Einige Briefe und E-Mails bereiten Ihnen wirklich Kopfzerbrechen? Ihr Chef meint einfach nur:
- „Ich kann da nicht hingehen. Lassen Sie sich etwas einfallen und sagen Sie ab. Sie machen das schon!“ oder
- „Wir müssen Firma Meier mitteilen, dass Herr X verstorben ist. Sie wissen schon, wie Sie das richtig formulieren.“
Als wenn das so einfach wäre! Damit Sie nicht unnötig Zeit mit dem Verfassen solcher Briefe verbringen, helfen wir Ihnen mit den richtigen Tipps.
Wir geben den Tipp: Keine Scheu vor „leider“!
Vielleicht haben auch Sie früher einmal gelernt, man dürfe „leider“ nicht benutzen. Das ist nicht richtig!
Wenn Ihnen oder Ihrem Chef etwas leidtut, dann müssen Sie das doch irgendwie zum Ausdruck bringen, also mit „leider“. Überlegen Sie, ob Sie einen Grund für die Absage angeben.
Falls Sie dies tun, darf es auf keinen Fall nach krampfhafter Rechtfertigung klingen. Sie teilen mit, dass etwas nicht möglich ist. Wer aktiv im Geschäftsleben steht, der kennt diese Situation aus eigener Erfahrung.
So sagen Sie Termine ab, ohne jemanden zu verletzen
Wie lehnen Sie die Einladung ab, ohne dass der andere sich beleidigt fühlt? Das erfordert Kreativität und Fingerspitzengefühl.
So sollte Ihre Absage nicht aussehen:
Hallo, Herr Dr. Meyer,
Herr Dr. Behrend kann morgen jetzt doch nicht kommen.
Sorry, dass es nicht klappt.
Das wirkt zu lässig und total gleichgültig. Der Empfänger fühlt sich nicht ernst genommen.
Besser so:
Es tut mir sehr leid, dass ich den Termin mit Herrn Dr. Behrends morgen absagen muss.
So auch nicht:
Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass wir den ehemals für den 12. Juni vereinbarten Termin nicht wahrnehmen können.
Verstecken Sie sich nicht hinter der Formulierung „wir“. Das klingt unpersönlich und distanziert. Außerdem ist der Einstieg „wir müssen ..., dass“ umständlich und abgegriffen.
Besser so:
Ich möchte nicht lange drum herumreden, ich muss leider den Termin für den 12. Juni absagen.
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Wenn Ihr Chef ein internes Meeting absagen muss
Schnell gerät Ihr Chef in den Ruf, seine Mitarbeiter oder Kollegen seien ihm egal. Dem können Sie vorbeugen, wenn Sie Absagen so formulieren, dass andere sich ernst genommen fühlen. Zum Beispiel so:
Liebe Kolleginnen und Kollegen, ich wollte morgen, am 15. Oktober, für das Unternehmen wichtige Entscheidungen mit Ihnen besprechen. Einige von Ihnen haben sicher schon Vorarbeit für unser Meeting geleistet.
Die wird nicht umsonst gewesen sein, auch wenn ich den Termin leider absagen muss. Es hat sich kurzfristig ein Kunde angemeldet, der für uns sehr wichtig werden könnte.
Unser Termin ist zwar verschoben, aber nicht aufgehoben! Frau Bauer wird mit Ihnen einen neuen Termin vereinbaren.
Ich bitte um Verständnis für diese kurzfristige Änderung.
Mit diesen Sätzen gelingen Ihnen freundliche Absagen ohne langes Grübeln
- Ihre Einladung hat mir Freude gemacht. Es ist wirklich schade, dass ich diesmal an Ihrer Feier nicht teilnehmen kann.
- Über Ihre Einladung zum [Anlass] habe ich mich sehr gefreut. Doch leider bin ich ausgerechnet an diesem Tag schon seit langer Zeit verplant.
- Leider steht schon seit langer Zeit ein nicht aufschiebbarer Termin in meinem Kalender.
- Doch leider bin ich an diesem Tag Opfer meines Terminkalenders.
- Deshalb muss ich Ihnen dieses Mal leider „einen Korb geben“.
- Ich hatte mich schon auf [unser Gespräch am/Ihre Veranstaltung] gefreut. Nun muss ich Ihnen leider doch absagen.
- Leider kann ich am [Datum] nicht kommen. Bitte bleiben Sie aber „hartnäckig“ und laden Sie mich auch beim nächsten Mal wieder ein. Sie wissen, wie gern ich bei Ihnen bin!
- Entschuldigen Sie bitte die kurzfristige Absage.
Wenn Sie im Namen Ihres Chefs absagen, zeigen Sie auch Ihr Bedauern
Absagen durch Dritte sind besonders heikel, da der Empfänger denken könnte, sein Partner hält es nicht einmal für nötig, ihn persönlich zu informieren. Diesen Eindruck müssen Sie durch Ihre Formulierungen entkräften.
In diesem Beispiel stimmt der Ton:
Sehr geehrte Frau Dr. Meierfeld,
es gibt angenehmere Anlässe zum Schreiben einer E-Mail als diesen. Ich habe den Auftrag erhalten, den bereits vor Wochen mit Herrn Jürgens vereinbarten Termin am 4. Juni abzusagen.
Herr Dr. Jürgens und ich sind alle Möglichkeiten durchgegangen, um die Verabredung aufrechtzuerhalten. Aber in diesem Fall hatten wir leider keine Chance. Wir müssen uns einem anderen Termin beugen, der sich kurzfristig ergeben hat und nicht aufschiebbar ist.
Was soll ich sagen? Herrn Jürgens ist es furchtbar unangenehm und er bittet um Entschuldigung. Wenn ich ihm sagen kann, dass Sie gar nicht so ärgerlich waren, atmet er bestimmt auf.
Auf jeden Fall bat er mich, einen neuen Termin mit Ihnen zu vereinbaren. Ich hoffe sehr, dass Sie ihm ein wenig Platz in Ihrem Terminkalender einräumen können – ich weiß, dass Sie sehr beschäftigt sind.
Es grüßt Sie
Wenn Ihr Chef eine unerfreuliche Geschäftsbeziehung beendet
Hier ist dann eine gewisse Härte angebracht. Der Anlass ist nun einmal nicht erfreulich, da bringt es nichts, das durch den Stil zu verschleiern.
Ganz wichtig: klar sagen, was Sache ist, dabei aber nicht unfreundlich oder aggressiv sein. So wie in diesem Brief:
Sehr geehrter Herr Wagner,
nach mehreren Anläufen, eine positive Geschäftsbeziehung mit Ihrem Haus aufzubauen, ist es mir nicht möglich, weiterhin mit Ihnen zusammenzuarbeiten.
Gerade in der letzten Zeit haben mir unsere Unstimmigkeiten gezeigt, dass wir keinen Konsens hinsichtlich der Qualitätsanforderungen finden können. Ich habe mehrfach auf Schwierigkeiten in diesem Bereich hingewiesen und Sie über die Reklamationen unserer Kunden unterrichtet.
Das Versprechen, die Qualität wesentlich zu verbessern, konnten Sie nicht halten. Doch gerade die Qualität unserer Produkte zeichnet uns auf dem internationalen Markt aus.
Um diesen hohen Standard auch in Zukunft zu gewährleisten, sehe ich mich gezwungen, mich nach einem anderen Partner umzuhören.
Freundliche Grüße
Wenn schlichtweg vergessen wurde, einen Brief zu beantworten
In so einem Fall ist Ehrlichkeit angesagt. Langes Drumrumgerede bringt hier nichts. Besser ehrlich sagen, dass ein Fehler passiert ist, und anbieten, die Sache wiedergutzumachen.
Sehr geehrter Herr Brühl,
wie Sie wissen, legen wir großen Wert auf Diskretion und Sicherheit im Umgang mit persönlichen Daten unserer Kunden.
In Ihrem Fall haben wir es wohl etwas übertrieben: Wir haben Ihr Schreiben versehentlich schon vor der Beantwortung in den Aktenvernichter gegeben.
Bitte entschuldigen Sie diesen nicht perfekten Ablauf. Seien Sie so nett und faxen mir die Anfrage nochmals zu, damit Sie unser Angebot schnell auf dem Tisch haben!
Ich verspreche Ihnen, Ihre Anfrage so zu beantworten, wie Sie es aus unserem Haus gewohnt sind – schnell und kompetent.
Freundliche Grüße aus Hamburg
Wenn Sie über den Tod eines Mitarbeiters informieren müssen
Das ist sicher der schwierigste Anlass von allen. Es fällt nicht leicht, die richtigen Worte zu finden, wenn ein Mitarbeiter gestorben ist. Ganz wichtig: Schreiben Sie nicht zu geschäftlich, das wirkt bei diesem Anlass kaltherzig. Mit diesem Musterbrief machen sie alles richtig:
Sehr geehrter Herr Böhmer,
der Anlass meines Schreibens ist heute leider ein trauriger, denn ich muss Sie davon unterrichten, dass Herr Müller in der letzten Woche verstorben ist. Sicherlich haben auch Sie Herrn Müller als zuverlässigen und kompetenten Ansprechpartner kennen gelernt.
Trotz der tiefen Betroffenheit in unserem Haus müssen die Geschäfte weitergehen. Bitte wenden Sie sich zukünftig mit allen Fragen an Frau Meier. Sie verfügt über große Sachkenntnis und wird Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen. Schon in den nächsten Tagen wird sie Sie anrufen.
Ich bin überzeugt davon, dass wir unsere erfolgreiche Geschäftsbeziehung im Sinne des Verstorbenen weiterführen und ihn in bester Erinnerung behalten werden.
Freundliche Grüße aus Hamburg
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