"Ich kann da nicht hingehen, wann soll ich das denn noch machen? Lassen Sie sich etwas einfallen und schreiben Sie eine Absage." So oder so ähnlich stellt Ihr Chef Sie vor das Problem, ab und zu einmal eine Einladung für ihn abzusagen. Nun ist es Ihre Aufgabe, Ihrem Chef elegant die Hintertür zu öffnen, damit die Absage keinen Schaden anrichtet. Der SekretärinnenBriefeManagerlässt Sie nicht im Stich: Kein Lügentraining, sondern einige Ideen und Hilfen, wie Sie klug und diplomatisch um Verständnis für diese Situation werben, haben wir für Sie zusammengestellt.
Eine Absage per E-Mail – ist das in Ordnung?
Eine elektronische Absage ist nicht immer die ideale Kommunikationsform. Auf sehr förmliche oder offizielle Einladungen können Sie nicht einfach mit einer E-Mail reagieren. Das wäre unhöflich. Wenn Sie mit einem Geschäftspartner ohnehin fast ausschließlich per E-Mail kommunizieren oder die Einladung, die Sie absagen, mündlich ausgesprochen wurde, ist eine elektronische Absage in Ordnung. Außerdem lassen sich per E-Mail Termine sehr kurzfristig stornieren, was bei einem Brief nicht möglich ist.
Der SekretärinnenBriefeManagerempfiehlt: Hüten Sie sich vor Lässigkeiten! Auch bei einer Absage. Messen Sie der E-Mail die gleiche Bedeutung wie einem Brief bei und vermeiden Sie Schreibfehler, Abkürzungen und zu lässige Ausdrücke. Auch mit Ihrer E-Mail möchten Sie professionell kommunizieren. Das tun Sie nicht mit Emoticons oder Formulierungen wie "Sorry".
So sollte Ihre Absage nicht aussehen:
Hallo, Herr Dr. Schubert,
Herr Dr. Havert kann morgen jetzt doch nicht kommen. Sorry, dass es nicht klappt :(
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManager dazu: Diese Absage wirkt zu lässig und total gleichgültig. Der Empfänger fühlt sich nicht ernst genommen.
Besser so: Es tut mir sehr leid, dass ich den für morgen Vormittag mit Herrn Dr. Havert vereinbarten Termin absagen muss.
So auch nicht: Wir müssen Ihnen leider mitteilen, dass wir den ehemals für den
12. Mai vereinbarten Termin nicht wahrnehmen können.
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManagerdazu: Verstecken Sie sich in der Absage nicht hinter der Formulierung „wir“. Das klingt unpersönlich und distanziert. Außerdem ist der Einstieg „Wir müssen ..., dass“ umständlich und abgegriffen. Auch „ehemals“ klingt alles andere als modern.
Besser so: Ich möchte nicht lange drum herumreden: ich muss leider den Termin für den 12. Juni absagen.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Bei einer Absage keine Scheu vor "leider"! Vielleicht haben auch Sie früher einmal gelernt, man dürfe "leider" nicht benutzen. Das ist nicht richtig. Wenn Ihnen oder Ihrem Chef etwas leidtut, dann müssen Sie das irgendwie zum Ausdruck bringen, also mit "leider".
Überlegen Sie, ob Sie einen Grund für die Absage angeben. Falls Sie dies tun, darf es auf keinen Fall nach krampfhafter Rechtfertigung klingen. Sie teilen mit, dass etwas nicht möglich ist. Wer aktiv im Geschäftsleben steht, der kennt diese Situation aus eigener Erfahrung.
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