Sieht Ihre Homepage die Möglichkeit vor, Anfragen oder Bestellungen gleich per E-Mail an Sie zu richten? Dann achten Sie darauf, welche automatische Antwort ein Interessent bekommt, sobald er auf "Abschicken" klickt. Ein Streifzug durch das Internet offenbart da einige automatische Antworten, die eher abschrecken:
Nicht empfehlenswert für eine automatische Antwort:
- Ihre Nachricht wurde übermittelt.
- Danke für Ihre Angaben. Ihre Daten wurden übermittelt.
- Vielen Dank. Wir leiten diese Nachricht an die zuständige Stelle weiter.
- Vielen Dank für Ihre Angaben. Ihre Daten wurden weitergegeben!
- Danke. Wir übermitteln diese Nachricht an den entsprechenden Bereichsleiter.
Der Office Korrespondenz aktuell-Kommentar: Eine solche automatische Antwort klingt, als ob sich jetzt ein Computer oder eine riesige Abteilung erst einmal wochenlang mit der Anfrage beschäftigen würde. Der Interessent bekommt nicht den Eindruck, bald eine persönliche Antwort darauf zu erhalten! Besser sind da die folgenden Botschaften für eine automatische Antwort, denn sie versprechen dem Empfänger eine schnelle Antwort.
Empfehlenswert für eine automatische Antwort:
- Vielen Dank für Ihre Anfrage. Wir melden uns so bald wie möglich bei Ihnen.
- Danke für Ihr Interesse. Wir schicken Ihnen die gewünschten Informationen in den nächsten Tagen zu.
- Herzlichen Dank für Ihre Rückmeldung! Sie hören bald von uns.
- Vielen Dank für Ihre Bestellung. Die Ware wird in den nächsten Tagen an Sie versandt.
- Danke für Ihr Interesse. In den nächsten Tagen bekommen Sie Post von uns.
- Danke für Ihre Nachricht! Wir rufen Sie bald zurück!
Wie aber sieht es aus, wenn Sie ein paar Tage Urlaub machen oder sich aus anderen Gründen nicht um die Anfrage kümmern können? Informieren Sie Ihren Kunden auf jeden Fall darüber und teilen Sie ihm schon in der automatischen Antwort mit, ab wann er mit Ihrer persönlichen Antwort rechnen kann:
- Danke für Ihre elektronische Nachricht. Sie muss allerdings noch bis einschließlich 12. September ungelesen in unserem virtuellen Postkorb liegen, denn so lange sind wir im Urlaub. Eine schnelle Antwort nach unserer Rückkehr versprechen wir Ihnen aber schon jetzt!
Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Oder bieten Sie bereits in Ihrer automatischen Antwort für dringende Fälle eine Alternative:
- Vielen Dank für Ihre E-Mail, die gerade in unserem Postfach eingetroffen ist. Leider kann sich im Moment niemand Ihrer Angelegenheit widmen. Wir haben Betriebsferien und das Handwerksbüro bleibt bis einschließlich 12. September 2008 geschlossen. Sollte Ihr Anliegen aber keinen Aufschub dulden, rufen Sie mich am besten auf dem Handy an (0123 4567890) und hinterlassen mir eine Nachricht auf Band. Ich höre meine Mailbox ein Mal pro Tag ab. In dringenden Fällen werde ich mich sofort um eine Lösung für Sie kümmern.