E-Mails machen einen Großteil der täglichen Korrespondenz aus. Wenn sie jedoch – was häufig vorkommt – nachlässig verfasst werden, sind Sie für den Empfänger eine Plage. Der große Knigge verrät Ihnen, wie Sie E-Mails und Briefe verständlich, zeitgemäß und motivierend formulieren und so Missverständnisse vermeiden. Und anhand von vielen Formulierungsbeispielen sind diese Regeln auch ganz einfach auf Ihre Korrespondenz anwendbar.
Korrespondenz-Regel Nr. 1: Achten Sie auf die Form
Sie werten den Inhalt Ihrer brieflichen und elektronischen Korrespondenz auf, indem Sie Wert auf die Form legen. Ihnen geht es wahrscheinlich wie unzähligen anderen Menschen auch: Sie haben keine Lust, flüchtige Schreiben und E-Mails zu bearbeiten. Statt dem Empfänger Ihrer Korrespondenz gedankenlose Satzfragmente und unbekannte Abkürzungen vorzusetzen, entscheiden Sie sich besser für
- eine persönliche Anrede, z. B. "Guten Morgen, Frau Mustermann"
- einen passenden Abschiedsgruß "Herzliche Grüße aus Bonn" und
- einen ausformulierten Brieftext.
Korrespondenz-Regel Nr. 2: Verwenden Sie deutsche Wörter
Setzen Sie in Ihrer Korrespondenz auf deutsche Wörter, denn sie werden in der Regel besser verstanden als Sprachimporte aus dem Ausland. Vorweg: Einige Anglizismen sind bekannt, verständlich und unproblematisch: Wenn Sie den Lunch absagen müssen, weil Sie nach dem Meeting noch einen Coaching-Termin haben, wird man Sie verstehen. Andere Anleihen aus dem Englischen sind schwieriger zu begreifen.
Korrespondenz-Regel Nr. 3: Sagen Sie es einfach
Verzichten Sie in Ihrer Korrespondenz auf gekünstelte Formulierungen,
die intelligent klingen sollen, jedoch sachliche Aussagen verschleiern. Wählen Sie Ihre eigenen Umschreibungen, statt dem Adressaten ein Sammelsurium an Worthülsen – "Massenware" – zu liefern:
- Leider muss ich Ihre Anfrage nach kostenfreier Reparatur abschlägig bescheiden.
- Bezüglich Ihres Angebots muss ich Ihnen mitteilen, dass es nicht unsere Vorstellungen trifft.
- Wir haben keinen Bedarf.
Solche Formulierungen klingen gestelzt und abgedroschen. Besser ist es, Sie finden in Ihrer Korrespondenz eigene Worte:
- Die Garantie ist abgelaufen. Für einen Preis von … reparieren wir Ihr Gerät.
- Unsere Vorstellungen sehen anders aus, und zwar: …
- Das brauchen wir nicht.
Korrespondenz-Regel Nr. 4: Formulieren Sie positiv
Verzichten Sie darauf, dem Empfänger Ihrer Korrespondenz zu sagen, was er nicht tun soll. Lassen Sie ihn vielmehr wissen, was Sie sich vorstellen und wünschen. Eine positive Formulierung ist verständlich. Zuhörer und Leser wissen sofort, worum es geht.
Warum genau ein "Ja" besser als ein "Nein" ist und welche Vorteile Positiv-Formulierungen haben, lesen Sie in Der große Knigge im Beitrag K62 "Korrespondenz, vollwertige".Testen Sie jetzt Ihren persönlichen Knigge-Trainer 14 Tage lang kostenlos und ohne jedes Risiko!
Korrespondenz-Regel Nr. 5: Zeigen Sie Alternativen auf
Ein guter Ratgeber – zum Beispiel ein guter Koch – zeigt Ihnen Alternativen auf. Wenn zum Beispiel gerade keine Himbeersaison ist, empfiehlt er, das Rezept mit Erdbeeren zu kochen. Wenn Sie auf Walnüsse allergisch reagieren, sagt er Ihnen, dass Sie stattdessen Pistazien verwenden können.
Mein Tipp: Machen Sie es in Ihrer Korrespondenz genauso. Zeigen auch Sie dem Empfänger Alternativen auf. Lassen Sie den Adressaten wissen, was Sie erwarten. Sparen Sie sich lange Schilderungen darüber, was Sie sich nicht wünschen.
Korrespondenz-Regel Nr. 6: Motivieren Sie den Adressaten
Finden Sie die richtigen Motive, die den Adressaten überzeugen. Ein Beispiel: Niemand isst nur deswegen gern Vollwertkost, weil sie gesund ist. Den meisten Menschen sind der gute Geschmack und das Wohlbefinden nach dem Essen sehr wichtig. Meine Empfehlung für Sie: Auch bei Ihrer Korrespondenz kommt es auf die richtigen Argumente und den richtigen Blickwinkel an, um den Adressaten zu motivieren.
Setzen Sie auf motivierende Formulierungen, Höflichkeit und Takt. Überzeugen Sie den Adressaten, statt ihn zu überreden oder gar zu zwingen. Nur so bleibt eine Beziehung langfristig intakt.
Korrespondenz-Regel Nr. 7: Bevorzugen Sie präzise Aussagen
Stellen Sie sich vor, Sie lesen in einem Kochbuch: "Nehmen Sie ein bisschen Mehl, ein paar Eier und ein bisschen Salz." Wie groß wäre die Wahrscheinlichkeit, dass das Rezept gelingt? Sie benötigen präzise Angaben, um als Koch erfolgreich zu sein. Damit die Kommunikation via E-Mail und Brief gelingt, sollten Sie in Ihrer Korrespondenz ebenfalls präzise Angaben bevorzugen. Schwammige Formulierungen sind tabu.
Vermeiden Sie Missverständnisse! Lassen Sie den Adressaten nicht darüber grübeln, wie Ihre Korrespondenz zu verstehen sein könnte. Erleichtern Sie es ihm, Ihnen gedanklich zu folgen. Sie sollten wissen (und formulieren), wohin Sie wollen, damit Sie diesen Weg gemeinsam gehen können.
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