Viele Unternehmen beschließen, die Zeit zwischen Weihnachten und Neujahr mit einem Weihnachtsurlaub zu überbrücken. Da der 6. Januar in Bayern, Baden-Württemberg und Sachsen-Anhalt ein Feiertag ist, kann der Weihnachtsurlaub in diesen Regionen auch noch ausgedehnt werden.
Wann kündigen Sie diesen Weihnachtsurlaub an?
Der Weihnachtsurlaub sollte so früh wie möglich angekündigt werden. Bereits lange vor der offiziellen Mitteilung kann diese Information auf der Homepage des Unternehmens an hervorgehobener Stelle erscheinen. Ebenso sollten Sie sie als kurze Zusatzbemerkung im PS von Briefen oder E-Mails anfügen.
Das könnte so aussehen:
In diesem Jahr haben wir von Montag, 22. Dezember 2008, bis einschließlich Freitag, 2. Januar 2009, einen Weihnachtsurlaub/Betriebsurlaub eingeplant.
12 Formulierungsvorschläge, auch in englischer Sprache finden Sie in Der SekretärinnenBriefeManager im Kapitel W650 "Weihnachtsurlaub, Info an Kunden".
Oder:
Bitte merken Sie sich vor: Weihnachtsurlaub/Betriebsurlaub der Finkenwerke GmbH von Montag, 22. Dezember 2008, bis einschließlich Freitag, 9. Januar 2009.
Den Zeitpunkt der Ankündigung Ihres Weihnachtsurlaubs wählen Sie individuell
Wann die "offizielle" Mitteilung erfolgt, hängt sehr von der jeweiligen Branche und der Arbeitsweise Ihres Unternehmens ab. Wie lange sind die Lieferfristen Ihrer Zulieferer? Wie lange sind die Lieferzeiten für Ihre Kunden? Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Art Notdienst, der unaufschiebbare Angelegenheiten zwischen den Feiertagen erledigen kann?
Auf keinen Fall darf ein Weihnachtsurlaub dazu führen, dass Sie Kunden verärgern oder sogar verlieren oder dass es Probleme mit Geschäftspartnern oder Behörden gibt. Bei besonders wichtigen Kunden lohnt sich nach der langfristig geplanten Mitteilung noch ein zweiter Hinweis als Erinnerung kurz vor dem Beginn des Weihnachtsurlaubs.
Was sollten Sie Ihren Kunden mitteilen?
Teilen Sie Ihren Mandanten, Kunden und Geschäftspartnern selbstverständlich den Termin des Weihnachtsurlaubs mit, aber vermitteln Sie gleichzeitig,
- bis wann Bestellungen bei Ihnen ankommen müssen, damit sie noch vor dem Betriebsurlaub abgewickelt werden können;
- ob es während des Weihnachtsurlaubs einen Notdienst für dringende Angelegenheiten gibt und wann und wie er zu erreichen ist;
- bis wann Lieferungen erfolgen können – möglicherweise nach Absprache auch zu speziellen Zeiten während des Weihnachtsurlaubs;
- bis wann Rechnungen ankommen müssen, damit sie noch vor dem Weihnachtsurlaub bezahlt werden können;
- ob nur einige Abteilungen von diesem Weihnachtsurlaub betroffen, andere aber zu erreichen sind.
Wichtigstes Ziel dieser Mitteilung ist, Klarheit zu schaffen, ohne dabei Hektik und Nervosität zu verbreiten. Es muss ganz selbstverständlich klingen. Sie sind eine gewisse Zeit nicht zu erreichen, aber es kann alles ohne Nachteile für den Kunden ganz souverän geregelt werden. Das ist die Botschaft.
Warum Sie Begründungen, Entschuldigungen und Rechtfertigungen auf jeden Fall vermeiden sollten, lesen Sie in Der SekretärinnenBriefeManager im Kapitel W650 "Weihnachtsurlaub, Info an Kunden".
Beachten Sie: Nennen Sie den ersten und letzten Urlaubstag des Weihnachtsurlaubs! Also z. B.: Montag, 22. Dezember 2008, und Freitag, 2. Januar 2009.