,
- wenn Sie speziell für Sie gedruckte, individuelle Karten versenden,
- wenn Sie den vorgedruckten Text durch persönliche, mit der Hand geschriebene Mitteilungen ergänzen.
Mit Weihnachtskarten von gemeinnützigen Einrichtungen, zum Beispiel dem UNICEF-Kinderhilfswerk, zeigen Sie zusätzlich soziale Verantwortung. Grußkarten für Firmen, auf Wunsch mit eingedrucktem Text, erhalten Sie auch bei örtlichen UNICEF-Arbeitsgruppen. Die Adresse finden Sie im Telefonbuch oder im Internet.
Bei großen Aussendungen geht’s auch per Serienbrief
Statt des persönlichen, individuellen Briefs oder der Standardkarte ist ein speziell für Sie gedruckter Standardbrief denkbar.
Hübsch oder originell gestaltet, mit passender Grafik ergänzt, kann er sich gut von der Masse der üblichen Weihnachtskarten abheben.
Fragen Sie zunächst bei einer örtlichen Druckerei, im Bürohandel oder bei einem Grafikerbüro nach Mustern. Oder verlangen Sie original Mayflower-&-Schwalbe-Briefbögen, die für diesen Zweck besonders geeignet sind.
Welcher Briefbogen ist der richtige?
Grundsätzlich ist Ihr normaler Geschäftsbriefbogen für Weihnachtsgrüße geeignet. Wenn Sie besonders individuell oder persönlich schreiben wollen – z. B., weil Sie einen persönlichen Kontakt zum Briefempfänger haben –, können Sie im Einzelfall auch in der Ich-Form auf Geschäftsbriefbogen schreiben.
Schreiben bei ausgewählten Empfängern Mitglieder der Geschäftsleitung persönlich, nehmen Sie den Briefbogen der Geschäftsleitung.
Handschriftlich oder maschinenschriftlich: Was ist besser?
Generell gilt: Handgeschriebene Briefe wirken persönlicher. Und wer über eine schöne Handschrift verfügt und sich die Zeit nehmen möchte, der sollte einen sehr persönlichen Brief mit der Hand schreiben.
Wenn beispielsweise Ihr Chef an Sie oder an einen anderen engen Mitarbeiter oder langjährigen Geschäftspartner schreibt, dann sind handgeschriebene Briefe die richtige Entscheidung.
In anderen Fällen kann ein mit der Hand geschriebener Brief zu persönlich wirken. Der Griff zum Computer empfiehlt sich immer dann, wenn an Kunden oder Lieferanten geschrieben wird.
Office Korrespondenz aktuell rät:
Ihr Chef sollte dann die Anrede und ein persönliches PS handschriftlich verfassen.
Freistempler oder Briefmarke?
Wenn sich die Anzahl an Weihnachtsbriefen, die Sie versenden, in einem überschaubaren Rahmen hält, ist es empfehlenswert, die Briefmarke dem Freistempler vorzuziehen, weil es einfach einen netteren, persönlicheren Eindruck macht.
Und wenn Sie schon Marken kleben, dann entscheiden Sie sich doch für eine Briefmarke mit weihnachtlichem Motiv.
Es geht auch mal ohne: Ergänzen Sie einfach alltägliche Geschäftsbriefe
Wenn Sie weder Weihnachtsbriefe noch Weihnachtskarten extra verschicken wollen, können Sie auch die alltäglichen Geschäftsbriefe nutzen, um sie mit einem kurzen, netten Weihnachts- und Neujahrsgruß zu beenden oder um den Weihnachtsgruß als PS anzufügen. Natürlich nicht bei einem Mahnbrief oder einer Reklamation!
Wenn Sie damit Anfang Dezember beginnen, erreichen Sie die Kunden mit den häufigsten Briefkontakten.
Das sind vermutlich auch die Kunden, mit denen Sie vorwiegend im Geschäft sind. Eine Alternative mindestens für kleinere Betriebe, die den Überblick behalten und damit Mehrfachgrüße an einen Empfänger vermeiden können.
Wann verschicken?
Das Problem, das sich Ihnen stellt: Der Brief sollte nicht zu früh und natürlich auch nicht zu spät ankommen. Und die unberechenbaren Brieflaufzeiten der Deutschen Post AG in der Vorweihnachtszeit erleichtern Ihnen die Entscheidung über den Versandtermin nicht unbedingt.
Bedenken Sie bitte, dass in den Tagen vor Weihnachten bei der Post Hochbetrieb herrscht. Auch beim Empfänger geht es vor Weihnachten und vor dem Jahreswechsel meistens besonders hektisch zu.
Wenn Sie also sicher sein möchten, dass Ihr Weihnachts- und Neujahrsgruß rechtzeitig und gut ankommt, schicken Sie Ihren Gruß etwa acht, mindestens fünf Werktage vor Heiligabend ab.
Die rechtzeitig verschickte Post wird aufmerksamer beachtet als die Post, die knapp vor Weihnachten ankommt, zusammen mit der anderen Flut an Weihnachtspost.
Schließlich: Kaum etwas wirkt peinlicher als Weihnachtspost, die nach dem Fest ankommt. Bedenken Sie bitte auch, dass manche Empfänger zwischen Weihnachten und Neujahr nicht arbeiten oder nicht zu Hause sind.
Office Korrespondenz aktuell rät: Wenn Sie Ihre Weihnachtspost zwischen dem 9. und 12. Dezember versenden, kommen Ihre Weihnachtsgrüße passend an.
Welches Datum geben Sie an?
Wenn Sie kein konkretes Datum nennen wollen, geben Sie bei (Serien-)Briefen zum Beispiel „Im Dezember 2006“ an – und haben damit zeitlichen Spielraum für das Versanddatum.
Bei persönlichen, individuellen Briefen schreiben Sie das Datum wie gewohnt – und schicken sie am gleichen Tag ab.
Müssen Weihnachtsbriefe überhaupt noch sein?
Heiligabend ist immer am 24. Dezember. Trotzdem werden viele Menschen angeblich durch die Hektik des Büroalltags von diesem Termin überrascht. Schnell noch müssen an die wichtigsten Kunden und Geschäftsfreunde Weihnachtsbriefe geschrieben werden, und weil die Zeit so knapp ist, greifen viele routinemäßig auf die Briefe vom letzten Jahr zurück. Fragen Sie sich einfach einmal: Haben diese langweiligen Weihnachtsbriefe überhaupt noch einen Sinn? Der Kampf gegen die „Sitte“ oder „Unsitte“ von Weihnachtsbriefen ist sinnlos. Denn Weihnachten und Neujahr sind traditionelle Anlässe für Gruß- und Glückwunschbriefe zur Kontaktpflege. Selbst der laueste, gar vorgedruckte Gruß zeugt wenigstens von formaler Höflichkeit, auch wenn er wirkungslos bleibt und schnell im Papierkorb landen wird. Ändern Sie deshalb den gewohnten Stil und formulieren Sie nicht routiniert, sondern möglichst persönlich und individuell.
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