Viele Chefsekretärinnen und Assistentinnen werden von ihrem Chef beauftragt, ihre eigene Stellenbeschreibung oder die von weiteren Sekretärinnen im Team zu erstellen.
Folgende Elemente muss eine Stellenbeschreibung grundsätzlich enthalten:
- die Bezeichnung der beschriebenen Stelle
- die Abteilung, der die Stelle zuzuordnen ist
- die Stellenbezeichnung des unmittelbaren Vorgesetzten
- die Stellenbezeichnungen der direkt unterstellten Mitarbeiter (soweit vorhanden)
- die Vertretungsregelung
Auch den Namen des Stelleninhabers sollten Sie mit aufnehmen, damit der Stelleninhaber sich stärker mit der Stellenbeschreibung identifiziert. Die Namen der über- und unterstellten Mitarbeiter müssen Sie nicht unbedingt nennen.
Tipp:
Beziehen Sie die Stelleninhaber unbedingt mit ein, wenn Sie eine Stellenbeschreibung für eine andere Person erstellen.
Zum einen kann Ihnen der Mitarbeiter wichtige Informationen dazu geben, wie die Stellenbeschreibung formuliert werden muss, damit die Zusammenarbeit mit den anderen Mitarbeitern noch besser organisiert werden kann. Zum anderen ist die Beteiligung des Mitarbeiters eine Grundvoraussetzung dafür, die Arbeitsstelle motiviert auszufüllen. Natürlich müssen Sie die Stellenbeschreibung auch mit Ihrem Chef abstimmen.
Wichtig:
Halten Sie die Stellenbeschreibungen flexibel. Nehmen Sie in jede Stellenbeschreibung einen Hinweis auf, der Ihrem Chef und den betreffenden Mitarbeitern eine Änderung oder Erweiterung der Aufgaben ermöglicht, z. B. „Änderungen vorbehalten“ oder „... und andere, dem Stellenzweck dienliche Tätigkeiten“. Sonst riskieren Sie, dass Ihr Chef bei jeder Veränderung der Stellenbeschreibung eine Änderungskündigung aussprechen muss.
Grundsatz:
Verfassen Sie die Stellenbeschreibungen hinsichtlich Inhalt und Layout so, dass sie jederzeit auch von Stellvertretern, Personalberatern oder interessierten Bewerbern gelesen werden können – also kein Fachchinesisch oder unternehmensinterne Abkürzungen!
Checkliste für die Erstellung einer Stellenbeschreibung
- Haben Sie die Stelle bezeichnet?
- Haben Sie den Mitarbeiter, der die Stelle innehat, aufgeführt?
- Haben Sie die Ziele der Stelle formuliert?
- Sind alle Aufgaben und Tätigkeiten beschrieben?
- Sind die dazugehörigen Entscheidungsbefugnisse, Weisungs-und Einsichtsrechte sowie eventuelle Vollmachten festgehalten?
- Haben Sie den Kompetenzbereich des Mitarbeiters festgelegt?
- Haben Sie die Abteilung, der die Stelle zugeordnet ist, angegeben?
- Ist der Vorgesetzte (mit Stellenbezeichnung) angegeben?
- Sind die Aufgaben aufgeführt, die der Stelleninhaber übernehmen soll? Sind die Stellenbezeichnungen der unterstellten Mitarbeiter angegeben?
- Gibt es eine Vertretungsregelung?
- Haben Sie den betroffenen Mitarbeiter ausreichend informiert und mit einbezogen?
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