Wundern Sie sich auch manchmal, wie einige Leute im Büroalltag per E-Mail kommunizieren? Da werden fremde Menschen einfach geduzt, oder die Mitteilung enthält Abkürzungen, die ein Normaldenkender beim besten Willen nicht entschlüsseln kann. Dabei sollte jedem, der per E-Mail kommuniziert, klar sein: Auch bei E-Mails sind Korrektheit und Stil ein absolutes Muss.
Das Sekretärinnen Handbuch hat für Sie neun Tipps für eine stilvolle E-Mail-Kommunikation zusammengestellt.
1. Schreiben Sie Ihre E-Mails kurz und bündig!
E-Mails sind keine ausführlichen Briefe. Formulieren Sie Ihre E-Mails als kurze, übersichtliche und prägnante Mitteilungen. Wenn Sie eine Nachricht mal etwas länger gestalten müssen, dann machen Sie alle vier bis fünf Zeilen einen Absatz. Vermeiden Sie unbedingt so lange Texte, dass der Empfänger scrollen muss, um den Schluss der E-Mail zu lesen.
2. Ein Betreff (= Subject) gehört zu jeder E-Mail
Ob geschäftlich, ob privat: Ein Betreff gehört zu jeder E-Mail. Die Betreffzeile entscheidet, ob Ihre Nachricht überhaupt gelesen wird.
Bei der heutigen Informationsflut ist eine aussagekräftige Betreffzeile absolut wichtig. Sie sollte möglichst informativ sein, und eine knappe Inhaltsangabe Ihres E-Mail-Textes liefern. E-Mails ohne Betreff erwecken
leicht den Eindruck, sie wären unwichtig und vernachlässigbar.
3. Rechtschreibung und Grammatik: Schreiben Sie Ihre E-Mail nach den aktuellen Regeln!
Auch in E-Mails müssen Sie sich an die Regeln der deutschen Rechtschreibung und Grammatik halten. Sie erwecken sonst beim Empfänger den Eindruck, nachlässig und unprofessionell zu sein. Beherzigen Sie die folgenden Empfehlungen und Sie beeindrucken durch professionelle Texte:
- Durchgehende Kleinschreibung aller Wörter in einer E-Mail ist tabu.
- Verzichten Sie nicht auf den Gebrauch von Satzzeichen wie Punkt oder Komma.
- Bilden Sie ganze Sätze und verwenden Sie nicht nur Satzfetzen oder Stichpunkte.
- Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Abschicken noch einmal durch und verbessern Sie Rechtschreib- oder Flüchtigkeitsfehler. Aktivieren
- Sie am besten die Rechtschreibprüfung Ihres E-Mail-Programms.
4. Zeigen Sie Ihre guten Manieren bereits in der Anrede Ihrer E-Mail
Eine E-Mail ohne Ansprache wirkt respektlos. Deshalb ist es immer empfehlenswert eine Anrede zu verwenden. Viele beginnen eine E-Mail mit "Hallo" und duzen den Empfänger, obwohl sie ihn gar nicht kennen. Das geht nicht! "Hallo, Herr Müller" ist bei uns als Anrede zwar schon üblich, aber Adressaten, die Sie nicht persönlich kennen, sollten Sie weiterhin ganz formell ansprechen mit "Sehr geehrter Herr Müller" oder "Guten Tag, Herr Müller".
5. Schreiben Sie eine E-Mail nie in Großbuchstaben (Versalien)
Achten Sie auf eine seriöse Form Ihrer E-Mail. Wörter in GROSSBUCHSTABEN signalisieren, dass der Absender gerade schreit. Damit verliert eine Nachricht an Seriosität. Verwenden Sie diese Schreibweise auch nicht, um in Ihrer E-Mail wichtige Dinge oder Passagen hervorzuheben.
6. Eine Signatur ist Pflichtbestandteil einer E-Mail
Immer wieder erhält man E-Mails ohne Signatur, also ohne vollständige
Kontaktdaten. Verzichten Sie niemals darauf! Das ist absolut unhöflich. Der Empfänger will oder soll Sie telefonisch erreichen können, ohne dafür erst die Auskunft anzurufen. Achten Sie auf eine übersichtliche Anordnung: Name, gegebenenfalls Berufstitel, Postanschrift, Telefonnummer, Faxnummer und eventuell Handynummer. Die Internetadresse und Ihre E-Mail gehören ebenso dazu, auch wenn sie bereits in der Absenderzeile zu finden sind.
Dank den Office-Tipps des Sekretärinnen Handbuchs sind Sie zu allen Bereichen der Sekretariatsarbeit immer bestens informiert.
7. Denken Sie an die Pflichtangaben in E-Mails
In geschäftliche E-Mails gehören seit dem 1. Januar 2007 von Gesetzes
wegen alle Pflichtangaben, die auch auf dem Briefbogen des Absenders vorgeschrieben sind. Das bestimmt das Gesetz über elektronische Handelsregister (EHUG). Welche Angaben das sind, hängt von der Rechtsform Ihres Unternehmens ab (Einzelfirma, GmbH, AG, Genossenschaft, Praxis oder Kanzlei). In der Regel sind dies
- Firmenname,
- Rechtsform,
- Adresse,
- Kontaktdaten, gegebenenfalls
- auch Handelsregisternummer,
- zuständiges Registergericht und
- rechtliche Vertreter.
8. Schreiben Sie in einer E-Mail keine kryptischen Grüße
Verzichten Sie auf Abkürzungen, denn Abkürzungen wirken unhöflich und werden nicht immer von allen verstanden. Viele Abkürzungen gehören zum Insider-Jargon eines Unternehmens oder einer Branche und sind für Externe wie eine Fremdsprache.
Die folgenden Abkürzungen sind typisch für E-Mails. Trotzdem gelten sie als unhöflich – auch in privaten Nachrichten.
- LG: Das soll wohl „Liebe Grüße“ heißen.
- MfG – Mit freundlichen Grüßen: Nutzen Sie dafür die Signatur
- s. Anhang: Es ist nicht sehr aufwändig, „siehe“ zu schreiben.
- u.: Ein Anschlag mehr und es stünde „und“ dort.
Diese Abkürzungen haben in geschäftlichen E-Mails nichts verloren. Schreiben Sie Ihre Grußformel in elektronischer Form ganz förmlich und vollständig aus.
9. Verschicken Sie besser keine "Einschreiben" per E-Mail
Empfangsbestätigungen geben Auskunft, ob eine E-Mail gelesen wurde. Gehen Sie mit Lesebestätigungen vorsichtig um. Der Empfänger fühlt sich schnell kontrolliert oder belästigt, vor allem, wenn Ihre Nachricht für ihn nicht wichtig ist.