Sie möchten einen Geschäftsbericht oder einen Prospekt verschicken. Einerseits gibt es dazu nicht viel zu sagen. Andererseits können und sollten Sie einen Prospekt nicht ohne Begleitschreiben in den Umschlag stecken. Denn mit einem Begleitschreiben können Sie zusätzlich für Aufmerksamkeit sorgen. Nur: Was in aller Welt sollen Sie schreiben? "In der Anlage erhalten Sie" ist schließlich tabu.
In Der SekretärinnenBriefeManager finden Sie viele Vorschläge und Musterformulierungen, damit Sie ein wenig Pfiff in Ihre Begleitschreiben bringen können.
Bei kurzen Begleitschreiben fehlen einem häufig die Worte
Oft sind es gerade einfache Dreizeiler, Begleitschreiben also, die Ihnen Kopfschmerzen bereiten. Mit welchen Worten verschicken Sie einen Geschäftsbericht oder was schreiben Sie in das Begleitschreiben, das einem Geschäftsführungsprotokoll hinzugefügt wird?
Schwierig, schwierig. Meist enden die Überlegungen nach pfiffigen Begleitschreiben in Standardfloskeln, da die Alternativen fehlen. Oder den Wunsch nach individuellen Formulierungen bezahlen Sie damit, dass Sie für ein kurzes Begleitschreiben mehr Zeit benötigen, als Ihnen eigentlich zur Verfügung steht. Deshalb greifen Sie beim nächsten Mal wieder zu den altbewährten Formulierungen - eben weil es schneller geht.
Daran erkennt man ein gelungenes Begleitschreiben
- Kurz - aber: Zwei Absätze sollen es schon der Optik wegen sein.
- Präzise - mit wenigen Worten soll alles gesagt werden.
- Höflich - durch die Kürze darf die Höflichkeit nicht fehlen.
- Ansprechend - denn auch mit einem Begleitschreiben repräsentieren Sie sich und Ihr Unternehmen.
Wie ein Begleitschreiben nicht aussehen sollte
Den richtigen Einstieg zu finden ist oftmals das Schwierigste an einem Begleitschreiben. Denn die ersten Worte prägen den Stil des Briefes, wecken das Interesse des Lesers oder vergraulen ihn von Anfang an. Stehen die ersten Worte einmal auf dem Papier, gehen Ihnen die folgenden Formulierungen viel einfachen von der Hand.
Hier ein paar Anregungen, von welchen Einleitungsworten- und phrasen Sie die Finger lassen sollten und mit welchen Formulierungen Ihr Begleitschreiben einen besseren Eindruck macht.
| So nicht: | Besser so: |
| In der Anlage finden Sie ... | Der beigefügte/mitgeschickte Prospekt ... |
| Beigefügt erhalten Sie ... | Sie erhalten (heute) ... |
| Bezug nehmend auf ... | in Ihrer heutigen E-Mail bitten Sie um ... (Schreiben Sie, worauf Sie sich beziehen.) |
11 deutsche und zwei englische Vorlagen für gelungene Begleitschreiben finden Sie inDerSekretärinnenBriefeManager im Kapitel B125 "Begleitschreiben".
Der folgende Brief ist ein Paradebeispiel für ein misslungenes und altmodisches Begleitschreiben.
Ihre Anfrage
Sehr geehrter Herr Müller,
Bezug nehmend auf das soeben mit Ihnen geführte Telefonat überreichen wir Ihnen in der Anlage unseren aktuellen Geschäftsbericht.
Für Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit persönlich zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Muster GmbH
Was wurde in diesem Begleitschreiben alles falsch gemacht?
Ihre Anfrage
So banal, wie der Betreff formuliert ist, sollten Sie lieber ganz darauf verzichten.
Bezug nehmend
Altmodisch und überflüssig. Diese Einleitung ist allen nur zu vertraut und sorgt damit für wenig Aufmerksamkeit beim Empfänger.
Überreichen wir in der Anlage
Wohl kaum: Oder stehen mehrere Personen in einer Parkanlage und geben einer Person etwas?
Für Rückfragen
Rückfragen gibt es nicht
... stehen wir Ihnen jederzeit persönlich zur Verfügung
Sehr unwahrscheinlich, dass Sie jederzeit zur Verfügung stehe