Häufig flattern Bittbriefe auf Ihren Schreibtisch, in denen Personen oder Organisationen um Geld oder Sachleistungen für die unterschiedlichsten Zwecke bitten. Und meistens müssen Sie absagen. Aber wie gelingt Ihnen das freundlich und diplomatisch?
In welchen Fällen müssen Sie überhaupt eine Absage auf Bitten und Spendenbriefe schicken?
Wenn Sie dem Brief ansehen können, dass es sich dabei um ein Massenschreiben handelt, können Sie ihn im Papierkorb versenken. Anders ist die Situation, wenn dieser Brief ganz bewusst an Sie oder Ihren Chef adressiert wurde. Es ist völlig klar, dass Sie kaum auf jede Spendenbitte mit einer positiven Antwort reagieren können. Entweder haben Sie die Möglichkeit dafür nicht oder Sie möchten schlicht und ergreifend nicht für diesen Zweck spenden. Manche Unternehmen möchten auch Präzedenzfälle – die entstehen, wenn für einen lokalen Verein gespendet wird, für einen anderen aber nicht – vermeiden und spenden aus diesem Grund nicht.
Wenn der Brief von einem Bekannten oder einer Stelle kommt, mit der Sie in irgendeiner Weise zusammenarbeiten, oder wenn die Bitte aus der Umgebung Ihres Firmenstandorts kommt, wird eine Reaktion von Ihnen erwartet. Nicht zu antworten wäre ein grober Fauxpas.
Flüchten Sie sich in Ihrer Absage auf Bitten und Spendenbriefe nicht in Floskeln
Eine Absage auf eine Bitte auszusprechen fällt nicht leicht, schließlich möchten Sie höflich sein und niemanden verletzen. Trotzdem – oder gerade deswegen – sollten Sie unangenehme Tatsachen klar und deutlich formulieren. Eine Absage ist noch bitterer für den Empfänger, wenn sie
den Eindruck eines Standardbriefs erweckt.
So nicht:
Gern würden wir Ihrer Bitte um eine Spende nachkommen, doch leider müssen wir Ihnen mitteilen ...
Wieso? Solche Briefe werden massenhaft verschickt und klingen belanglos und floskelig. Dass das jemand "gern der Bitte nachgekommen wäre", glaubt keiner.
Besser so:
So schwer es uns auch fällt: Diesmal ist es ein klares Nein.
Nennen Sie einen Grund für Ihre Absage auf Bitten und Spendenbriefe
Es ist zwar nicht immer zwingend notwendig, einen Grund für Ihre Absage zu nennen, höflicher ist es jedoch allemal und verprellt den Bittenden nicht.
Außerdem präsentieren Sie Ihr Unternehmen auch mit einer Absage. Sie wollen schließlich weder einen Geschäftspartner verärgern noch die Motivation des Schreibers für sein Engagement dämpfen.
Gute Gründe für eine Absage auf Bitten und Spendenbriefe
- Sie haben schon für eine andere Organisation gespendet.
- Der Spendengrund widerstrebt Ihnen (zum Beispiel wegen eines politischen Hintergrunds).
- Eine Vielzahl von Bitten wird an Sie herangetragen – eine Auswahl ist notwendig.
- Ein lokaler Bezug ist nicht gegeben.
- Das Budget ist erschöpft.
Heben Sie in Ihrer Absage gemeinsame Interessen hervor
Jeder von uns kennt das von sich selbst: Wir gehen leichter mit einem Nein um, wenn unser Gegenüber mit uns auf einer Wellenlänge liegt. Wenn es möglich ist, nennen Sie gemeinsame Ziele, beispielsweise Kindern in Not zu helfen. Loben Sie das Engagement des Schreibenden – auch so wird die Absage etwas gemildert.
Achten Sie auf Formalitäten: Brief oder E-Mail?
Schreiben Sie Ihre Absage als normalen Brief und schicken Sie sie nicht als E-Mail. So signalisieren Sie dem Briefeschreiber, dass Sie seine Bitte trotz Ihres Neins ernst nehmen – und er steht nicht wie ein Bittsteller da. Einzige Ausnahme: Sie haben die Bitte als E-Mail erhalten. Dann ist natürlich auch eine Absage per E-Mail erlaubt.
Schicken Sie die Absage gleich
Sie kennen das sicher von sich selbst: Auch wenn man mit größter Geduld gesegnet ist, möchte man auf manche Antworten nicht lange warten – erst recht nicht, wenn es sich um die Antwort auf eine Bitte handelt. Antworten Sie also gleich, wenn Sie sich für eine Absage entschieden haben. So nähren Sie nicht unnötig lange irgendwelche Hoffnungen und Sie ersparen es sich, dann bei einer telefonischen Nachfrage eine Absage aus dem Stegreif formulieren zu müssen.
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