Gerade jetzt in der Ferien- und Urlaubszeit werden wieder jede Menge
Abwesenheits-E-Mails verschickt. Obwohl diese Abwesenheits-E-Mails an jeden geschickt werden, der eine E-Mail schreibt, geben sich die Verfasser selten Mühe mit dem Text. Das ist schade, denn damit verschenkt man eine Chance, sein Unternehmen und sich selbst professionell und kundenorientiert zu präsentieren.
So sollte eine Abwesenheits-E-Mail nicht aussehen:
Ich werde ab 05.08.2010 nicht im Büro sein. Ich kehre zurück am 23.08.2010
Ich werde Ihre Nachrichten nach meiner Rückkehr beantworten.
Meine Vertretung übernimmt Maria Schröder, Telefon 5412.
Sabine Meier
Das sagt Der SekretärinnenBriefeManager dazu: Diese Abwesenheits-E-Mail ist sehr unfreundlich, unprofessionell und dürfte so nicht verschickt werden. Sehen wir uns die Fehler dieser Abwesenheits-E-Mail einmal im Einzelnen an:
- Die Anrede fehlt. Nicht sonderlich höflich.
- Die Angabe, ab wann man nicht im Büro ist, ist überflüssig. Offensichtlich ist das jetzt. Wird die Angabe gemacht, erhalten immer alle Empfänger dieser Abwesenheits-E-Mail die Information, wie lange Frau Meier abwesend ist. Das ist unnötig.
- Dass die Nachrichten "nach Rückkehr" beantwortet werden, ist gut. Sie könnte das aber freundlicher formulieren. Die Verwendung eines Substantivs (Rückkehr) lässt den Satz distanziert und wenig freundlich klingen.
- Es wird eine Vertretung angegeben. Schön. Der Vorname wird genannt, auch das ist positiv – das schafft Nähe. Bei der Telefonnummer gibt Frau Meier nur die Durchwahl an. Das ist unüberlegt und nahezu kundenfeindlich.
Beachten Sie: Da keine Signatur vorhanden ist, kommt auf den Kunden ein wenig Arbeit zu:
- Er muss sich die Telefonnummer des Unternehmens aus seinen Unterlagen oder Kontakten heraussuchen. Viel umständlicher hätte man es für den Geschäftspartner nicht machen können. Und: Der Empfänger dieser Abwesenheits-E-Mail hatte Kontakt per E-Mail aufgenommen. Offensichtlich bevorzugt er dieses Kommunikationsmedium. Nun wird er gezwungen zu telefonieren – das wollte er nicht.
- Wenn er Frau Schröder erreicht, vielleicht nicht beim ersten Versuch – was ihn zu Recht ärgert –, fragt er sie nach ihrer E-Mail-Adresse.
- Dann schickt er seine E-Mail, die er schon einmal geschickt hat, an einen anderen Empfänger.
Fazit: Diese Abwesenheits-E-Mail ist gelinde gesagt eine Zumutung.
Beachten Sie: Muten Sie dem Empfänger nicht zu, die E-Mail-Adresse der Kollegin aus Ihrer Adresse abzuleiten – was wahrscheinlich möglich wäre. Es handelt sich hierbei nicht um ein Ratespiel, sondern um einen geschäftlichen Kontakt.
Mit welcher Abwesenheits-E-Mail Frau Meier einen besseren Eindruck
hinterlassen hätte, lesen Sie hier ...