Oft fällt es schwer, sich über ein "Danke" zu freuen. Meistens liegt das an Formulierungen, die uns nicht glaubhaft erscheinen. Es gibt Worte des Dankes, die uns sogar argwöhnisch machen.
So sollten Sie Ihr Dankschreiben nicht formulieren
Vermeiden Sie in Ihrem Dankschreiben viele Substantive und Aufzählungen, denn das wirkt steif.
So nicht:
Wir danken Ihnen für Ihren Einsatz, Ihre Freundlichkeit und Ihren Teamgeist.
Dieses Dankschreiben liest sich hölzern. Sie könnte auch in einem formellen Zeugnis stehen.
Besser so:
Dass das Projekt so erfolgreich abgeschlossen werden konnte, ist einzig und allein Ihrer Sachkompetenz, Ihrem Engagement und Ihrer hervorragenden Arbeit im Team zu verdanken. Ich habe ja schon immer gewusst, dass Sie zu besonderen Leistungen fähig sind. Aber dieses Mal haben Sie sich wirklich selbst übertroffen. Toll!
Vermeiden Sie in Dankschreiben auch nichts sagende Formulierungen:
So nicht:
Vielen Dank, Frau Schuller, für Ihre gelungene Berichterstattung aus unserem Werk in Leipzig.
Was ist denn eine "gelungene" Berichterstattung? Mit diesem Dankschreiben wird Frau Schuller wahrscheinlich wenig anfangen können. Das schmälert ihre Freude.
Besser so:
Vielen Dank, Frau Schuller, für Ihre Berichte aus unserem Werk in Leipzig. Sie haben alle Fragen beantwortet, die mir unter den Nägeln brannten, und alles Wichtige in klare Worte gefasst. Es ist, als wäre ich selbst vor Ort gewesen. Ich bin froh, Sie nach Leipzig geschickt zu haben.
Hier erklärt der Chef von Frau Schuller, warum er zufrieden ist. Er führt an, was Frau Schuller gut gemacht hat und warum sie damit seine Erwartungen und Wünsche erfüllt hat. Besonders gut: Er drückt aus, dass er sich dankbar fühlt. So ein Dankschreiben wirkt sehr erfüllend.
Vermeiden Sie in Ihrem Dankschreiben Wertungen oder gar Übertreibungen
So nicht:
Lieber Herr Frank, Sie haben die Vertretung von Herrn Hanssen sehr gut erledigt. Wir möchten uns bei Ihnen herzlich bedanken.
Dieses Dankschreiben enthält mit "sehr gut" eine Wertung. Genau das wird es für Herrn Frank schwierig machen, sich zu freuen. Vielleicht fragt er sich unterbewusst: Und wenn ich die Vertretung von Herrn Hanssen nur "befriedigend" erledigt hätte? Loben Sie in Ihrem Dankschreiben also ohne Wertungen oder gar "Benotungen" wie in der Schule.
Besser so:
Lieber Herr Frank, in den drei Monaten, die Sie Herrn Hanssen vertreten haben, fühlte ich mich sehr erleichtert, denn ich wusste die Personalbuchhaltung in guten Händen. Ich habe erfahren, dass ich mich auf Sie verlassen kann, wenn Not am Mann ist. Noch einmal vielen herzlichen Dank!
Dieses Dankschreiben enthält keine Wertung und Übertreibung. Der Brief liest sich wohltuend. Herr Frank erfährt, dass er die Bedürfnisse und Erwartungen seines Chefs erfüllt hat und ihm – noch wichtiger – ein gutes Gefühl gegeben hat. Wetten, dass sich auch bei Herrn Frank ein gutes Gefühl einstellt, wenn er das Dankschreiben liest?
Fazit: Ein für den Mitarbeiter erfüllendes Dankschreiben besteht aus drei Teilen:
- Konkrete Tätigkeit des Mitarbeiters: Drücken Sie aus, wofür genau und konkret Ihr Chef dankbar ist, zum Beispiel: einspringen im Außendienst.
- Gefühl der Zufriedenheit: Drücken Sie aus, dass Ihr Chef nicht nur zufrieden ist, sondern sich auch so fühlt, zum Beispiel: "Ich war erleichtert, als ich hörte, dass Sie die Aufgabe angehen wollen."
- Erfüllte Bedürfnisse und Wünsche: Drücken Sie aus, welche Bedürfnisse und Wünsche Ihres Chefs der Mitarbeiter erfüllt hat. Zum Beispiel: Bedürfnis, sich auf seine Mitarbeiter im Notfall verlassen zu können.
Übrigens: Weitere hilfreiche Expertinnen-Tipps sowie Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Musterbriefe bietet Ihnen die Fachzeitschrift "assistenz heute". Testen Sie den Erfolgsratgeber jetzt 30 Tage kostenlos und profitieren Sie von unzähligen Arbeitshilfen, Checklisten, Musterformulierungen sowie neue Herangehensweisen für alle zeitgemäßen Assistenzaufgaben! So erledigen Sie Ihre Aufgaben nicht nur schneller und selbstständiger, sondern überzeugen Ihren Chef mit herausragenden Leistungen.