Damit der Empfänger Ihrer E-Mail auf den ersten Blick erkennt, worum es in der E-Mail geht, versehen Sie Ihren elektronischen Brief mit einem aussagekräftigen Titel. Denn Sie wissen selbst: Der Betreff ermöglicht dem Empfänger Ihrer Nachricht einen effektiven Umgang damit.
Ist der Betreff aussagekräftig, hat dies den Vorteil, dass die E-Mails nach Prioritäten geöffnet werden können. Immer mehr Sekretärinnen erhalten täglich über 50 E-Mails. Dass ein Arbeiten nach Prioritäten sich dafür genauso empfiehlt wie für andere Tätigkeiten, liegt auf der Hand.
Deshalb: Erleichtern Sie den Empfängern mit eindeutigen Betreffs die bessere Verwaltung. Auch ein nachträglicher Zugriff auf bereits eingesehene, alte E-Mails wird dadurch vereinfacht.
Die Betreffzeile beinhaltet den ganzen E-Mail-Text – geht das?
Wenn es ganz schnell gehen soll und Sie beispielsweise firmenintern kommunizieren, kann es passieren, dass Sie das, was Sie zu sagen haben, einfach nur in die Betreffzeile schreiben. Dagegen ist nichts einzuwenden – vorausgesetzt, dem Empfänger ist klar, dass er die E-Mail nicht öffnen muss. Ansonsten fühlt er sich ein klein wenig hinters Licht geführt, wenn er die E-Mail öffnet und nichts weiter darinsteht.
| So sollten Ihre Betreffzeilen nicht aussehen | So formulieren Sie besser |
| Hallo | Möchte nur hören, wie es Ihnen geht |
| Anfrage | Anfrage 12 Bürostühle |
| Eine Bitte | Eine Bitte – eilt nicht |
| AW: | AW: Lieferung Verpackungsmaterial |
Der Office-Korrespondenz-aktuell- Tipp: Schreiben Sie am Ende des Betreffs „Ende der E-Mail“ oder „ohne Text“. So weiß der Empfänger, dass sich außer der Betreffzeile nichts in der E-Mail befindet.